4 tips voor personeelsadministratie in het nieuwe jaar

Het nieuwe jaar brengt nieuwe projecten, een frisse planning en de kans om met een schone lei te beginnen. Maar het legt ook de zwakke plekken in je personeelsadministratie bloot, zoals verlopen documenten, verouderde tarieven of dat verlofverzoek dat in december over het hoofd is gezien.

‍

Met een goed georganiseerde personeelsadministratie heb je minder planningsconflicten, duidelijke projectmarges en minder last minute stress wanneer de productie in het hoogseizoen van start gaat.

‍

Wanneer je Rentman's Crew product gebruikt, bevindt alle personeelsadministratie zich op één plek, waardoor je efficiënt plant en communiceert. Dit zijn vier aandachtspunten voordat het seizoen begint:

‍

1. Zet verlofbeheer voor dit jaar op

‍

Verlofverzoeken worden vaak over het hoofd gezien. Totdat iemand plotseling niet beschikbaar is voor een belangrijk project. De beste manier om deze verrassingen te voorkomen, is door verlofinformatie af te stemmen met je personeelsplanner. In Rentman beheer je verlof en personeelsplanning live op één platform, zodat je conflicten ziet voordat het problemen worden. Wanneer iemand verlof aanvraagt, zie je direct of die persoon al is ingepland voor een project. Zonder meerdere platforms te controleren of roosters dubbel te checken.

‍

Je stelt verlofbeheer voor het jaar eenvoudig in Rentman in door:

• Verlofsoorten instellen, zodat ze aansluiten bij de werkwijze van jouw bedrijf. Voeg externe referenties of salariscodes toe voor synchronisatie met je salarissysteem. Dit voorkomt problemen met afstemming tijdens drukke periodes.
• Openstaande saldi van vorig jaar overdragen. Exporteer saldi uit je bestaande systeem en importeer ze direct in Rentman via de module 'Medewerkers'. Hiermee begint ieder jaar met een nauwkeurige balans, zoals bijvoorbeeld je lichttechnicus die in december drie dagen over had.

‍

Snelle tips om het meeste uit je verlofbeheersysteem te halen:

• Herinner je team eraan hoe ze verlof aanvragen. Een kort bericht nu voorkomt verwarring later. In Rentman bekijken medewerkers hun saldo en dienen aanvragen in via desktop of mobiele app.
• Verzoeken worden eenvoudig als beheerder goedgekeurd. Filter je verlofaanvragen op 'in behandeling' voor inzicht in wat je aandacht nodig heeft. In de zijbalk controleer je details over eventuele conflicten met geplande werkzaamheden voordat je een aanvraag goedkeurt.
• Gebruik verschillende kleuren voor elke verlofsoort voor sneller overzicht.
• Bekijk de HR-weergave in 'Medewerkers' voor een visueel overzicht van alle verlofsaldi.

‍

Wil je hiermee aan de slag? Lees meer over Rentman's verlofbeheer voor eenvoudig beheer en goedkeuring van verlofaanvragen.

‍

2. Zorg voor actuele personeelsdocumenten

‍

Een verlopen rijbewijs of ontbrekende certificaten vertragen je projectplanning. Bekijk of alle informatie op één plek is opgeslagen: in het profiel van je medewerker. Dit is handig wanneer je personeel inplant en certificeringen moet controleren voordat je medewerkers voor de juiste klus inzet.

‍

Orden personeelsdocumenten in Rentman eenvoudig door:

• Upload documenten rechtstreeks naar het profiel van je medewerkers. Bewaar certificaten, vergunningen, verzekeringsdocumenten en contracten op één centrale locatie die gemakkelijk toegankelijk is bij het plannen.

‍

Snelle tips voor een goede organisatie van personeelsdocumenten:

• Voer nu een snelle controle uit. Controleer of je alle benodigde documenten voor elke medewerker in je bezit hebt voordat het drukke seizoen begint.
• Houd verlengingen in de gaten. Houd bij wanneer certificaten of vergunningen verlopen, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.
• Maak er een gewoonte van om documenten vooraf op te vragen. Zorg bij het aannemen van nieuwe teamleden of seizoensmedewerkers dat alle benodigde documenten vanaf dag één in hun profiel worden opgeslagen.

‍

Plan je medewerkers voor een evenement en wil je weten of je riggers over de juiste certificeringen beschikken voordat je ze inplant? Je controleert alles direct in hun medewerkersprofiel, zonder dat je door e-mails of andere opslaglocaties hoeft te zoeken. Hier lees je meer over Rentman's Medewerkersdocumenten.

‍

3. Update de tarieven voor 2026

‍

De tarieven van je team hebben invloed op zowel wat je klanten in rekening brengt als op de winstmarge per project. Een belangrijke stap is dus zorgen dat deze actueel zijn voor het nieuwe jaar. Met verouderde tarieven breng je klanten te weinig in rekening of schat je het winstmarge te hoog in. Dit besef je pas wanneer je de financiële gegevens bekijkt.

