Die Sacramento Production Services, Inc. ist seit über 35 Jahren in der Eventproduktionsbranche tätig. Gegründet wurde das Unternehmen von Steve Palmer in seinen späten Teenagerjahren. Was einst in einer bescheidenen Garage begann, hat sich zu einem florierenden Unternehmen entwickelt, das eine breite Palette an Dienstleistungen anbietet, von Audioproduktion über Materialvermietung und -verkauf bis hin zu Installationen. Ein großer Teil ihrer Arbeit umfasst politische, geschäftliche und religiöse Veranstaltungen.
Wir haben uns mit Keith, dem Sales- und Produktionsmanager, zusammengesetzt, um mehr über ihre Herausforderungen, die Suche nach einer Lösung und den Einstieg in die Nutzung von Rentman zu erfahren.
Keith ist vor 18 Jahren zu Sacramento Production Services, Inc. gekommen und brachte nicht nur viel Branchenerfahrung, sondern auch ein treues Kundenportfolio mit. Im Laufe der Jahre hat er die Entwicklung des Unternehmens hautnah miterlebt und spielte eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung zahlreicher Herausforderungen.
Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung
Vor der Einführung von Rentman hatte Sacramento Production Services, Inc. erhebliche Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihres Materials. Mit der Erweiterung des Dienstleistungsangebots wurde es immer komplexer, den Überblick über das Material zu behalten. Herkömmliche Methoden wie Excel-Tabellen und eine veraltete Mietverwaltungsplattform konnten das Problem nicht lösen.
„Wir hatten vorher ein anderes Mietprogramm, das viele Fehler und Probleme hatte, und es war so etwas wie eine One-Man-Show.“
Eine der größten Herausforderungen war es, sicherzustellen, dass das gesamte benötigte Material für jedes Event korrekt gepackt wurde. Die Mitarbeiter arbeiteten oft unter Zeitdruck wodurch ihnen beim Verpacken des Materials manchmal Fehler unterliefen, die zu unvollständigen oder falschen Sendungen führten. Dies führte zu zusätzlichen Kosten und Zeitaufwand für die Behebung dieser Fehler.
„Die eigentliche Herausforderung bestand darin, dafür zu sorgen, dass wir das richtige Material für die Veranstaltung eingepackt hatten und dass wir in der Lage waren, Mängel rechtzeitig zu erkennen, um die Möglichkeit zu haben, alles, was wir brauchten, anzumieten, zu kaufen oder zu bauen.“
Auch das Lagerteam hatte Schwierigkeiten, den Überblick über das gesamte Material zu behalten. Bei über 340 Projekten pro Jahr und mehreren gleichzeitig laufenden Shows und Vermietungen war es nahezu unmöglich, jederzeit genau zu wissen, welches Material verfügbar, gerade im Einsatz oder bereits zurück im Lager war. Diese fehlende Transparenz führte häufig dazu, dass Material verloren ging, gestohlen wurde oder beschädigt zurückkam.
Zudem waren die Abläufe für die mehr als 30 Freelancer kompliziert. Da sie mit den internen Prozessen des Unternehmens nicht vertraut waren, kam es immer wieder zu Fehlern und Ineffizienzen.
Mit zunehmenden Herausforderungen und spürbaren Auswirkungen auf die Unternehmensgewinne wurde der Bedarf nach einer effizienteren und benutzerfreundlicheren Lösung immer dringlicher.
Die Suche nach einer Lösung
Keith und sein Team begannen mit der Suche nach einer Plattform, die ihre Herausforderungen lösen konnte. Sie benötigten ein System, das Packfehler eliminierte, Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter automatisierte, alle Materialinformationen zentralisierte und die Prozesse für Freelancer vereinfachte.
