Le calcul des heures supplémentaires est une étape essentielle du processus de facturation, surtout pour les entreprises basées aux États-Unis, qui doivent suivre des règlementations spécifiques selon l'état dans lequel elles se trouvent.
Avec de nombreuses variables et des directives strictes sur la question, Arik Perelman, fondateur et PDG de Gear Connection, a passé des heures de son temps à calculer manuellement les coûts associés aux heures supplémentaires, et ce, pendant des années. Il lui fallait une solution pour régler ce problème efficacement.
Le défi
Calculer manuellement les différentes variations de coûts associées aux heures supplémentaires était un véritable challenge pour Arik, car il travaille avec une équipe pouvant compter jusqu'à 100 intermittent·e·s. Même si les méthodes arithmétiques de base qu'il utilisait pour estimer les coûts ont fini par accélérer la tâche, cela lui a tout de même pris un temps considérable, qu'il aurait pu consacrer à des tâches plus importantes.
"Dès que le facteur humain est impliqué, les erreurs peuvent arriver". - Arik Perelman, fondateur et PDG de Gear Connection.
Gear Connection traite plus de 250 évènements par an et utilise Rentman pour gérer ses processus. Une part concerne notamment la gestion et la rémunération de son personnel.
À propos de Gear Connection
Gear Connection, une entreprise de production audiovisuelle et d'éclairage basée dans le sud de la Californie, utilise Rentman depuis 2020. Arik la décrit comme "une société de production qui gère des évènements d'entreprise, institutionnels ou de divertissement".
Selon Arik, le sud de la Californie est "the place to be" en matière d'industrie évènementielle. Il décrit l'endroit comme "l'épicentre de la production", avec la plus forte concentration d'entreprises de production par habitant au monde.
Éliminer les erreurs pour assurer la rentabilité et l'efficacité
L'industrie de l'évènementiel est dynamique et les heures supplémentaires font partie du jeu. Beaucoup de choses peuvent aller de travers ou prendre plus de temps que prévu, c'est pourquoi "90% du temps, le personnel dépasse les 8 heures de travail".
L'un des plus grands défis pour Gear Connection était de s'assurer que les devis et factures envoyé·e·s aux clients soient les mêmes. Même si Arik avait fait un bon travail d'estimation des coûts à l'avance, il n'était pas inhabituel de prendre une trentaine de minutes de retard.
Avec plus de 250 projets par an et des équipes pouvant aller jusqu'à 100 intermittent·e·s, il fallait impérativement réduire les erreurs au maximum pour garantir la rentabilité et l'efficacité de l'entreprise.
Arik insistait également sur le fait que les clients n'avaient pas à payer pour ses erreurs, c'est pourquoi éliminer ces dernières de ses calculs était une priorité absolue.
Une solution pour automatiser le calcul des heures supplémentaires et assurer la rentabilité des affaires
Gear Connection était l'une des entreprises intéressées par une fonctionnalité pouvant résoudre les problèmes de calculs. Arik en particulier, a fourni de précieux commentaires et des suggestions sur le fonctionnement idéal d'une telle fonctionnalité.
Pour venir à bout de ces défis, Rentman a lancé les Taux de paiement personnalisés : une nouvelle fonctionnalité qui aiderait Arik dans ses calculs d'heures supplémentaires et dans le maintien de la rentabilité de son entreprise.
Maintenant, au lieu de calculer manuellement les différences entre les montants à payer pour les heures supplémentaires d'un technicien audio A1 et d'un technicien A2, Rentman se charge automatiquement de tout.
Arik s'est montré très satisfait des résultats, affirmant que "cette fonctionnalité était exactement ce qu'il cherchait et qu'avec les Taux de paiement personnalisés, il arrivait à gagner jusqu'à 20 à 30 minutes par devis".
Avec un nombre de projets si élevé par an, les Taux de paiement personnalisés peuvent leur épargner des heures, voire des jours, à calculer manuellement les coûts. Gear Connection considère désormais les Taux de paiement personnalisés comme élément essentiel de ses processus de planification.
En bref
Rentman a fourni une solution qui a aidé Gear Connection à :
- Automatiser le calcul des heures supplémentaires,
- Gagner du temps sur la réalisation des devis,
- Garder un aperçu de la rentabilité des projets.
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