Nouveauté : un moyen plus rapide d'approuver les enregistrements horaires de votre personnel
Un enregistrement précis des heures de travail est essentiel pour payer correctement votre personnel. Mais les processus de vérification et d'approbation de chaque saisie peut-être… chronophage. De la comparaison entre les heures planifiées et les heures travaillées à la vérification des écarts entre les membres du personnel ou à la garantie du nombre minimum d'heures payées, la finalisation des enregistrements pour la paie peut prendre beaucoup de temps.
C'est pourquoi nous lançons de nouveaux processus pour approuver les enregistrements horaires dans Rentman. Cela réduit la quantité de travail manuel nécessaire, pour vous permettre d'approuver plus rapidement les enregistrements de votre personnel.
Approbation des enregistrements horaires dans Rentman
Activer les approbations horaires
Pour commencer à utiliser ces nouveaux processus d'approbation, accédez à Configuration > Enregistrement du temps et congés > Types d'heures. Définissez le type d'heure travaillée pour Nécessite une approbation : Oui.
Trouvez rapidement les enregistrements horaires qui nécessitent une approbation
Dans votre aperçu d'Enregistrement horaire, une nouvelle colonne apparaîtra avec le statut d'approbation de chaque enregistrement (En attente ou Approuvé). Utilisez cette colonne pour filtrer et afficher rapidement les enregistrements en attente.
Repérez les incohérences dans les Enregistrements horaires
Nous avons facilité la détection des divergences potentielles en ajoutant des icônes. Celles-ci indiqueront des problèmes tels que :
- Les différences entre les heures travaillées et les heures planifiées
- Si d'autres membres du personnel ont enregistré un nombre d'heures différent pour la même fonction
- Si l'enregistrement horaire n'a pas d'activité liée
- Lorsqu'un membre du personnel enregistre moins d'heures que le minimum requis (pour cela, vous devez avoir activé le minimum requis d'heures)
Une fois que vous avez identifié les problèmes, vous pouvez facilement les corriger avant d'approuver les heures.
Effectuez des ajustements avant d'approuver
Vous souhaitez effectuer quelques ajustements avant approbation ? Vous pouvez modifier directement l'enregistrement horaire. Le membre du personnel recevra une notification pour tout changement que vous effectuez et tous les ajustements seront enregistrés dans les détails de l'enregistrement horaire afin d'offrir une plus grande transparence.
Approbation des enregistrements horaires
Vous pouvez approuver vos enregistrements horaires de trois manières :
- Détails: ouvrez un enregistrement horaire pour consulter tous ses détails, puis cliquez sur le bouton Approuver dans le coin supérieur droit. Utilisez le bouton en forme de flèche pour passer à l'enregistrement suivant.
- Aperçu: à partir de la grille d'aperçu, vous pouvez approuver des inscriptions individuelles ou groupées. Sélectionnez simplement les inscriptions que vous souhaitez approuver et cliquez sur le bouton "Approuver" en haut de votre grille.
- Barre latérale de détails: si la barre latérale de détails est ouverte sur le côté droit de votre écran, vous pouvez approuver un enregistrement directement depuis le haut de cette section en utilisant le bouton "Approuver".
Une fois qu'une inscription est approuvée, elle est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Cependant, vous pouvez le ramener au statut "En attente" si vous devez apporter des modifications.
Comment commencer à approuver les enregistrements horaires
L'approbation des enregistrements horaires est disponible pour tous les utilisateurs disposant du Planning du personnel Pro de Rentman. Si vous n'avez pas accès à cette fonctionnalité, vous devrez mettre à jour votre abonnement. N'hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager (CSM) ou l'équipe de support Rentman pour obtenir de l'aide.