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Gear Connection

Wie Gear Connection seine Überstundenberechnung mit Rentman automatisiert hat

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av & lighting production  •  6 mitarbeiter

"Mit Individuellen Mitarbeitertarifen können wir 20 bis 30 Minuten pro Angebot einsparen."

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Die Berechnung der Überstundenkosten ist ein wesentlicher Bestandteil des Angebotsprozesses, insbesondere für Unternehmen, die spezifische Überstundenregelungen gemäß dem Staat oder der Region, in der sie sich befinden, einhalten müssen.

Da es viele Variablen und strenge Richtlinien für Überstunden gibt, hat Arik Perelman, Gründer und CEO von Gear Connection, über Jahre hinweg viele Stunden seiner Zeit damit verbracht, die Überstundenkosten von Hand zu berechnen. Deshalb musste er einen Weg finden, dies effizienter zu tun.

 

Die Herausforderung

Die manuelle Berechnung mehrerer Variationen von Überstundenkosten war für Arik eine echte Herausforderung, da er mit einem Team von bis zu 100 Freiberuflern arbeitet. Obwohl die grundlegenden arithmetischen Methoden, die er zur Kostenschätzung verwendete, letztendlich schneller wurden, beanspruchte dies immer noch einen beträchtlichen Teil seiner Zeit, die er für sinnvollere Aufgaben hätte verwenden können.

"Immer wenn der Faktor Mensch im Spiel ist, kann es zu Fehlern kommen." - Arik Perelman, Gründer und CEO von Gear Connection.

Gear Connection wickelt mehr als 250 Veranstaltungen pro Jahr ab und nutzt Rentman für die Verwaltung all seiner Prozesse. Einer der Prozesse hat vor allem mit der Verwaltung und Bezahlung der Mitarbeiter zu tun.

 

Über Gear Connection

Gear Connection, ein AV- und Lichtproduktionsunternehmen mit Sitz in Südkalifornien, ist seit 2020 Nutzer von Rentman. Arik beschreibt es als "eine Produktionsfirma, die sich mit Unternehmens-, institutionellen und reinen Unterhaltungsveranstaltungen beschäftigt".

Nach Ansicht von Arik ist Südkalifornien der ideale Ort für die Veranstaltungsbranche. Er beschreibt es als ''das Epizentrum der Produktion'', mit der höchsten Konzentration von Produktionsfirmen pro Einwohner.

 

Eliminierung von Fehlern zur Sicherstellung von Profit und Effizienz

Die Veranstaltungsbranche ist dynamisch, und Überstunden gehören zum Alltag. Viele Dinge können schiefgehen oder mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet, weshalb "90% der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden arbeiten".

Eine der größten Herausforderungen für Gear Connection war es, dafür zu sorgen, dass die an die Kunden gesendeten Angebote und Rechnungen identisch sind. Obwohl Arik die Kosten im Voraus gut abschätzte, war eine Abweichung von ungefähr 30 Minuten nicht ungewöhnlich.

Bei mehr als 250 Projekten pro Jahr und mit Teams von bis zu 100 Freiberuflern musste die Anzahl der Fehler so gering wie möglich gehalten werden, um Profitabilität und Effizienz zu erhalten.

Arik bestand auch darauf, dass der Kunde nicht für seine Fehler aufkommen sollte, weshalb die Eliminierung dieser Fehler aus seinen Berechnungen oberste Priorität hatte.

GearConnectionEvent

Eine Lösung zur Automatisierung der Überstundenberechnung

Gear Connection gehörte zu den Unternehmen, die an einer Funktion interessiert waren, die ihre Rechnungsprobleme lösen könnte - insbesondere Arik, der Feedback und Vorschläge zur Funktionsweise dieser Funktion lieferte.

Um diese Herausforderungen zu lösen, führte Rentman die Funktion “Individuelle Mitarbeitertarife" ein. Diese sollte Arik dabei helfen, seine Überstundenberechnungen zu automatisieren und sein Unternehmen rentabel zu halten.

Anstatt die Unterschiede zwischen der Vergütung eines A1-Audiotechnikers und eines A2-Technikers für Überstunden manuell zu berechnen, erledigt Rentman dies nun automatisch für ihn.

Arik war mit den Ergebnissen der neuen Funktion zufrieden und bestätigte, "die Funktion ist genau das, was ich mir gewünscht habe. Mit den individuellen Mitarbeitertarifen können wir 20 bis 30 Minuten pro Angebot sparen".

Bei einer so großen Anzahl von Projekten pro Jahr können sie mit individuellen Mitarbeitertarifen viele Stunden, wenn nicht sogar Tage, für die manuelle Kostenberechnung einsparen. Für Gear Connection sind individuelle Mitarbeitertarife jetzt ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses.

 

Das Endergebnis

Rentman hat eine neue Funktion bereitgestellt, die Gear Connection dabei hilft:

  • Überstundenberechnungen zu automatisieren;
  • Zeit bei der Angebotserstellung zu sparen;
  • den Überblick über die Profitabilität ihrer Projekte zu behalten.

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