4 consejos para llevar al día la gestión de tu personal este nuevo año

El nuevo año trae consigo nuevos proyectos, novedades en los calendarios y la oportunidad de empezar de cero. Por otro lado, también pone de manifiesto las deficiencias en la gestión de tu personal, como documentos caducados, tarifas desactualizadas o esa solicitud de permiso que de alguna manera se pasó por alto en diciembre.

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Organizar la administración del personal ahora significa menos conflictos de programación, márgenes de proyecto más claros y menos prisas de última hora cuando la producción se dispara en temporada alta.

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Si utilizas el producto Crew de Rentman, toda la administración de tu personal se encuentra en un solo lugar, lo que te ayuda a programar y comunicarte de manera más eficiente. Aquí hay cuatro áreas que debes revisar antes de que comience la temporada:

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1. Configura la gestión de ausencias para el año

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Es fácil pasar por alto las solicitudes de ausencia hasta que alguien no está disponible para un proyecto crucial. La mejor manera de evitar estas sorpresas es sincronizar la información sobre tus ausencias con el planificador de personal. En Rentman, la gestión de ausencias y la planificación del personal se realizan en una sola plataforma, por lo que puedes detectar los conflictos antes de que se conviertan en problemas. Cuando alguien solicita un permiso, verás al instante si ya está asignado a un proyecto, sin tener que consultar varias plataformas ni revisar dos veces las hojas.

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Puedes configurar fácilmente la gestión de ausencias para todo el año en Rentman de la siguiente manera:

• Configurar los tipos de ausencias para que se ajusten al funcionamiento de tu empresa. Añade referencias externas o códigos de nómina para mantener todo sincronizado con tu sistema de nóminas, lo que evita dolores de cabeza, especialmente, durante la temporada alta.
• Traspaso de saldos pendientes del año anterior. Exporta los saldos desde tu sistema actual e impórtalos directamente a Rentman desde el módulo «Miembros del personal». Esto significa que todo el mundo comienza el año con saldos precisos, incluido tu técnico de iluminación, que se ahorró tres días en diciembre.

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Otros consejos útiles para sacar el máximo partido a tu sistema de gestión de ausencias:

• Recuerda a tu personal cómo solicitar una ausencia. Un mensaje rápido ahora evita confusiones más adelante. En Rentman, el personal puede consultar su saldo y enviar solicitudes desde el escritorio o la app móvil.
• Aprueba fácilmente las solicitudes como administrador. Filtra la vista de solicitudes de ausencias por «pendientes» para ver solo aquellas que requieren atención y comprueba la barra lateral para ver los detalles que muestran cualquier conflicto con el trabajo programado antes de aprobarlas.
• Utiliza diferentes colores para cada tipo de ausencia para agilizar el escaneo.
• Consulta la vista de RR. HH. en en «Miembros del personal» para obtener una visión general de todos los saldos de ausencias.

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¿Quieres empezar? Obtén más información sobre la gestión de ausencias de Rentman para gestionar y aprobar solicitudes de ausencia con facilidad.

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2. Asegúrate de que los documentos del personal estén actualizados

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Los permisos de conducir caducados o las certificaciones que faltan pueden frenar la planificación del proyecto. Ahora es el momento de confirmar que tienes todo lo que necesitas y que está guardado en un solo lugar: el perfil del miembro del personal. Esto resulta especialmente útil cuando se planifica la programación del personal y es necesario verificar las certificaciones antes de asignarles de forma segura el trabajo adecuado.

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Es fácil organizar los documentos del personal en Rentman de la siguiente manera:

• Carga documentos directamente a los perfiles de los miembros del personal. Almacena las certificaciones, licencias, documentos de seguros y contratos en una ubicación centralizada a la que sea fácil acceder al planificar.

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Consejos rápidos para mantener organizados los documentos del personal:

• Haz una revisión rápida ahora mismo. Confirma que tienes todos los documentos necesarios para cada miembro antes de que llegue la temporada alta.
• Mantente al tanto de las actualizaciones. Lleva un registro de cuándo caducan las certificaciones o licencias para que nunca te pille desprevenido.
• Acostúmbrate a solicitar los documentos por adelantado. Cuando incorpores a nuevos miembros en plantilla o personal temporal, guarda todos los documentos necesarios en tu perfil desde el primer día.

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Si estás organizando el personal para un evento y necesitas confirmar que tus montadores tienen las certificaciones al día antes de programarlos, puedes comprobarlo todo al instante desde su perfil, sin tener que rebuscar en cadenas de correos electrónicos o unidades compartidas. Aquí puedes leer más sobre los Documentos del personal de Rentman.

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3. Actualiza las tarifas de personal para 2026

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Las tarifas de tu personal influyen tanto en lo que cobras a los clientes como en los márgenes de cada proyecto. Por lo tanto, un paso clave es asegurarse de que estén actualizados para el año en curso. Utilizar tarifas obsoletas significa que podrías estar cobrando de menos a tus clientes o sobreestimando tus márgenes sin darte cuenta hasta que revises la contabilidad.

