Tra l’organizzazione di una convention e di una conferenza, il team di Bsound si è reso conto di sprecare gran parte del tempo a disposizione in attività superflue. "Usavo Excel per pianificare materiale, e un software di fatturazione per creare preventivi. Copiando e incollando la lista di materiale da una parte all'altra, questo causava rallentamenti di tempo ed errori. In pratica facevo sempre un doppio lavoro" dice Andrea, titolare.

"Dalla creazione dei preventivi alle liste di materiale, dalla comunicazione con il personale a quella con i clienti: questi aspetti ci portavano via ore, adesso si fa tutto in un paio di clic."

Da quando Bsound ha trovato Rentman, riesce ad unire queste operazioni in un paio di clic: in Rentman, infatti, mentre crei la lista del materiale stai già facendo il preventivo. Andrea apprezza particolarmente anche il pulsante della firma digitale nel preventivo inviato via email: "Una volta dovevi stare dietro al cliente, chiamarlo o scrivergli per chiedere “mi rimandi il preventivo firmato?”. Adesso neanche me ne preoccupo più, mentre sto lavorando su altre cose *pim* mi arriva una notifica e il preventivo è stato accettato."

Il primo impatto con Rentman è stato un po’ duro. Andrea e il resto del team avevano paura che fosse troppo difficile imparare ad usare il gran numero di funzioni offerte dal software. In questa fase, sia il servizio clienti che il Support Center e la Community di clienti Rentman sono stati determinanti. “Una volta superato lo scoglio iniziale capisci che Rentman è uno strumento potentissimo; è perfetto per noi, e inoltre ha una funzione alla quale non avevamo neanche pensato: la gestione del personale.”

Bsound usa la gestione del personale in Rentman per richiedere la disponibilità ai propri collaboratori e freelancer, che possono rispondere facilmente tramite l'App. Fatto questo, li pianifica su un lavoro e loro possono consultare automaticamente tutti i dettagli. "Nei periodi più impegnativi arriviamo a lavorare anche con 20 freelancer, immagina quanto tempo risparmiamo ora"

I risultati?

Risparmio di tempo, precisione, affidabilità.

"Non solo lavoriamo più velocemente, ma anche più precisamente. Non c’è più confusione, sbagliamo di meno, tutto è automatizzato. Lavorare così ci aiuta a trasmettere l’immagine di un’azienda seria, e i nostri clienti se ne accorgono."

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“Quando ci siamo resi conto che gestire la nostra attività con i metodi tradizionali era poco efficiente e portava a molti errori” dice Emanuele Scamorri, responsabile commerciale di Mixar, “abbiamo iniziato a cercare altre soluzioni”.
La difficoltà principale che il team di Mixar si trovava ad affrontare ogni giorno era la gestione dei kit di materiale. “In magazzino abbiamo migliaia di articoli componibili tra di loro, e lo stesso articolo può essere utilizzato in diverse combinazioni”. La necessità era quindi quella di creare kit flessibili e facilmente scomponibili, tenendo sempre conto della disponibilità di tutti gli articoli - necessità che non erano riusciti a soddisfare con altre soluzioni.

"Rentman è un gestionale fatto su misura per le nostre esigenze, che sono tante e diverse tra loro."

Quando Mixar ha trovato Rentman, il prodotto sembrava fatto su misura per loro, ma due aspetti sembravano preoccupanti: il prezzo e la vastitià del programma. "Visto il numero di utenti di cui abbiamo bisogno, il software è in effetti un po’ costoso, e questo ci frenava nella scelta. Ma rispetto a soluzioni più economiche cha avevamo provato in passato, Rentman risolve effettivamente i nostri problemi".

Anche la paura del momento di implementazione è passata presto: "Abbiamo usato molti software, gestionali e non, ma il supporto offerto da Rentman è uno dei migliori che abbiamo mai ricevuto. Ogni volta che abbiamo un problema sappiamo che possiamo contattare il servizio clienti per trovare insieme la soluzione. Ad essere sincero, la qualità del supporto è stato uno dei motivi principali che ci ha convinto ad attivare". Una volta iniziato a provare il programma, infatti, l'implementazione è stata più rapida del previsto e il team ha potuto cominciare subito a lavorare con il software.

