4 conseils pour une gestion optimale du personnel en cette nouvelle année

La nouvelle année apporte son lot de nouveaux projets, de nouveaux plannings et l'opportunité de repartir du bon pied. Mais elle met également en évidence les failles dans la gestion de votre personnel, telles que les documents expirés, les tarifs obsolètes ou cette demande de congé qui a été oubliée en décembre.

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Une bonne organisation de la gestion de votre personnel vous permettra de réduire les conflits d'horaires, de clarifier les marges de projets et d'éviter les rushs de dernière minute lorsque la production bat son plein.

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Si vous utilisez le produit Crew de Rentman, toute la gestion de votre personnel y est centralisée, ce qui vous permet de planifier et de communiquer plus efficacement. Voici quatre points à vérifier avant d'entrer dans le vif de la saison :

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1. Configurez la gestion des congés pour l'année

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Les demandes de congés peuvent facilement passer inaperçues, jusqu'à ce qu'il vous manque une personne sur un projet crucial. Le meilleur moyen d'éviter ces mauvaises surprises consiste à synchroniser toutes les données relatives aux congés avec votre planificateur d'équipes. Dans Rentman, la gestion des congés et la planification des équipes sont regroupées sur une seule plateforme, ce qui vous permet de détecter les conflits avant qu'ils n'engendrent des problèmes. Lorsqu'une personne demande un congé, vous verrez instantanément si elle est déjà affectée à un projet, sans avoir à consulter plusieurs plateformes ni à vérifier les feuilles de présence.

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Vous pouvez facilement configurer la gestion de vos congés pour l'année dans Rentman en procédant de la manière suivante :

• Configurez vos types de congés pour qu'ils correspondent au fonctionnement de votre entreprise. Ajoutez des références externes ou des codes de salaire pour tout synchroniser avec votre système de paie, ce qui vous évitera bien des maux de tête lors du rapprochement des heures en période chargée.
• Reportez les soldes impayés de l'année passée. Exportez les soldes de votre système actuel et importez-les directement dans Rentman depuis le module "Membres du personnel". Cela signifie que tout le monde commence l'année avec un solde précis, y compris votre technicien lumière, qui a accumulé trois jours de RTT sur le mois de décembre.

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Autres conseils rapides pour tirer le meilleur parti de votre système de gestion des congés :

• Rappelez à votre personnel comment effectuer une demande de congés. Ce message envoyé maintenant pourrait vous épargner des malentendus plus tard. Dans Rentman, les membres du personnel peuvent consulter leur solde de congés et soumettre des demandes depuis l'application de bureau ou mobile.
• Approuvez facilement les demandes en tant qu'administrateur. Filtrez vos demandes de congés en sélectionnant "En attente" pour ne voir que celles qui nécessitent votre attention, puis consultez la barre latérale pour obtenir plus de détails sur les conflits éventuels avec les projets prévus avant de les approuver.
• Utilisez des couleurs différentes pour chaque type de congé afin d'accélérer leur traitement.
• Consultez la vue RH dans le module "Membres du personnel" pour un aperçu de tous les soldes de congés.

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Envie de vous lancer ? Découvrez comment la gestion des congés de Rentman permet de gérer et d'approuver facilement les demandes de congés.

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2. Assurez-vous que les documents du personnel soient à jour

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Un permis de conduire expiré ou des certifications manquantes peuvent bloquer la planification d'un projet. C'est le moment de vérifier que tout est bien là et que tout est stocké au même endroit : sur le profil du membre de votre personnel. Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous planifiez les plannings de votre équipe et que vous devez vérifier les certifications avant d'attribuer les tâches en toute confiance aux bonnes personnes.

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Vous pouvez facilement organiser les documents du personnel dans Rentman en :

• Téléchargeant les fichiers directement sur le profil des membres du personnel. Regroupez les certifications, les licences, les documents d'assurance et les contrats à un seul endroit facile d'accès lors de la planification.

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Conseils pratiques pour bien organiser les documents du personnel :

• Effectuez un audit rapide dès maintenant. Vérifiez que vous disposez de tous les documents requis pour chaque membre du personnel avant le début de la haute saison.
• Surveillez les renouvellements. Gardez un œil sur la validité de vos certifications ou licences afin de ne jamais être pris au dépourvu.
• Prenez l'habitude de demander les documents à l'avance. Lorsque vous recrutez de nouveaux membres du personnel ou des saisonniers, veillez à ce que tous les documents nécessaires soient enregistrés sur leur profil dès le premier jour.

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Lorsque vous planifiez du personnel pour un événement et que vous devez vérifier que vos monteurs possèdent les certifications en vigueur avant de les affecter, vous pouvez tout contrôler instantanément à partir de leur profil, sans avoir à parcourir des chaînes d'e-mails ou des drives partagés. Pour en savoir plus sur les documents du personnel de Rentman, cliquez ici.

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3. Mettez à jour les tarifs de votre personnel pour 2026

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Les tarifs de votre personnel ont une incidence à la fois sur les prix facturés aux clients et sur les marges réalisées sur chaque projet. Une étape clé consiste donc à vous assurer qu'ils sont à jour pour la nouvelle année. L'utilisation de tarifs obsolètes signifie que vous pourriez sous-facturer vos clients ou surestimer vos marges sans vous en rendre compte avant d'avoir examiné vos chiffres.

