Sacramento Production Services, Inc. lleva más de 35 años en el sector de la organización de eventos. Fundada por Steve Palmer al final de su adolescencia, la empresa ha pasado de funcionar en un modesto garaje a convertirse en un próspero negocio que ofrece una amplia gama de servicios, como producción de audio, alquiler de equipo, venta e instalaciones. Realizan numerosos proyectos políticos, empresariales y religiosos.
Nos hemos sentado con Keith, el director de ventas y producción, para conocer mejor sus retos, la búsqueda de una solución y cómo empezaron a utilizar Rentman.
Keith se incorporó a Sacramento Production Services, Inc. hace 18 años, aportando una gran experiencia en el sector, así como una sólida cartera de clientes. A lo largo de los años, ha sido testigo de la transformación de la empresa y ha desempeñado un papel clave a la hora de abordar los numerosos retos a los que se enfrentaban.
Desafíos en la gestión del inventario
Antes de utilizar Rentman, Sacramento Production Services, Inc. se enfrentaba a importantes retos en la gestión de su inventario. A medida que la empresa ampliaba sus servicios, la complejidad del seguimiento y la gestión del equipo se hizo difícil. Los métodos tradicionales de gestión de inventario, como las hojas de cálculo Excel y una plataforma anticuada de gestión de alquiler, no ayudaban a mejorar su situación.
«Antes teníamos otro programa de alquiler, pero presentaba muchos fallos y problemas, era una especie de one-man show».
Uno de los mayores retos era asegurarse de que todo el equipo necesario se embalaba correctamente para cada evento. Los miembros del personal, que a menudo trabajaban con plazos ajustados, cometían a veces errores al embalar el equipo, lo que provocaba envíos incompletos o incorrectos. Esto generaba costes adicionales y tiempo perdido en solucionar estos errores.
«El verdadero reto era asegurarnos de que teníamos el equipo correcto embalado para el evento y de que éramos capaces de detectar las escaseces a tiempo, para tener la oportunidad de subalquilar, comprar o montar lo que necesitáramos».
El personal de almacén también tenía dificultades para hacer un seguimiento de todo el equipo. Con más de 340 proyectos al año y numerosos espectáculos y alquileres simultáneos, era difícil tener una visión clara del equipo disponible, de lo que había fuera y de lo que estaba en el almacén. Esta falta de visibilidad provocaba a menudo pérdidas, robos o daños en el equipo.
Los procesos también parecían complicados para su grupo de más de 30 autónomos. No estaban familiarizados con los procesos de la empresa, lo que provocaba frecuentes errores e ineficiencias.
La necesidad de una solución más ágil y fácil de usar se hizo cada vez más importante a medida que estos retos empezaban a afectar a los beneficios de la empresa.
En busca de una solución
Keith y su personal empezaron a buscar una solución que pudiera resolver sus problemas. Necesitaban una plataforma que pudiera eliminar los errores de embalaje, automatizar el trabajo de los miembros del personal, centralizar toda la información del equipo para el personal del almacén y simplificar los procesos de los autónomos.
«Habíamos analizado casi todos los software de alquiler y, en aquel momento, era bastante difícil encontrar lo que queríamos, porque nuestra base de datos de alquiler tenía un gran consumo de datos».
Tras estudiar varias opciones, dieron con Rentman. Rentman ofrecía las funciones de gestión de inventario que Keith había estado buscando. No solo eso, sino que la plataforma también les permitía agilizar las operaciones de inventario, reducir los errores de embalaje y proporcionar la visibilidad y el seguimiento del equipo, aspectos inexistentes en sus procesos.
La decisión de implantar Rentman no fue fácil. Keith sabía que la transición a una nueva plataforma requeriría tiempo y esfuerzo. Sin embargo, con el soporte localizado de Rentman, el proceso se hizo más sencillo.
La experiencia con Rentman hoy
Desde la implementación de Rentman en 2018, Sacramento Production Services, Inc. ha experimentado una notable transformación en la forma en que gestiona su inventario. La plataforma supuso un nuevo nivel de eficiencia y precisión en sus operaciones.
Una de las mejoras más significativas ha sido en el proceso de embalaje. Gracias a Rentman, los miembros del personal disponen de listas de embalaje detalladas que garantizan el seguimiento de cada equipo antes de que salga del almacén.
La plataforma también automatiza el trabajo de los miembros del personal, reduciendo la probabilidad de errores humanos. Como resultado, se han reducido significativamente los errores de embalaje, lo que garantiza que los eventos se desarrollen sin problemas y que sus clientes reciban el equipo que necesitan.
Por si fuera poco, el personal de almacén puede ver el estado de todo el equipo, lo que hay en el almacén, lo que está fuera y lo que está pendiente de regresar. Esto significa que cada equipo puede controlarse desde el momento en que sale del almacén hasta que se devuelve, lo que reduce significativamente el riesgo de pérdidas o daños.
«El módulo Equipo es mucho mejor. Mil veces mejor. Poder definir qué contenido debe haber en la caja es genial».
La interfaz intuitiva de Rentman facilita a los autónomos el seguimiento de las listas de embalaje, el registro de entradas y salidas y el seguimiento del equipo del que son responsables. El resultado son menos errores y un flujo de trabajo más eficiente, lo que hace que el trabajo sea más fácil y cómodo para todos los implicados.
Keith también expresó su satisfacción por las últimas actualizaciones de Rentman y por lo fácil que es personalizar la plataforma a su gusto. Para él, la personalización es crucial, sobre todo teniendo en cuenta la volatilidad del sector.
«Creo que dar a las empresas la posibilidad de ser flexibles con su equipo es enorme. No vivimos en un sector rígido. Vivimos en un sector en el que todo es: “Lo tengo, lo necesito ya. Tráelo lo antes posible”».
Para resaltar
Antes de Rentman, Sacramento Production Services, Inc. se enfrentaba a numerosos obstáculos a la hora de gestionar su creciente inventario, su grupo de profesionales autónomos y sus beneficios empresariales. En la actualidad, Rentman ha resuelto estos desafíos, proporcionando una solución que aumenta la visibilidad y el seguimiento para el personal de almacén y simplifica las tareas para sus autónomos.
A medida que continúan expandiéndose y evolucionando, Rentman es una parte clave de sus operaciones, ayudándoles a satisfacer las demandas de un sector volátil. ¡Gracias, Keith, por tus magníficos comentarios!
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