4 consigli per tenere sotto controllo la gestione del personale nel nuovo anno

Il nuovo anno porta con sé nuovi progetti, calendari rinnovati e l’opportunità di ripartire da zero. Tuttavia, mette anche in evidenza le inefficienze nella gestione del personale, come documenti non più validi, tariffe non aggiornate o richieste di ferie non elaborate a fine anno.

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Organizzare per tempo la gestione del personale ti permette di evitare sovrapposizioni in agenda, avere maggiore chiarezza sui margini dei progetti e affrontare l’alta stagione senza stress dell’ultimo minuto.

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Grazie al prodotto Crew di Rentman, la gestione del personale è completamente centralizzata, aiutandoti a pianificare meglio il lavoro e a comunicare in modo più coordinato. Ecco quattro aspetti da verificare prima che la stagione entri nel vivo:

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1. Configura la gestione delle assenze per l’anno

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Le richieste di assenza passano facilmente inosservate, finché qualcuno non risulta indisponibile per un progetto cruciale. Il modo migliore per evitare sorprese è sincronizzare le informazioni sulle assenze con la pianificazione del personale.  Su Rentman, gestione delle assenze e pianificazione del personale convivono sulla stessa piattaforma, così puoi individuare i conflitti prima che diventino un problema Quando qualcuno richiede un’assenza, vedi immediatamente se è già assegnato a un progetto, senza dover controllare più piattaforme o ricontrollare file.

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Su Rentman puoi configurare facilmente la gestione delle assenze per l’anno in due modi:

• Definendo le tipologie di assenza in base all’organizzazione della tua azienda.  Puoi aggiungere riferimenti esterni o codici paghe per mantenere tutto allineato al sistema paghe ed evitare problemi di riconciliazione nei periodi di maggiore attività.
• Riportando i saldi residui dell’anno precedente.  Esporta i saldi dal sistema che utilizzi attualmente e importali direttamente in Rentman dal modulo Personale. In questo modo tutti iniziano l’anno con saldi corretti, incluso il tuo tecnico luci che ha accumulato tre giorni a dicembre.

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Altri consigli rapidi per sfruttare al meglio il sistema di gestione delle assenze:

• Ricorda al personale come richiedere un’assenza. Un breve messaggio ora evita confusione più avanti. Su Rentman il personale può vedere i propri saldi e inviare richieste da desktop o app mobile.
• Approva facilmente le richieste come amministratore. Imposta il filtro su “In sospeso” nella vista delle richieste di assenza per concentrarti solo su ciò che deve essere gestito, e verifica nella barra laterale se ci sono sovrapposizioni con il lavoro già pianificato prima di approvare.
• Usa colori diversi per ogni tipologia di assenza, per individuare le informazioni più rapidamente.
• Controlla la vista HR nel modulo Personale per avere una panoramica visiva di tutti i saldi delle assenze.

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Vuoi iniziare subito? Scopri di più sulla gestione delle assenze su Rentman per approvare e gestire le richieste con facilità.

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2. Assicurati che i documenti del personale siano aggiornati

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Patenti scadute o certificazioni mancanti possono bloccare la pianificazione dei progetti. Questo è il momento ideale per assicurarti che tutta la documentazione sia completa e raccolta in un unico punto: il profilo del membro del personale. È particolarmente utile quando pianifichi il personale e devi verificare le certificazioni prima di assegnare le persone al ruolo giusto con la dovuta sicurezza.

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Su Rentman puoi organizzare facilmente i documenti del personale:

• Caricando i documenti direttamente nei profili del personale.  Conserva certificazioni, licenze, documenti assicurativi e contratti in un unico posto facilmente accessibile durante la pianificazione.

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Consigli rapidi per mantenere i documenti in ordine:

• Fai subito un controllo generale. Verifica di avere tutti i documenti richiesti per ogni membro del personale prima dell’inizio della stagione intensa.
• Tieni d’occhio le scadenze. Monitora la validità di certificazioni e licenze per non farti trovare impreparato.
• Richiedi i documenti fin dall’inizio. Quando si assume nuovo personale o personale stagionale, è importante che tutti i documenti necessari vengano archiviati nel loro profilo fin dal primo giorno.

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Quando pianifichi il personale per un evento e devi verificare che i rigger abbiano certificazioni valide, puoi controllare tutto immediatamente dal loro profilo, senza dover cercare tra e-mail o cartelle condivise. Scopri di più sui documenti del personale di Rentman.

