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Gear Connection

Cómo Gear Connection automatizó sus cálculos de horas extra con Rentman

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producción audiovisual y de iluminación  •  6 empleados

“Con las tarifas de pago personalizadas, podemos ahorrar entre 20 y 30 minutos por cotización”

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Calcular los costos de las horas extra es una parte esencial del proceso de cotización, especialmente para las empresas que necesitan seguir normas específicas sobre horas extra basadas enla zona o región en la que operan.

Con muchas variables y pautas estrictas para las horas extra, Arik Perelman, fundador y director ejecutivo de Gear Connection, pasó horas de su tiempo calculando a mano los costos de las horas extra durante años. Necesitaba encontrar una manera de hacer esto de manera más eficiente.

 

El reto

Calcular manualmente múltiples variaciones de costos de horas extra fue un verdadero desafío para Arik porque trabaja con un equipo de hasta 100 trabajadores independientes. Aunque los métodos aritméticos básicos que utilizaba para calcular los costos acabaron siendo más rápidos, le seguían llevando una cantidad considerable de tiempo que podría haber dedicado a tareas más significativas.

“Cada vez que hay un factor humano involucrado, hay margen para el error” - Arik Perelman, fundador y director ejecutivo de Gear Connection.

Gear Connection se ocupa de la impresionante cantidad de más de 250 eventos por año y utiliza Rentman para administrar todos sus procesos. Uno de los procesos, en particular, tiene mucho que ver con la gestión y el pago del personal.

 

Acerca de Gear Connection

Gear Connection, una empresa de producción audiovisual y de iluminación, con sede en el sur de California, utiliza Rentman desde 2020. Arik lo describe como “una productora que se ocupa de eventos corporativos, institucionales y de entretenimiento puro”.

Según Arik, el sur de California es el lugar para estar en la industria de eventos. Lo describe como ''el epicentro de la producción'', con la mayor concentración de empresas productoras per cápita del mundo.

 

Eliminar errores para mantener la rentabilidad y la eficiencia

La industria de eventos es dinámica y trabajar horas extras es parte de ella. Muchas cosas pueden salir mal o tomar más tiempo del esperado, por lo que “El 90% del tiempo, el personal supera las 8 horas de trabajo”.

Uno de los mayores desafíos para Gear Connection fue asegurarse de que las cotizaciones y las facturas que envían a los clientes sean las mismas. Si bien Arik hizo un buen trabajo al estimar los costos por adelantado, tener más o menos 30 minutos de descuento no era inusual.

Hacerlo para más de 250 proyectos al año y con equipos de hasta 100 freelance los errores tuvieron que ser lo menos posible para mantener la rentabilidad y eficiencia.

Arik también insistió en que el cliente no debía pagar por sus errores en el futuro, por lo que eliminarlos de sus cálculos era una prioridad absoluta.

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Una solución para automatizar los cálculos de horas extras y mantener la rentabilidad del negocio

Gear Connection fue una de las empresas interesadas en una función que podría resolver sus desafíos de cálculo, especialmente Arik, quien brindó comentarios y sugerencias sobre cómo debería funcionar esta función.

Para resolver estos desafíos, Rentman presentó Tarifas de pago personalizadas, una nueva función que ayudaría a Arik a automatizar sus cálculos de horas extra y mantener la rentabilidad de su empresa.

Ahora, en lugar de calcular manualmente las diferencias entre cuánto debe pagarle a un técnico de audio A1 en comparación con un técnico A2 por horas extra, Rentman lo hace automáticamente por él.

Arik se mostró satisfecho con los resultados y confirmó que "la función es exactamente lo que ha estado pidiendo y, con las tarifas de pago personalizadas, podemos ahorrar entre 20 y 30 minutos por cotización".

Con tantos proyectos por año, las tarifas de pago personalizadas pueden ahorrarles horas, si no días, que dedican al cálculo manual de costos. Gear Connection ahora considera que las tarifas de pago personalizadas son una parte esencial de su proceso de planificación.

 

Para resaltar

Rentman proporcionó una solución que ayudó a Gear Connection a:

  • Automatizar sus cálculos de horas extras;
  • Ahorra tiempo durante el proceso de cotización;
  • Mantén una visión general de la rentabilidad de tus proyectos.

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