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Par exemple, si vous facturez à vos clients 50 €/heure pour un technicien lumière senior et que vous payez ce dernier 45 €/heure, votre marge est de 5 €/heure. Mais si votre technicien augmente son tarif et passe à 47 €/heure cette année et que vous n'avez pas mis ce chiffre à jour, votre marge réelle sera de 3 €/heure, soit 2 € de moins que ce que vous pensez. Sur une saison de festival de 300 heures, cela représente 600 € de marge perdue dont vous n'aviez pas tenu compte.

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La clé est de maintenir de l'ordre dans vos tarifs et de faciliter leur mise à jour. Dans Rentman, vous pouvez configurer vos tarifs pour 2026 tout en conservant vos anciens tarifs visibles à titre de référence. Voici comment ça fonctionne : 

• Créez de nouveaux tarifs pour 2026 plutôt que de mettre à jour ceux qui existent déjà. Cela vous permet de conserver vos tarifs de 2025 pour avoir une meilleure visibilité, tout en garantissant que tous les projets de 2026 utilisent automatiquement les tarifs les plus récents.
• Fixez à la fois les taux de facturation et les taux de rémunération. Taux de facturation = ce que vous facturez au client. Taux de rémunération = ce que vous payez à votre personnel. Les deux sont essentiels pour un suivi précis des marges.

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Conseils pratiques pour la gestion des tarifs du personnel :

• Examinez les taux par fonction et par membre du personnel. Certains postes ont des tarifs standards, tandis que les spécialistes peuvent prétendre à des tarifs majorés.
• Vérifiez les versions tarifaires du projet. Assurez-vous que les nouveaux projets utilisent bien les taux de 2026 et non ceux de l'année dernière.

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En fixant vos tarifs dès maintenant, vous bénéficierez de budgets précis tout au long de l'année. Si vous avez besoin d'aide pour configurer vos tarifs dans Rentman, regardez notre tutoriel sur la configuration des tarifs du personnel ou consultez notre documentation d'assistance pour en savoir plus sur les  tarifs du personnel et le calcul des heures supplémentaires.

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4. Vérifiez vos processus d'enregistrement des heures

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Un enregistrement précis des heures de travail est essentiel pour rémunérer correctement votre personnel. Cependant, la vérification manuelle de chaque entrée peut prendre du temps et laisser place aux erreurs. L'ajout d'une étape d'approbation avant que les heures ne soient transmises au service de paie peut résoudre ces deux problèmes.

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Prenons cet exemple : votre ingénieur du son devait travailler 8 heures lors d'un événement d'entreprise, mais il a finalement travaillé 10 heures en raison de l'installation plus longue que prévu. Grâce au système d'approbation, vous repérez immédiatement la différence, vous la vérifiez auprès du planificateur de projet et vous approuvez les 10 heures, le tout avant le traitement de la paie.

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Dans Rentman, vous pouvez activer l'approbation des heures en : 

• Activant le processus d'approbation dans votre configuration. Veillez à configurer votre type d'heures "travaillées" de manière à ce qu'elles nécessitent une approbation, afin de pouvoir vérifier les heures enregistrées avant qu'elles ne soient transmises au service de paie.

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Conseils rapides pour approuver efficacement les enregistrements des heures dans Rentman. 

• Filtrez les enregistrements en attente. Une nouvelle colonne "Statut d'approbation" apparaît dans votre aperçu "Enregistrement horaire", vous permettant ainsi de voir rapidement ce qui nécessite votre attention.
• Repérez les incohérences à l'aide d'icônes. Ces éléments mettent en évidence des problèmes tels que les heures travaillées qui diffèrent des heures prévues ou lorsque les membres du personnel ont enregistré des heures différentes pour la même fonction.
• Ajustez avant d'approuver. Besoin d'effectuer un ajustement ? Les modifications sont effectuées directement, les membres du personnel sont notifiés et tous les ajustements sont sauvegardés pour plus de transparence.
• Naviguez facilement entre les approbations en attente. Vérifiez tous les détails, approuvez et passez à l'enregistrement suivant sans revenir à la vue d'ensemble.
• Approuvez plusieurs enregistrements en même temps. Sélectionnez plusieurs enregistrements horaires dans la grille récapitulative et approuvez-les tous en une fois.
• Expliquez à votre personnel comment enregistrer ses heures de travail. Dans Rentman, l'enregistrement peut se faire depuis l'application de bureau ou mobile, grâce aux données d'activités préremplies. Une formation rapide dès le début vous évitera des tracas plus tard.

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Grâce à ce processus d'approbation, vous détecterez les anomalies avant le traitement de la paie et non après. Découvrez-en plus sur l'approbation des enregistrements horaires ici.

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Votre équipe administrative est désormais prête pour un début d'année sans encombre. Une fois la gestion des congés mise en place, les documents organisés, les tarifs mis à jour et le processus d'approbation des enregistrements horaires établi, vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte le plus : mener à bien vos projets. Lorsque la gestion administrative de votre personnel est en ordre, tout le reste est plus fluide.

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Vous n'utilisez pas encore le produit Crew de Rentman ? Découvrez comment Rentman Crew vous aide à gérer, planifier et synchroniser votre personnel.