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3. Aggiorna le tariffe del personale per il 2026

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Le tariffe del personale influiscono sia su quanto fatturi ai clienti sia sui margini di ogni progetto. Per questo è fondamentale assicurarsi che siano aggiornate per il nuovo anno. Utilizzare tariffe non aggiornate significa rischiare di applicare prezzi troppo bassi ai clienti o di sovrastimare i margini, senza accorgertene fino al momento della revisione dei dati finanziari.

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Ad esempio, se fatturi al cliente 50€/ora per un tecnico luci senior ma lo paghi 45€/ora, il tuo margine è di 5€/ora. Se però quest’anno la tariffa del tecnico sale a 47€/ora e non aggiorni i dati, il margine reale scende a 3€/ora: 2€ in meno di quanto pensavi. Su una stagione festival di 300 ore, si tratta di 600€ di margine perso non previsto.

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La chiave è mantenere le tariffe organizzate e facili da aggiornare. Su Rentman puoi impostare le tariffe 2026 mantenendo visibili quelle precedenti come riferimento: Ecco come funziona: 

• Crea nuove tariffe del personale per il 2026 invece di modificare quelle esistenti. In questo modo le tariffe 2025 restano consultabili e tutti i nuovi progetti utilizzano automaticamente quelle aggiornate.
• Imposta sia le tariffe di vendita che quelle di costo. Prezzo = l’importo addebitato al cliente. Tariffa di costo = quanto paghi il personale. Entrambe sono fondamentali per un calcolo corretto dei margini.

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Consigli rapidi per la gestione delle tariffe:

• Rivedi le tariffe per funzione e per singolo membro del personale.  Alcuni ruoli hanno tariffe standard, mentre gli specialisti possono avere compensi più elevati.
• Controlla le versioni tariffarie dei progetti.  Assicurati che i nuovi progetti utilizzino le tariffe 2026 e non quelle dell’anno precedente.

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Impostare correttamente le tariffe ora significa avere budget accurati per tutto l’anno. Se ti serve aiuto, guarda il tutorial sulla configurazione delle tariffe del personale o consulta la documentazione su tariffe e calcolo degli straordinari.

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4.  Controlla il flusso di registrazione delle ore

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Registrare correttamente le ore è essenziale per pagare correttamente il personale, ma controllare manualmente ogni voce richiede tempo ed espone a errori. Aggiungere una fase di approvazione prima dell’invio alle paghe risolve entrambi i problemi.

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Esempio: un fonico era programmato per 8 ore su un evento aziendale ma registra 10 ore per via di un allestimento prolungato. Con il sistema di approvazione attivo, noti subito la differenza, la verifichi con il responsabile del progetto e approvi le 10 ore corrette prima dell’elaborazione delle buste paga.

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Su Rentman puoi attivare le approvazioni delle ore:

• Attiva il flusso di approvazione nelle impostazioni. Assicurati che il tipo di ora “Lavorate” richieda approvazione, così puoi verificare le registrazioni prima che vengano inviate alle buste paga.

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Consigli rapidi per approvare le registrazioni orarie in modo efficiente

• Filtra le registrazioni in sospeso. Nella panoramica “Registrazione orari” compare una nuova colonna di stato delle approvazioni, che ti permette di vedere subito cosa richiede attenzione.
• Individua le discrepanze con le icone. Queste evidenziano le differenze tra ore programmate e lavorate o registrazioni diverse per la stessa attività.
• Modifica prima di approvare. Serve una correzione? Intervieni direttamente: il personale riceve una notifica e ogni modifica viene tracciata in modo trasparente.
• Naviga facilmente tra le approvazioni in sospeso. Visualizza i dettagli completi, approva e passa alla registrazione successiva senza tornare all’elenco.
• Approva in blocco le registrazioni semplici.  Seleziona più voci dalla griglia e approvale in una volta sola.
• Spiega al personale come registrare le ore. Su Rentman possono farlo da desktop o app mobile, con i dettagli delle attività già precompilati. Una breve formazione ora evita scambi inutili in seguito.

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Con questo flusso di approvazione intercetti gli errori prima dell’elaborazione delle paghe, non dopo. Scopri di più sull’approvazione delle registrazioni orarie.

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Ora la gestione del personale è pronta per un inizio d’anno senza intoppi.  Con la gestione delle assenze impostata, i documenti in ordine, le tariffe aggiornate e un flusso di approvazione per la registrazione degli orari, puoi concentrarti su ciò che conta davvero: realizzare progetti di qualità. Quando l’amministrazione del personale è efficiente, tutto il resto funziona più facilmente.

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Non utilizzi ancora il prodotto Crew di Rentman? Scopri come Rentman Crew ti aiuta a estire, pianificare e mantenere il tuo personale sempre allineato.