Anche se la necessità iniziale era quella di gestire l'inventario e specialmente i kit di materiale, adesso Rentman aiuta l'azienda a 360 gradi. "Oltre ai kit di cui parlavamo prima, utilizziamo Rentman anche per creare preventivi descrittivi e per pianificare la crew sui vari lavori" dice Emanuele, "Nei periodi più “caldi” ci ritroviamo spesso ad avere le stesse persone impegnate su diversi progetti in un solo giorno, e una pianificazione del personale chiara è fondamentale per noi".

I risultati?

Risparmio di costi e tempo.

"Rentman aiuta a risparmiare molto tempo nella filiera complicata del nostro lavoro. Per quanto riguarda i costi, ci fa praticamente risparmiare mezza giornata lavorativa di un dipendente, ogni giorno!"

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Agli albori della sua attività, Imputlevel ha dovuto fronteggiare gli stessi problemi di qualsiasi azienda che comincia a lavorare nel mondo del professional entertainment, in primis la necessità di organizzare le proprie risorse e di ottimizzare la gestione delle attività.

“Perdevamo moltissimo tempo in errori che avremmo potuto evitare facilmente”, dice Michele Minniti, Sales Manager, “Più di una volta ho impegnato lo stesso materiale in due progetti diversi, pensando che fosse disponibile, o chiamato un tecnico non sapendo che il collega l’avesse già chiamato. Anche la preventivazione veniva eseguita su normalissimi fogli Word, salvati non si sa dove; capitava addirittura che io e un altro socio facessimo lo stesso preventivo.”

Con la necessità di cambiare approccio e di dimostrare ai propri clienti di avere a che fare con un service serio, Imput comincia ad esplorare diverse alternative. Cercando un sistema unico, in linea con la loro logica di lavoro e non troppo macchinoso, Imput trova e sceglie Rentman.

“Intuitivo, schematico, razionale, fatto da qualcuno che sa cosa vuol dire lavorare nel settore dell’entertainment professionale e ne conosce le complesse necessità organizzative.”

A due anni dalla sua attivazione, Rentman è parte integrante della routine giornaliera di Imput. “Rentman rimane acceso tutto il giorno. Possiede tutte le funzionalità di cui abbiamo bisogno.”

Imput usa Rentman per:

- Accelerare la preventivazione, con i progetti. "Il valore aggiunto", dice Michele, "sta nel poter riutilizzare la stessa impostazione di progetto per lavori simili. Progetto dopo progetto si minimizzano gli errori e si riduce il tempo impiegato nella creazione del preventivo. Il software registra e tiene tutto in ordine, permettendomi di non dover ricominciare da zero ad ogni ordine che riceviamo”.

- Comunicare in tempo reale, grazie all'App Rentman, che permette a chiunque sia coinvolto in un lavoro di consultarne i dettagli e rimanere aggiornato in tempo reale sul progresso dello stesso. "“Rentman ci ha aiutato molto ad avere una visione complessiva degli impegni dei nostri ragazzi e a formare le nostre squadre più rapidamente”.

- Riorganizzare la gestione del magazzino, con la schermata della disponibilità del materiale e la movimentazione virtuale del magazzino. “Rentman mi fornisce una chiara visione della disponibilità di ogni articolo. Grazie a questa funzione, riesco a capire immediatamente dove ho impegnato il materiale, se si scontra con altri impegni, e quanta carenza ho in magazzino; in questo modo evito di fare errori, e mi risparmio brutte figure con i clienti”.

I risultati?

Meno costi, più tempo, maggiore serietà.

"Sicuramente Rentman ha fatto la differenza in termini di costi, tranquillamente coperti dall’ottimizzazione che il software ti permette di realizzare. Trovo sia tutto più controllato e strutturato, lavoriamo meglio e sprechiamo molte meno risorse”.
Rentman ha giovato anche all’immagine che l’azienda comunica all’esterno. “I clienti si accorgono che c’è un salto di qualità a livello di come si presenta l’azienda, anche solo da come è fatto il preventivo, con una logica di serietà.” spiega Michele.

“Rentman è diventato uno strumento di lavoro importantissimo. A un anno e mezzo dalla sua implementazione nella nostra azienda, non potrei immaginare di lavorare diversamente.”

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