In Light and Design

Lerne In Light and Design kennen

In Light and Design ist nicht einfach eine weitere Eventproduktionsfirma, sondern ein kreatives Kraftpaket. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Denver, Colorado, und wird von Alec R. Szuch geleitet, in der Branche besser bekannt als „Red“. Das Spektrum reicht von intimen Hochzeiten über große Festivals und hochwertige Firmenkonferenzen bis hin zu Brand Activations und Tourneeveranstaltungen.

Das Unternehmen bietet zwar auch Audio, Bühnenbau und Personal an, doch bei Licht und visuellem Design spielt es seine Stärken besonders aus.

Für mich ist Visual nicht nur Video, sondern Bühnenbau, Licht, Stoffdekoration und Atmosphäre. Wir denken darüber nach, wie jedes einzelne Element zusammenspielt, um eine Erinnerung zu schaffen.
_{Alec R. Szuch - CEO}

In Light and Design setzt auf „Coopetition“, eine Haltung, die Zusammenarbeit über Wettbewerb stellt. Ob unter eigener Marke oder als White-Label für andere: Das Team ist überzeugt, dass die besten Ergebnisse durch den Austausch von Know-how und skalierbare Systeme entstehen.

Die Herausforderung: nicht miteinander verbundene Tools und nicht skalierbare Workflows

Vor der Einführung von Rentman stand In Light and Design vor wachsenden operativen Herausforderungen. Mit Equipment im Wert von über 1,5 Millionen US-Dollar und mehr als 500 Shows pro Jahr konnten die bisherigen Prozesse aus manuellen Tabellen, Chatverläufen und Kalender-Apps einfach nicht mehr mithalten.

Das war ein ständiger Kampf. Mit Rentman gehören versehentliche Doppelbuchungen und verloren gegangene Informationen und Absprachen jetzt der Vergangenheit an. Wir sind schnell gewachsen, hatten aber kein zentrales System. Wir brauchten mehr als nur Kontrolle, wir brauchten Klarheit.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

Der Wendepunkt: Rentman auf der LDI kennenlernen

Nach dem Besuch der Messe Live Design International (LDI) im Jahr 2022 lernte Alecs Team Rentman kennen und erkannte, dass die Plattform das wachsende Geschäft unterstützen konnte.

Nach der Demo entschied sich das Team, Rentman im gesamten Betrieb einzuführen und an den eigenen Workflow anzupassen.

Wir hatten vorher andere Systeme im Einsatz, aber die wirkten veraltet und schwerfällig. Wir wollten etwas Modernes, Mobiles und Flexibles, etwas, das versteht, wie wir heute arbeiten.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Einführung und Nutzung: von der Planung über die Vorbereitung bis zur Rentabilität

Seit der Einführung von Rentman hat In Light and Design die Art und Weise verändert, wie das Team Produktionen plant, umsetzt und optimiert. Und zwar so:

1. Materialverwaltung

Bei Hunderten von Scheinwerfern und hochwertigem Equipment, das jede Woche unterwegs ist, war das Tracking vor Rentman ein Albtraum.

Mit Barcodes und QR-Codes spart das Team jetzt 1 bis 2 Arbeitsstunden pro Show, also 400 bis 800 Stunden pro Jahr allein bei der Materialverwaltung.

Alles ist nachverfolgbar. Dieses mulmige Gefühl, ob wir etwas verloren haben, ist verschwunden.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

2. Personalplanung

Mit dem Personalplaner und der Funktion „Mein Kalender“ in Rentman koordiniert In Light and Design jetzt die Verfügbarkeit von Subunternehmern, Einsatzzeiten, Standortinfos und kurzfristige Änderungen in einer einzigen Ansicht.

Wir haben eine Buchungsgenauigkeit von 100 % und der Zeitaufwand für die Kommunikation mit der Crew ist um 60 % gesunken.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

Seth schätzt außerdem, dass Mitarbeitende Einladungen einfach annehmen oder ablehnen können und direkt sehen, wo und wann sie sein müssen und welche Projektdetails wichtig sind. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

3. Angebotserstellung und Kommunikation mit Kundinnen und Kunden

Mit den Funktionen zur Angebotserstellung in Rentman erstellt In Light and Design detaillierte, transparente Angebote auf Basis wiederverwendbarer Vorlagen und klarer Kostenaufstellungen.

