Pronto Evento

Chi è Prontoevento

Fondata nel 2023, Pronto Evento S.R.L.S. si è posta l'obiettivo di diventare il punto di riferimento in Sicilia per il noleggio di gonfiabili, attrazioni e attrezzature per eventi. Fin dall'inizio, il focus è stato su innovazione, qualità del servizio e sostenibilità, costruendo un'organizzazione in grado di gestire un alto volume di eventi senza abbassare gli standard.

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Nel corso degli anni, hanno ampliato il catalogo e sviluppato partnership con agenzie di animazione, aziende ed enti pubblici, mantenendo sempre affidabilità e sicurezza al centro del loro lavoro.

La sfida: crescere velocemente con gli strumenti sbagliati

Quando Pronto Evento ha iniziato a scalare, le lacune nel loro setup erano difficili da ignorare. Le informazioni erano disperse tra fogli di calcolo, chat e strumenti diversi. Sapere quali materiali fossero effettivamente disponibili, specialmente nei weekend di punta, richiedeva controlli manuali e verifiche incrociate. I preventivi richiedevano troppo tempo. E con l'aumentare degli eventi, aumentava anche il rischio di errori.

“La soluzione che usavamo prima andava bene finché i volumi erano bassi, ma crescendo è diventata un freno, e il rischio di errori continuava ad aumentare."
_{Vittorio Balestrazzi, Amministratore delegato}

La logistica era particolarmente complessa: gestire consegne, ritiri, mezzi, squadre e imprevisti dell'ultimo minuto su più eventi contemporaneamente era difficile da tenere sotto controllo. Il team passava più tempo sull'amministrazione che sul lavoro che contava davvero.

Trovare la soluzione giusta

Il team di Pronto Evento cercava qualcosa pensato per le aziende di noleggio, non solo uno strumento per i preventivi, ma una vera piattaforma operativa. Dopo una ricerca su Google e il confronto con altre opzioni, hanno scelto Rentman.

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Due aspetti hanno fatto la differenza. Il primo: la piattaforma copriva tutto end-to-end, inventario, disponibilità, planning, logistica e documenti in un unico posto. Il secondo, importante per un team che lavora interamente in italiano: Rentman supportava bene la lingua italiana, rendendo l'adozione semplice per tutto il team.

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Come Pronto Evento usa Rentman oggi

“Oggi Rentman è il nostro punto centrale operativo: lo usiamo per inventario e disponibilità, planning degli eventi, gestione logistica (consegne/ritiri e preparazione materiali) e per preventivi e documenti."
_{Vittorio Balestrazzi, Amministratore delegato}

Rentman è ora il cuore operativo di Pronto Evento. Ogni parte del business passa attraverso di esso:

• Disponibilità inventario in tempo reale: Il team sa sempre cosa è libero, cosa è fuori sede e cosa è in manutenzione. Questo rende molto più facile individuare i conflitti ed evitare i doppi noleggi prima che si verifichino.
• Planning degli eventi: Calendario, carichi di lavoro, squadre e mezzi sono coordinati da un'unica vista. Quando un evento viene confermato, la logistica si muove immediatamente.
• Preventivi e documenti personalizzabili: Il processo commerciale è più rapido e coerente, rendendo più facile rispondere ai clienti in modo rapido e professionale.
• Coordinamento logistico: Consegne, ritiri e preparazione dei materiali sono organizzati in Rentman, il che significa meno imprevisti il giorno dell'evento.
• Anagrafiche e storico clienti: Utili per i clienti ricorrenti, le partnership con agenzie e la gestione con enti pubblici.

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Rentman è anche la base del sistema di strumenti più ampio di Pronto Evento: grazie a Zapier, si collega agli strumenti che usano per CRM, fatturazione e comunicazione, mantenendo i dati coerenti su tutta l'operazione.

I risultati

Nel 2025, Pronto Evento ha completato oltre 500 progetti, e per quest'anno si aspettano una crescita del 30%. Rentman li ha aiutati a stare al passo con questa rapida crescita.

“L'impatto più concreto è stato su tre aspetti: riduzione degli errori di coordinamento, maggiore velocità nella preparazione dei preventivi e più controllo su disponibilità e logistica. Nei periodi di alta stagione, soprattutto, fa la differenza: riusciamo a gestire più eventi senza che il carico amministrativo cresca nella stessa misura."
_{Vittorio Balestrazzi, Amministratore delegato}

Il team risparmia tempo ogni settimana affidandosi a un'unica fonte di informazione. E grazie a processi più standardizzati, far crescere il business non significa più far crescere la complessità delle operazioni.

I prossimi passi

Pronto Evento sta aprendo una seconda sede a Ragusa, con Palermo all'orizzonte. Rentman avrà un ruolo chiave nel mantenere visibilità e standard operativi coerenti tra sedi e team.

“Rentman ci ha dato controllo su inventario, planning e logistica, e ci ha permesso di lavorare con standard più chiari. Questo supporta la crescita nei volumi e rende più sostenibile anche l'espansione su territori e sedi diverse, mantenendo lo stesso livello di qualità.."
_{Vittorio Balestrazzi, Amministratore delegato}