In Light and Design

Découvrez In Light and Design

In Light and Design n’est pas une société de production événementielle comme les autres : c’est une véritable force créative. Basée à Denver, dans le Colorado, et dirigée par Alec R. Szuch, mieux connu dans le secteur sous le nom de « Red », l’entreprise prend en charge aussi bien des mariages intimistes que de grands festivals, des conférences d’entreprise haut de gamme, des activations de marque et des événements en tournée.

L’entreprise propose également des services audio, de scénographie et de personnel, mais c’est dans l’éclairage et la conception visuelle qu’elle excelle.

Pour moi, le visuel ne se limite pas à la vidéo : c’est aussi la scénographie, l’éclairage, les draperies et l’atmosphère. Nous réfléchissons à la façon dont chaque élément s’assemble pour créer un souvenir.
_{Alec R. Szuch - PDG}

In Light and Design croit en la « coopétition », un état d’esprit qui privilégie la collaboration à la concurrence. Qu’elle travaille sous sa propre marque ou en marque blanche pour d’autres entreprises, l’équipe est convaincue que les meilleurs résultats naissent du partage d’expertise et de systèmes capables d’évoluer avec l’activité.

Le problème : des outils déconnectés et des processus qui ne suivaient plus

Avant la mise en place de Rentman, In Light and Design faisait face à des défis opérationnels croissants. Avec plus de 1,5 million de dollars de matériel et plus de 500 événements par an, ses anciens systèmes ne suivaient plus : feuilles de calcul, échanges de messages et applications de calendrier.

C’était compliqué, mais aujourd’hui, avec Rentman, nous avons éliminé les doubles réservations accidentelles et les informations qui se perdaient. Nous grandissions vite, mais sans système centralisé. Nous avions besoin de plus que du contrôle : il nous fallait de la clarté.
_{Seth Wiggs - Responsable des opérations}

Le tournant : la découverte de Rentman au salon LDI

Après avoir assisté au salon Live Design International (LDI) en 2022, l’équipe d’Alec a découvert Rentman et compris que la plateforme pouvait accompagner la croissance de son activité.

Après une démonstration, l’équipe a décidé de déployer Rentman dans l’ensemble de ses opérations et de l’adapter à ses processus.

Nous avions déjà utilisé d’autres systèmes, mais ils nous paraissaient dépassés et lourds. Nous voulions quelque chose de moderne, de mobile et de flexible, un outil qui comprenne notre façon de travailler aujourd’hui.
_{Alec R. Szuch - PDG}

Mise en place et adoption : de la planification à la préparation, jusqu’à la rentabilité

Depuis la mise en place de Rentman, In Light and Design a transformé sa façon de planifier, d’exécuter et d’optimiser ses productions. Voici ce qui a changé :

1. Gestion d’inventaire

Avec des centaines de projecteurs et d’équipements de valeur en mouvement chaque semaine, le suivi était devenu un véritable casse-tête avant Rentman.

Grâce aux codes-barres et aux codes QR, l’équipe gagne désormais 1 à 2 heures de travail par événement, soit 400 à 800 heures par an rien que sur la gestion d’inventaire.

Tout est traçable. Ce doute permanent, “avons-nous perdu quelque chose ?”, a disparu.
_{Seth Wiggs - Responsable des opérations}

2. Planification du personnel

Avec les fonctionnalités Planificateur du personnel et Mon agenda de Rentman, In Light and Design coordonne désormais la disponibilité des prestataires, les horaires de convocation, les informations sur les lieux et les changements de dernière minute depuis une seule vue.

Nous atteignons 100 % de précision dans nos réservations et nous avons réduit de 60 % le temps consacré à la communication avec le personnel.
_{Seth Wiggs - Responsable des opérations}

Seth apprécie aussi que les membres du personnel puissent accepter ou refuser facilement les invitations et voir où ils doivent se trouver, à quelle heure, ainsi que les informations importantes du projet. Cela fait gagner du temps et réduit les erreurs.

3. Devis et communication client

Grâce aux outils de devis de Rentman, In Light and Design peut proposer des offres détaillées et transparentes, avec des modèles réutilisables et une répartition claire des coûts.

Les devis qui prenaient auparavant deux à quatre jours sont désormais réalisés le jour même, parfois en moins de 30 minutes. Nous constatons un taux d’acceptation de 70 % sur nos devis, souvent après une seule révision.
_{Alec R. Szuch - PDG}

4. Maintenance et réparations

Grâce aux journaux détaillés de réparations et d’inspections de Rentman, l’équipe gagne jusqu’à trois heures par jour.

Les équipes techniques savent exactement ce qui a été inspecté, ce qui nécessite des réparations ou ce qui est tombé en panne, avant même de toucher un projecteur. Plus besoin de deviner.
_{Seth Wiggs - Responsable des opérations}

5. Sous-locations et planification financière

Alors qu’In Light and Design continue de travailler avec d’autres sociétés de production, Rentman aide l’équipe à gérer les sous-locations et à suivre les coûts.

Nous établissons désormais nos devis plus rapidement, nous nous adaptons aux changements demandés par les clients et nous gérons efficacement le matériel de nos fournisseurs. C’est de l’agilité sans compromis.
_{Alec R. Szuch - PDG}

Résultats : croissance, confiance et liberté de créer

Depuis la mise en place de Rentman, In Light and Design a pu se développer tout en gardant ses opérations sous contrôle. Alec estime que sa capacité opérationnelle a été multipliée par 5, avec une équipe plus efficace et une meilleure visibilité sur les projets.

Je ne suis plus accaparé par les préparations en entrepôt. C’est énorme pour moi. J’ai enfin la liberté de diriger, de créer et de concevoir.
_{Alec R. Szuch - PDG}

Moins d’erreurs, plus de confiance et des projets plus fluides. L’équipe dispose désormais des outils nécessaires pour réagir aux changements de dernière minute, par exemple en divisant un projet en sous-projets pour la planification et le suivi financier, ou en gérant plusieurs niveaux de devis, sans compliquer l’expérience client.

Rentman nous donne l’agilité nécessaire pour suivre le rythme des demandes de nos clients, tout en gardant des processus internes clairs et évolutifs.
_{Alec R. Szuch - PDG}

Pourquoi Rentman ? Une plateforme et un partenaire sur le long terme

In Light and Design n’a pas choisi Rentman uniquement pour ses fonctionnalités. L’entreprise a également été convaincue par sa vision.

L’équipe Rentman est à l’écoute. Nous avons soumis des dizaines de demandes de fonctionnalités et 90 % ont déjà été mises en place. Un tel niveau de partenariat est remarquable.
_{Alec R. Szuch - PDG}

La structure tarifaire, la conception modulaire et l’API ouverte de Rentman permettent aussi à l’équipe d’Alec d’adapter son utilisation à ses besoins, sans payer pour des fonctionnalités qu’elle n’utilise pas.

Autre point essentiel : l’expérience mobile.

Tout le monde a déjà un smartphone. Avec Rentman, on peut tout gérer en déplacement, du scan à la planification.
_{Seth Wiggs - Responsable des opérations}

Perspectives d’avenir

Alors qu’In Light and Design poursuit sa croissance, Alec voit Rentman comme une base solide pour la prochaine étape de leur développement. Avec des projets d’extension de ses services, de ses partenariats et de sa couverture géographique, disposer d’un système opérationnel solide est plus essentiel que jamais.

Rentman est le système nerveux central de notre entreprise. Tant qu’il continuera d’évoluer, nous resterons avec lui.
_{Alec R. Szuch - PDG}