Für Jobs, für die wir früher zwei bis vier Tage bis zum Angebot gebraucht haben, schaffen wir das jetzt am selben Tag, manchmal in unter 30 Minuten. Wir sehen eine Annahmequote von 70 % bei unseren Angeboten, oft schon nach einer einzigen Überarbeitung.
_{Alec R. Szuch - CEO}

4. Wartung und Reparaturen

Mit den detaillierten Reparatur- und Prüfprotokollen in Rentman spart das Team bis zu drei Stunden pro Tag.

Unsere Techniker wissen genau, was geprüft wurde, was repariert werden muss oder was defekt ist, noch bevor sie einen Scheinwerfer in die Hand nehmen. Wir müssen nicht mehr raten.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

5. Zumietungen und Finanzplanung

Da In Light and Design weiterhin mit anderen Produktionsfirmen zusammenarbeitet, hilft Rentman dem Team dabei, Zumietungen zu verwalten und Kosten im Blick zu behalten.

Wir können jetzt schneller Angebote erstellen, spontan auf Änderungswünsche reagieren und Equipment von Lieferanten effizient verwalten. Das ist Flexibilität ohne Kompromisse.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Ergebnisse: Wachstum, Sicherheit und Freiraum zum Gestalten

Seit der Einführung von Rentman kann In Light and Design wachsen und behält dabei den Betrieb unter Kontrolle. Alec schätzt, dass sich die operative Kapazität verfünffacht hat, bei gleichzeitig höherer Teameffizienz und besserer Übersicht über die Projekte.

Ich bin nicht mehr an die Vorbereitungen im Lager gebunden. Das ist riesig für mich. Ich habe endlich die Freiheit, zu führen, zu gestalten und zu designen.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Die Fehlerquote sinkt. Die Sicherheit steigt. Projekte laufen reibungsloser und das Team hat jetzt die Werkzeuge, um auf kurzfristige Änderungen zu reagieren. Dazu gehört etwa, Projekte für Finanzen und Planung in Unterprojekte aufzuteilen oder mehrere Angebotsvarianten zu tracken, ohne dass es für die Kundschaft komplizierter wird.

Rentman gibt uns die Flexibilität, die wir brauchen, um mit den Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden Schritt zu halten. Gleichzeitig bleiben unsere internen Prozesse sauber und skalierbar.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Warum Rentman? Eine Plattform und ein langfristiger Partner

In Light and Design hat sich nicht nur wegen der Funktionen für Rentman entschieden. Ausschlaggebend war auch die Vision dahinter.

Das Rentman-Team hört zu. Wir haben Dutzende Funktionswünsche eingereicht und 90 % davon wurden bereits umgesetzt. Diese Art der Partnerschaft ist beeindruckend.
_{Alec R. Szuch - CEO}

Die Preisstruktur, das modulare Design und die offene API von Rentman bedeuten außerdem, dass Alecs Team die Nutzung nach Bedarf skalieren kann, ohne für Funktionen zu zahlen, die es nicht braucht.

Und vielleicht am wichtigsten: die mobile Nutzung.

Jeder hat ohnehin ein Smartphone. Mit Rentman lässt sich alles unterwegs erledigen, vom Scannen bis zur Zeitplanung.
_{Seth Wiggs - Operations Lead}

Ein Blick nach vorn

Während In Light and Design weiter wächst, sieht Alec Rentman als Grundlage für das nächste Kapitel. Da das Unternehmen plant, seine Services, Partnerschaften und geografische Reichweite auszubauen, ist ein solides operatives System wichtiger denn je.

Rentman ist das zentrale Nervensystem unseres Unternehmens. Solange es sich weiterentwickelt, bleiben wir dabei.
_{Alec R. Szuch - CEO}