In Light and Design

Chi è In Light and Design

In Light and Design è un'azienda di produzione di eventi con sede a Denver, in Colorado, guidata da Alec R. Szuch, conosciuto nel settore come "Red". Il team lavora su progetti molto diversi tra loro: dai matrimoni più intimi ai grandi festival, fino a conferenze aziendali di alto livello, attivazioni di brand ed eventi in tour.

L'azienda si occupa anche di audio, allestimenti scenici e personale, ma è nel lighting design e nella progettazione visiva che esprime al meglio la propria creatività.

Per me il visual non è solo video: sono gli allestimenti, le luci, i drappeggi e l'atmosfera. Pensiamo a come ogni elemento si combina con gli altri per creare un ricordo.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

In Light and Design lavora seguendo il principio della "coopetition", una mentalità che mette la collaborazione davanti alla competizione. Che si tratti di progetti realizzati direttamente con il proprio marchio o in white label per altre aziende, il team è convinto che i risultati migliori nascano dalla condivisione delle competenze e da processi in grado di crescere insieme all'azienda.

Il problema: strumenti scollegati e flussi di lavoro che non riuscivano a stare al passo con la crescita

Prima di adottare Rentman, In Light and Design doveva affrontare sfide operative sempre più complesse. Con un inventario in continua crescita, oltre 1,5 milioni di dollari di materiale e più di 500 eventi all'anno, i vecchi sistemi — fogli di calcolo compilati a mano, scambi di messaggi e app per il calendario — non riuscivano più a stare al passo.

È stata dura, ma oggi, con Rentman, abbiamo eliminato le doppie prenotazioni accidentali e le comunicazioni perse per strada. Crescevamo in fretta, ma non avevamo un sistema centrale. Non ci serviva solo controllo: ci serviva chiarezza.
_{Seth Wiggs - Responsabile operativo}

Il punto di svolta: la scoperta di Rentman all'LDI

Dopo aver partecipato alla conferenza Live Design International (LDI) nel 2022, il team di Alec ha scoperto Rentman e ha capito che la piattaforma poteva supportare la crescita dell'azienda.

Dopo la demo, il team ha deciso di introdurre Rentman in tutta l'azienda e di adattarlo al proprio flusso di lavoro.

Avevamo già usato altri sistemi, ma li trovavamo datati e macchinosi. Volevamo qualcosa di moderno, mobile e flessibile, uno strumento che capisse come lavoriamo oggi.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

Come In Light and Design usa Rentman

Da quando usa Rentman, In Light and Design ha trasformato il modo in cui pianifica, realizza e gestisce le proprie produzioni. Ecco come:

1. Gestione dell'inventario

Con centinaia di corpi illuminanti e altri materiali di valore in movimento ogni settimana, tenere traccia di tutto era diventato sempre più difficile.

Grazie all'introduzione di codici a barre e QR code, oggi il team risparmia 1–2 ore di lavoro per evento, per un totale di 400–800 ore all'anno solo nella gestione dell'inventario.

Tutto è tracciabile. Quella sensazione fastidiosa di 'abbiamo perso qualcosa?' è sparita.
_{Seth Wiggs - Responsabile operativo}

2. Pianificazione del personale

Con le funzionalità Pianificazione risorse e Il mio programma di Rentman, In Light and Design coordina in un'unica schermata la disponibilità dei collaboratori, gli orari di convocazione, le informazioni sulle location e le modifiche dell'ultimo minuto.

Abbiamo raggiunto il 100% di precisione nelle assegnazioni e ridotto del 60% il tempo dedicato alla comunicazione con il personale.
_{Seth Wiggs - Responsabile operativo}

Seth apprezza anche il fatto che i membri del personale possano accettare o rifiutare gli inviti direttamente dall'app e vedere dove devono essere, a che ora e tutti i dettagli importanti del progetto. In questo modo, il team risparmia tempo e riduce gli errori.

3. Preventivi e comunicazione con i clienti

Con gli strumenti per i preventivi di Rentman, In Light and Design crea proposte dettagliate e trasparenti, grazie a template riutilizzabili e a una ripartizione chiara dei costi.

I preventivi che prima richiedevano dai due ai quattro giorni ora vengono completati in giornata, a volte in meno di 30 minuti. Registriamo un tasso di accettazione del 70%, spesso dopo una sola revisione.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

4. Manutenzione e riparazioni

Con i registri dettagliati di riparazioni e controlli di Rentman, il team risparmia fino a tre ore al giorno.

I tecnici sanno esattamente che cosa è stato controllato, che cosa va riparato e che cosa si è guastato, ancora prima di toccare un corpo illuminante. Niente più supposizioni.
_{Seth Wiggs - Responsabile operativo}

5. Subnoleggi e pianificazione finanziaria

Dato che In Light and Design continua a collaborare con altre aziende di produzione, Rentman aiuta il team a gestire i subnoleggi e a tenere sotto controllo i costi.

Oggi possiamo preparare preventivi più in fretta, rispondere rapidamente alle modifiche dei clienti e gestire in modo efficiente il materiale subnoleggiato. Possiamo essere più flessibili senza rinunciare al controllo.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

Risultati: crescita, maggiore controllo e più libertà di creare

Da quando usa Rentman, In Light and Design è riuscita a crescere mantenendo le proprie attività sotto controllo. Alec stima che la capacità operativa sia aumentata di cinque volte, insieme a una maggiore efficienza del team e a una migliore visibilità sui progetti.

Non sono più bloccato nelle preparazioni in magazzino. Per me fa una differenza enorme. Finalmente ho la libertà di guidare, creare e progettare.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

Gli errori sono diminuiti, mentre il controllo sulle operazioni è aumentato. I progetti vengono gestiti in modo più fluido e il team ha ora gli strumenti per rispondere alle modifiche dell'ultimo minuto, per esempio suddividendo i progetti in base alle esigenze di pianificazione e contabilità oppure gestendo più livelli di preventivo, senza complicare l'esperienza del cliente.

Rentman ci dà l'agilità che ci serve per stare al passo con le richieste dei clienti, mantenendo i processi interni ordinati e scalabili.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

Perché Rentman? Una piattaforma e un partner per il lungo periodo

In Light and Design non ha scelto Rentman solo per le sue funzionalità. L'ha scelto anche per la sua visione.

Il team Rentman ascolta. Abbiamo inviato decine di richieste di nuove funzionalità e il 90% è già stato implementato. Una collaborazione a questo livello è incredibile.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}

Grazie alla struttura tariffaria, al design modulare e all'API aperta di Rentman, il team di Alec può inoltre ampliare l'uso della piattaforma in base alle proprie esigenze, senza pagare per funzionalità che non utilizza.

E forse l'aspetto più importante? L'utilizzo da mobile.

Tutti hanno già uno smartphone. Con Rentman gestisci tutto in mobilità, dalla scansione alla pianificazione.
_{Seth Wiggs - Responsabile operativo}

Uno sguardo al futuro

Mentre In Light and Design continua a crescere, Alec vede in Rentman la base per il prossimo capitolo dell'azienda. Con l'obiettivo di ampliare i servizi, le partnership e la propria presenza sul territorio, avere un sistema gestionale solido è più importante che mai.

Rentman è il sistema nervoso centrale della nostra azienda. Finché continuerà a evolversi, continueremo a usarlo.
_{Alec R. Szuch - Amministratore Delegato}