‍

Breng je bijvoorbeeld €50 per uur in rekening voor een ervaren lichttechnicus, maar betaal je €45 per uur uit, is je winstmarge €5 per uur. Maar stijgt het tarief dit jaar naar €47 per uur en je past je tarieven niet aan, is je werkelijke winstmarge €3 per uur, wat neerkomt op €2 minder winst. Gedurende een festivalseizoen van 300 uur loop je daarmee €600 aan winstmarge mis waar je geen rekening mee had gehouden.

‍

Houd daarom je tarieven overzichtelijk en gemakkelijk bij te werken. In Rentman stel je de tarieven voor 2026 in, terwijl de oude tarieven zichtbaar blijven ter referentie. Zo werkt het: 

• Stel nieuwe tarieven vast voor 2026 in plaats van bestaande bij te werken. Hierdoor behoud je de tarieven voor 2025 voor een beter overzicht, terwijl alle projecten voor 2026 automatisch de meest recente tarieven gebruiken.
• Stel zowel prijs- als kostentarieven vast. Prijs = wat je in rekening brengt aan de klant. Kosten = wat jij je medewerker betaalt. Beide zijn essentieel voor een nauwkeurige margebewaking.

‍

Snelle tips voor het beheer van medewerkerstarieven:

• Bekijk tarieven per functie en per medewerker. Voor sommige functies gelden standaardtarieven, terwijl specialisten mogelijk een hoger tarief vragen.
• Dubbelcheck de verschillende tarieven van het project. Zorg dat bij nieuwe projecten de tarieven van 2026 worden gebruikt en niet die van vorig jaar.

‍

Door nu de juiste tarieven in te voeren, stel je het hele jaar door nauwkeurige budgetten op. Heb je hulp nodig hebt bij het instellen van je tarieven in Rentman? Bekijk dan onze handleiding voor het instellen van personeelstarieven of lees meer over personeelstarieven en overwerkberekening in onze ondersteuningsdocumentatie.

‍

4. Controleer je urenregistratieproces

‍

Nauwkeurige urenregistratie is essentieel voor correcte uitbetaling van je medewerkers, maar het handmatig controleren van elke registratie kost tijd en laat ruimte voor fouten. Een goedkeuringsstap voordat de urenregistraties naar de salarisadministratie worden doorgestuurd, lossen beide problemen op.

‍

Een voorbeeld: je geluidstechnicus was ingepland voor 8 uur op een bedrijfsevenement, maar heeft 10 uur gewerkt vanwege extra voorbereidingstijd. Met de goedkeuringsfunctie ingeschakeld, zie je het verschil direct, check je dit bij de projectplanner en keur je de juiste 10 uur goed, allemaal voordat de salarisadministratie wordt uitgevoerd.

‍

In Rentman schakel je tijdgoedkeuringen in door: 

• Schakel de goedkeuringsworkflow in je configuratie in. Zorg dat je het urentype "Gewerkt" instelt op goedkeuring vereist, zodat je de geregistreerde uren kan controleren voordat ze naar de salarisadministratie worden doorgestuurd.

‍

Snelle tips voor het efficiënt goedkeuren van urenregistraties in Rentman. 

• Filteren op openstaande registraties. Er verschijnt een nieuwe kolom met de goedkeuringstatus in het overzicht 'Tijdregistratie', zodat je snel ziet wat aandacht nodig heeft.
• Herken afwijkingen met behulp van pictogrammen. De pictogrammen wijzen bijvoorbeeld op gewerkte uren die afwijken van de geplande uren of situaties waarin medewerkers verschillende uren hebben geregistreerd voor dezelfde functie.
• Bewerk voordat je goedkeurt. Moet er iets aangepast worden? Voer wijzigingen direct door. Medewerkers worden op de hoogte gesteld en alle aanpassingen worden vastgelegd voor transparantie.
• Schakel eenvoudig tussen lopende goedkeuringen. Bekijk alle details, keur goed en ga door naar de volgende registratie zonder terug te keren naar het overzicht.
• Keur eenvoudige registraties in bulk goed. Selecteer meerdere tijdregistraties in het overzicht en keur ze allemaal tegelijk goed.
• Begeleid je team door het urenregistratieproces. Medewerkers registreren uren in Rentman via desktop of de mobiele app, waarbij gegevens van geplande activiteiten alvast zijn ingevuld. Een korte training nu bespaart later tijd.

‍

Met deze goedkeuringsworkflow worden afwijkingen opgespoord vóór de salarisverwerking plaatsvindt, in plaats van erna. Hier lees je meer over tijdregistratiegoedkeuringen.

‍

Je personeelsadministratie staat nu klaar voor een soepele start van het jaar. Met een goed functionerend verlofbeheer, georganiseerde documenten, bijgewerkte tarieven en een goedkeuringsproces voor urenregistraties, richt jij je op wat er echt toe doet: het opleveren van fantastische projecten. Met je personeelsadministratie op orde, verloopt al het andere soepeler.

‍

Gebruik je Rentman's Crew product nog niet? Lees dan hoe Rentman Crew jou helpt je team te beheren, in te plannen en te synchroniseren.