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Por ejemplo, si cobras a los clientes 50 € por hora por un técnico de iluminación senior, pero les pagas 35 € por hora, tu margen es de 15 € por hora. Pero si esa tarifa técnica sube a 37,50 €/hora este año y no has actualizado tus tarifas, tu margen real es ahora de 12,50 €/hora, es decir, 2,50 € menos de lo que crees. En una temporada de festivales de 300 horas, eso supone 750 € en margen perdido que no has tenido en cuenta.

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La clave es organizar las tarifas y facilitar su actualización. En Rentman, puedes configurar tus tarifas para 2026 y mantener las antiguas visibles como referencia. Así es como funciona: 

• Crea nuevas tarifas para el personal para 2026 en lugar de actualizar las existentes. Así, las tarifas de 2025 se dejan intactas para que sean visibles, mientras que todos los proyectos de 2026 usan automáticamente las tarifas más recientes.
• Ajusta tanto las tarifas de precio como las tarifas de coste. Tarifa de precio = lo que cobras al cliente. Tarifa de coste = lo que pagas a tu personal. Ambos son esenciales para un seguimiento preciso de los márgenes.

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Consejos rápidos para gestionar las tarifas del personal:

• Revisa las tarifas por función y por miembro del personal. Algunos perfiles tienen tarifas estándar, mientras que los especialistas pueden exigir tarifas más elevadas.
• Comprueba dos veces las versiones de las tarifas del proyecto. Asegúrate de que los nuevos proyectos utilicen las tarifas de 2026, no las del año pasado.

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Calcular bien las tarifas ahora mismo significa tener presupuestos precisos durante todo el año. Si necesitas ayuda para configurar tus tarifas en Rentman, mira nuestro tutorial sobre la configuración de tarifas del personal o lee más sobre  las tarifas del personal y el cálculo de horas extras en nuestros documentos de soporte.

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4. Comprueba tu flujo de trabajo de los registros de tiempo

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Los registros precisos de tiempo son esenciales para pagar correctamente al personal, pero comprobar manualmente cada entrada lleva tiempo y da lugar a errores. Añadir un paso de aprobación antes de que los registros de tiempo pasen a nómina resuelve ambos problemas.

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Pongamos este ejemplo: tu ingeniero de sonido tenía programadas 8 horas para un evento corporativo, pero trabajó 10 horas debido a una configuración prolongada. Con las aprobaciones habilitadas, detectas la diferencia inmediatamente, la verificas con el planificador del proyecto y apruebas las 10 horas correctas, todo ello antes de que se procese la nómina.

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En Rentman, puedes empezar a habilitar las aprobaciones de tiempo de la siguiente manera: 

• Activa el flujo de trabajo de aprobación en tu configuración. Asegúrate de configurar tu tipo de hora «Trabajada» para que requiera aprobación, de modo que puedas verificar las horas registradas antes de que se envíen a nómina.

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Consejos rápidos para aprobar registros de tiempo de manera eficiente en Rentman. 

• Filtrar para registros pendientes. Aparece una nueva columna de estado de aprobación en tu resumen de «Registro de tiempo», para que puedas ver rápidamente lo que requiere tu atención.
• Identificar discrepancias con iconos. De este modo, se evidencian cuestiones como las horas trabajadas que difieren de las horas programadas, o cuando los miembros del personal registraron horas diferentes para la misma función.
• Editar antes de aprobar. ¿Necesitas ajustar algo? Haz cambios directamente, se notificará al resto del personal y todos los ajustes se registrarán para mayor transparencia.
• Navegar cómodamente entre las aprobaciones pendientes. Revisa todos los detalles, apruébalos y pasa al siguiente registro sin volver al resumen.
• Aprobar de forma masiva registros sencillos. Selecciona varios registros de tiempo de la tabla general y apruébalos todos a la vez.
• Guíar al personal a través del proceso de registro de horas. En Rentman, pueden registrarse desde el ordenador o la app móvil, con los datos de las actividades programadas autocompletados. Una formación rápida te ahorrará idas y venidas más adelante.

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Con este flujo de trabajo de aprobación, detectarás las discrepancias antes de que se procese la nómina, en lugar de después. Descubre más acerca de las aprobaciones de registro de tiempo aquí.

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Ya está todo listo para que la administración de tu personal comience el año sin problemas. Con la gestión de ausencias configurada, los documentos organizados, las tarifas actualizadas y un flujo de aprobación para los registros de tiempo, puedes centrarte en lo que más importa: desarrollar proyectos excelentes. Cuando la administración de tu personal está en orden, todo lo demás funciona mejor.

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¿Aún no utilizas el producto Crew de Rentman? Descubre cómo Crew de Rentman te ayuda a gestionar, programar y mantener a tu personal sincronizado.