„Wir haben uns so ziemlich jede Vermietungssoftware angeschaut, und es war damals ziemlich schwierig, das Richtige für uns zu finden, weil unsere Datenbank extrem viele Daten enthielt.“
Nachdem sie mehrere Optionen unter die Lupe genommen hatten, stießen sie auf Rentman. Die Plattform bot genau die Bestandsverwaltungsfunktionen, nach denen Keith gesucht hatte. Doch nicht nur das, Rentman ermöglichte es ihnen auch, ihre Abläufe zu optimieren, Packfehler zu reduzieren und eine Transparenz sowie Nachverfolgbarkeit des Materials zu schaffen, die in ihren bisherigen Prozessen fehlte.
Die Entscheidung, Rentman zu implementieren, war keineswegs einfach. Keith wusste, dass der Wechsel auf eine neue Plattform Zeit und Aufwand erfordern würde. Doch dank der lokalen Unterstützung von Rentman verlief der Umstieg reibungsloser als erwartet.
Die heutige Erfahrung mit Rentman
Seit der Implementierung von Rentman im Jahr 2018 hat Sacramento Production Services, Inc. eine bemerkenswerte Transformation in der Verwaltung ihres Materials erlebt. Die Plattform brachte eine neue Effizienz und Genauigkeit in ihre Abläufe.
Eine der größten Verbesserungen gab es beim Packprozess. Mit Rentman können die Mitarbeiter nun auf detaillierte Packlisten zugreifen, die sicherstellen, dass jeder einzelne Artikel erfasst wird, bevor er das Lager verlässt.
Außerdem automatisiert die Plattform viele Aufgaben für die Mitarbeiter, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. Das Ergebnis: Packfehler wurden erheblich reduziert, sodass Events reibungsloser ablaufen und Kunden zuverlässig das benötigte Material erhalten.
Zusätzlich kann das Lagerteam jederzeit den Status des gesamten Materials einsehen – was sich im Lager befindet, was gerade im Einsatz ist und was bald zurückkommt. Dadurch lässt sich jeder Artikel lückenlos nachverfolgen, von der Auslieferung bis zur Rückgabe, wodurch das Risiko von Verlust oder Beschädigung deutlich gesenkt wurde.
„Das Materialmodul ist so viel besser. Tausendmal besser. Die Möglichkeit, den Inhalt des Cases zu definieren, ist großartig.“
Die benutzerfreundliche Oberfläche von Rentman erleichtert es den Freelancern, Packlisten zu befolgen, sich ein- und auszustempeln und das Material nachzuverfolgen, für das sie verantwortlich sind. Das führte zu weniger Fehlern und einem reibungsloseren Arbeitsablauf und macht die Arbeit für alle Beteiligten effizienter und einfacher.
Keith schätzt zudem die neuesten Updates von Rentman und hebt hervor, wie unkompliziert sich die Plattform an seine individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Für ihn ist diese Flexibilität essenziell – insbesondere in einer Branche, die sich ständig verändert.
„Ich denke, dass es für die Unternehmen von großer Bedeutung ist, flexibel mit ihrem Material umgehen zu können. Unsere Branche funktioniert nicht nach festen Regeln. Hier heißt es ständig: ‚Ich muss es haben, ich brauch's sofort. Bring es so schnell wie möglich.“
Das Endergebnis
Vor der Einführung von Rentman hatte Sacramento Production Services, Inc. zahlreiche Herausforderungen bei der Verwaltung ihres wachsenden Bestands, des Freelancer-Pools und der Unternehmensgewinne. Heute hat Rentman diese Herausforderungen gelöst und bietet eine Lösung, die sowohl die Transparenz und Nachverfolgbarkeit für das Lagerteam erhöht als auch die Aufgaben für die Freelancer vereinfacht.
Während das Unternehmen weiter wächst und sich entwickelt, ist Rentman ein zentraler Bestandteil ihrer Abläufe, der ihnen hilft, den Anforderungen einer dynamischen Branche gerecht zu werden. Vielen Dank, Keith, für deine wertvollen Einblicke!
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