In Light and Design

Conoce a In Light and Design

In Light and Design no es una empresa de producción de eventos más: es un auténtico motor creativo. Con sede en Denver, Colorado, y dirigida por Alec R. Szuch, más conocido en el sector como «Red», la empresa lo abarca todo: desde bodas íntimas hasta grandes festivales, conferencias corporativas de alto nivel, activaciones y giras.

Aunque la empresa también ofrece audio, escenografía y personal, donde de verdad brilla es en la iluminación y el diseño visual.

Para mí, lo visual no es solo vídeo: es escenografía, iluminación, telones, atmósfera. Pensamos en cómo encaja cada pieza para crear un recuerdo.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

In Light and Design trabaja con la convicción de la «coopetición», una mentalidad que valora la colaboración por encima de la competencia. Ya trabajen bajo su propia marca o en marca blanca para otros, el equipo cree que los mejores resultados llegan cuando se comparte la experiencia y se cuenta con sistemas escalables.

El problema: herramientas desconectadas y flujos de trabajo poco escalables

Antes de implementar Rentman, In Light and Design se enfrentaba a retos operativos cada vez mayores. Con un inventario en expansión de más de 1,5 millones de dólares en equipos y más de 500 eventos al año, sus antiguos sistemas —hojas de cálculo manuales, cadenas de mensajes y aplicaciones de calendario— ya no daban abasto.

Fue complicado, pero ahora, con Rentman, hemos eliminado las reservas duplicadas accidentales y los fallos de comunicación. Crecíamos rápido, pero no teníamos un sistema central. No solo necesitábamos control, necesitábamos claridad.
_{Seth Wiggs - Responsable de operaciones}

El punto de inflexión: descubrir Rentman en LDI

Tras asistir a la conferencia Live Design International (LDI) en 2022, el equipo de Alec descubrió Rentman y vio que podía dar soporte a su operación en crecimiento.

Después de la demo, el equipo decidió implementar Rentman en todas sus operaciones y adaptarlo a su flujo de trabajo.

Antes habíamos usado otros sistemas, pero nos resultaban anticuados y poco prácticos. Queríamos algo moderno, móvil y flexible, algo que entendiera cómo trabajamos hoy.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

Implementación y adopción: de la planificación a la preparación y a la rentabilidad

Desde que implementó Rentman, In Light and Design ha transformado su forma de planificar, ejecutar y optimizar sus producciones. Así es como Rentman ha marcado la diferencia:

1. Gestión de inventario

Con cientos de luminarias y artículos de alto valor en movimiento cada semana, el seguimiento era una pesadilla hasta que llegó Rentman.

Con la introducción de códigos de barras y códigos QR, el equipo ahorra ahora entre 1 y 2 horas de personal por evento, lo que supone entre 400 y 800 horas al año solo en gestión del inventario.

Todo es rastreable. Aquella sensación constante de “¿hemos perdido algo?” ha desaparecido.
_{Seth Wiggs - Responsable de operaciones}

2. Planificador de personal

Con las funciones Planificador de personal y Mi calendario de Rentman, In Light and Design coordina ahora la disponibilidad de los colaboradores, las horas de convocatoria, la información sobre la ubicación y los cambios de última hora en una sola vista.

Hemos alcanzado una precisión del 100 % en las reservas y hemos reducido un 60 % el tiempo dedicado a la comunicación con el personal.
_{Seth Wiggs - Responsable de operaciones}

A Seth también le gusta que los miembros del personal puedan aceptar o rechazar invitaciones con facilidad y ver dónde deben estar, a qué hora y cualquier detalle importante del proyecto. Esto ahorra tiempo y reduce los errores.

3. Presupuestos y comunicación con el cliente

Las herramientas de presupuestos de Rentman permiten a In Light and Design entregar propuestas detalladas y transparentes con plantillas reutilizables y desgloses de costes claros.

Los trabajos que antes tardaban entre dos y cuatro días en presupuestarse ahora se resuelven el mismo día, a veces en menos de 30 minutos. Tenemos una tasa de aceptación del 70 % en los presupuestos, a menudo tras una sola revisión.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

4. Mantenimiento y reparaciones

Con los registros detallados de reparaciones e inspecciones de Rentman, el equipo ahorra hasta tres horas al día.

Los técnicos saben exactamente qué se ha inspeccionado, qué necesita reparación o qué está averiado antes incluso de tocar una luminaria. Ya no hay que adivinar nada.
_{Seth Wiggs - Responsable de operaciones}

5. Subalquileres y planificación financiera

Como In Light and Design sigue colaborando con otras productoras, Rentman ayuda al equipo a gestionar los subalquileres y a hacer un seguimiento de los costes.

Ahora podemos presupuestar más rápido, responder a los cambios del cliente sobre la marcha y gestionar el equipo de los proveedores de forma eficiente. Es agilidad sin renuncias.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

Resultados: crecimiento, confianza y libertad para crear

Desde que implementó Rentman, In Light and Design ha podido crecer manteniendo sus operaciones bajo control. Alec estima que la capacidad operativa de la empresa se ha multiplicado por cinco, junto con una mayor eficiencia del equipo y una mejor visibilidad de los proyectos.

Ya no estoy atado a las preparaciones en el almacén. Para mí eso es enorme. Por fin tengo libertad para liderar, crear y diseñar.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

Los errores han disminuido. La confianza ha aumentado. Los proyectos fluyen mejor y el equipo cuenta ahora con las herramientas para responder a los cambios de última hora. Esto les permite, por ejemplo, dividir proyectos en subproyectos financieros y de planificación o hacer un seguimiento de varios niveles de presupuesto, sin complicar la experiencia del cliente.

Rentman nos da la agilidad que necesitamos para seguir el ritmo de las exigencias de los clientes y, al mismo tiempo, mantener nuestros procesos internos ordenados y escalables.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

¿Por qué Rentman? Una plataforma y un socio a largo plazo

In Light and Design no eligió Rentman solo por sus funciones. Lo eligió por su visión.

El equipo de Rentman nos escucha. Hemos enviado decenas de solicitudes de funciones y el 90 % ya se han implementado. Ese nivel de colaboración es increíble.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}

La estructura de precios de Rentman, su diseño modular y su API abierta también permiten al equipo de Alec ampliar su uso según lo necesiten, sin pagar por funciones que no utilizan.

¿Y quizá lo más importante? La experiencia móvil.

Todo el mundo tiene ya un teléfono móvil. Rentman permite gestionarlo todo sobre la marcha, desde el escaneo hasta la programación.
_{Seth Wiggs - Responsable de operaciones}

De cara al futuro

A medida que In Light and Design sigue creciendo, Alec ve Rentman como la base de su próximo capítulo. Con planes para ampliar servicios, alianzas y alcance geográfico, contar con un sistema de gestión operativa sólido es más importante que nunca.

Rentman es el sistema nervioso central de nuestro negocio. Mientras siga evolucionando, seguiremos con él.
_{Alec R. Szuch - Director ejecutivo}