In Light and Design

Maak kennis met In Light and Design

In Light and Design is meer dan alleen een eventproductiebedrijf. Het bedrijf is gevestigd in Denver, Colorado, en staat onder leiding van Alec R. Szuch, in de branche beter bekend als "Red". Ze verzorgen alles van intieme bruiloften tot grootschalige festivals, zakelijke congressen, activaties en tourevenementen.

Het bedrijf levert ook audio, staging en personeel, maar de echte kracht ligt bij licht- en visueel ontwerp.

Voor mij draait visueel ontwerp niet alleen om video, maar ook om staging, licht, drapering en sfeer. We denken na over hoe elk onderdeel samenkomt tot één geheel dat mensen bijblijft.
_{Alec R. Szuch - CEO}

In Light and Design werkt vanuit het idee van "coopetition": een mentaliteit waarin samenwerking boven concurrentie gaat. Of het team nu onder de eigen naam werkt of als white-labelpartner voor anderen, het gelooft dat de beste resultaten ontstaan door kennis te delen en met systemen te werken die kunnen meegroeien.

Het probleem: losse tools en workflows die niet meegroeien

Voordat In Light and Design met Rentman ging werken, liepen de operationele uitdagingen steeds verder op. Met meer dan $1,5 miljoen aan materiaal en ruim 500 shows per jaar konden de oude systemen, handmatige spreadsheets, losse berichten en agenda-apps de groei simpelweg niet meer bijbenen.

Het was een worsteling, maar met Rentman zijn onbedoelde dubbele boekingen en zoekgeraakte communicatie verleden tijd. We groeiden snel, maar hadden geen centraal systeem. We hadden meer nodig dan controle: we hadden overzicht nodig.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

Het keerpunt: Rentman ontdekken op LDI

Tijdens de Live Design International (LDI)-conferentie in 2022 maakte het team kennis met Rentman en zag het hoe het platform de groeiende bedrijfsvoering kon ondersteunen.

Na de demo besloot het team Rentman in de hele organisatie uit te rollen en aan te passen aan hun manier van werken.

We hadden eerder andere systemen gebruikt, maar die voelden gedateerd en onhandig. We wilden iets moderns, mobiel en flexibel. Iets dat aansluit bij hoe we vandaag de dag werken.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Implementatie en gebruik: van planning en voorbereiding tot winst

Sinds de implementatie van Rentman heeft In Light and Design de manier waarop het producties plant, uitvoert en optimaliseert sterk veranderd. Zo gebruikt het team Rentman:

1. Materiaalbeheer

Met honderden materialen en kostbare items die elke week onderweg zijn, was het lastig om alles goed bij te houden. Met Rentman veranderde dat.

Door barcodes en QR-codes te gebruiken, bespaart het team nu 1 tot 2 manuren per show, oftewel 400 tot 800 uur per jaar alleen al op materiaalbeheer.

Alles is traceerbaar. Dat knagende gevoel van: zijn we iets kwijt? is weg.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

2. Personeelsplanning

Met de Personeelsplanner en Mijn Agenda van Rentman beheert In Light and Design nu de beschikbaarheid van freelancers, starttijden, locatiegegevens en last-minute wijzigingen vanuit één overzicht.

Onze boekingen zijn nu 100% correct en we besteden 60% minder tijd aan communicatie met het personeel.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

Seth vindt het ook prettig dat medewerkers uitnodigingen eenvoudig kunnen accepteren of weigeren en direct zien waar en hoe laat ze ergens moeten zijn, samen met de belangrijkste projectdetails. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.

3. Offertes en klantcommunicatie

Met de offertetools van Rentman maakt In Light and Design gedetailleerde, transparante offertes op basis van herbruikbare templates en duidelijke kostenoverzichten.

Klussen waarvoor we vroeger twee tot vier dagen nodig hadden om een offerte te maken, zijn nu dezelfde dag klaar, soms binnen 30 minuten. 70% van onze offertes wordt geaccepteerd, vaak al na één revisie.
_{Alec R. Szuch - CEO}

4. Onderhoud en reparaties

Met de gedetailleerde reparatie- en keuringsregistraties van Rentman bespaart het team tot drie uur per dag.

Technici weten precies wat gekeurd is, wat gerepareerd moet worden en wat defect is, nog voordat ze een materiaalitem aanraken. We hoeven niet meer te gokken.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

5. Inhuur en financiële planning

Omdat In Light and Design veel samenwerkt met andere productiehuizen, helpt Rentman het team om inhuur te beheren en de kosten bij te houden.

We maken nu sneller offertes, reageren direct op wijzigingen van klanten en beheren ingehuurd materiaal efficiënt. Zo blijven we flexibel zonder concessies te doen.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Resultaten: groei, vertrouwen en ruimte om te creëren

Sinds de implementatie van Rentman kan In Light and Design blijven groeien en tegelijk grip houden op de operatie. Alec schat dat de operationele capaciteit vijf keer zo groot is geworden, met een efficiënter team en meer zicht op projecten.

Ik zit niet langer vast aan de voorbereidingen in het magazijn. Dat maakt een enorm verschil voor mij. Ik heb eindelijk de vrijheid om te leiden, te creëren en te ontwerpen.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Er worden minder fouten gemaakt. Het vertrouwen is gegroeid. Projecten verlopen soepeler. Het team kan nu makkelijker reageren op last-minute wijzigingen, bijvoorbeeld door projecten op te splitsen in financiële en planningssubprojecten of meerdere offerteversies bij te houden, zonder dat dit de klantervaring ingewikkelder maakt.

Rentman geeft ons de flexibiliteit die we nodig hebben om mee te bewegen met de wensen van klanten, terwijl onze interne processen overzichtelijk en schaalbaar blijven.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Waarom Rentman? Een platform & partner voor de lange termijn

In Light and Design koos niet alleen voor Rentman vanwege de functies, maar ook vanwege de visie erachter.

Het Rentman-team luistert. We hebben tientallen functieverzoeken ingediend en 90% daarvan is al doorgevoerd. Zo’n samenwerking is ongelofelijk.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Dankzij de prijsstructuur, modulaire opbouw en open API kan het team het gebruik van Rentman uitbreiden wanneer dat nodig is, zonder te betalen voor functies die ze niet gebruiken.

En misschien wel het belangrijkste: de mobiele ervaring.

Iedereen heeft al een smartphone. Met Rentman regel je alles onderweg, van scannen tot plannen.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

Vooruitblik

Nu In Light and Design blijft groeien, ziet Alec het platform als de basis voor de volgende fase. Met plannen om de dienstverlening, samenwerkingen en het werkgebied uit te breiden, is een solide operationeel systeem belangrijker dan ooit.

Rentman is het zenuwcentrum van ons bedrijf. Zolang het zich blijft ontwikkelen, blijven we erbij.
_{Alec R. Szuch - CEO}