Sacramento Production Services, Inc. évolue dans le secteur de la production événementielle depuis plus de 35 ans. Fondée par Steve Palmer à la fin de son adolescence, l'entreprise est passée d'une modeste activité de garage à une organisation florissante qui offre désormais une large gamme de services, comme la production audio, la location d'équipements, la vente ou les installations. Elle œuvre largement en politique, en entreprise et dans le domaine religieux.
Nous avons rencontré Keith, le directeur des ventes et de la production, pour en savoir plus sur les défis de l'entreprise, la recherche d'une solution, ainsi que leurs premiers pas avec Rentman.
Keith a rejoint Sacramento Production Services, Inc. il y a 18 ans, apportant avec lui une expérience pointue du secteur, ainsi qu'un portefeuille de clients fidèles. Au fil des années, il a été témoin de la transformation de l’entreprise et a joué un rôle clé dans la résolution des nombreux défis auxquels elle a été confrontée.
Défis de gestion d'inventaire
Avant Rentman, Sacramento Production Services, Inc. était confrontée à des défis importants dans la gestion de son inventaire. À mesure que l’entreprise a élargi ses services, le suivi et la gestion des équipements se sont complexifiés et sont devenus difficiles. Les méthodes traditionnelles de gestion des stocks comme les feuilles de calcul Excel ou une plateforme de gestion locative obsolète n’ont pas aidé la situation.
« Nous avions déjà utilisé un autre programme de location auparavant, mais il comportait de nombreux bugs, de nombreux problèmes et c'était en quelque sorte un one-man-show ».
L’un des plus grands défis était de s’assurer que tout l’équipement nécessaire soit correctement emballé pour chaque événement. Les membres du personnel, qui travaillent souvent dans des délais serrés, commettaient parfois des erreurs lors de l'emballage du matériel, ce qui entraînait des livraisons incomplètes ou incorrectes. Cela engendrait des coûts supplémentaires et une perte de temps pour résoudre ces erreurs.
« Le véritable défi était de nous assurer que nous disposions du matériel adéquat pour l’événement et que nous étions en mesure de repérer les pénuries à temps, afin d’avoir la possibilité de sous-louer, d’acheter ou de construire tout ce dont nous avions besoin ».
L’équipe d’entrepôt avait également du mal à suivre tout le matériel. Avec plus de 340 projets par an et de multiples salons et contrats de location à gérer simultanément, il était difficile de garder une vue d'ensemble claire du matériel disponible, de ce qui était sur le terrain et de ce qui était dans l'entrepôt. Ce manque de visibilité entraînait souvent des pertes, vols ou détériorations de matériel.
Les processus semblaient également compliqués pour l'équipe de plus de 30 freelances. Ces derniers n’étaient pas familiers avec les processus de l’entreprise, ce qui entraînait des erreurs et une inefficacité fréquentes.
La nécessité de trouver une solution mieux optimisée et plus conviviale s'est vite imposée, à mesure que ces différents défis ont commencé à avoir un impact sur les bénéfices de l’entreprise.
La recherche de solution
Keith et son équipe ont commencé à chercher une solution qui pourrait venir à bout de leurs défis. Ils avaient besoin d'une plateforme capable d'éliminer les erreurs d'emballage, d'automatiser le travail des membres du personnel, de centraliser toutes les informations sur le matériel pour l'équipe d'entrepôt et de simplifier les processus pour les freelances.
« Nous avons examiné à peu près tous les logiciels de location et il était assez difficile à l'époque de trouver ce que nous voulions, car notre base de données de location était extrêmement lourde en données ».
Après avoir exploré plusieurs options, ils ont découvert Rentman. Rentman offrait les fonctionnalités de gestion des stocks que Keith recherchait. De plus, la plateforme permettait de rationaliser les opérations d’inventaire, de réduire les erreurs d’emballage et de fournir un suivi et une traçabilité des équipements qui manquaient à leurs processus actuels.
La décision de mettre en œuvre Rentman n’a pas été facile. Keith savait que la transition vers une nouvelle plateforme nécessiterait du temps et de l'énergie. Mais grâce au support localisé de Rentman, cela a été plus fluide que prévu.
L'expérience avec Rentman aujourd'hui
Depuis la mise en œuvre de Rentman en 2018, Sacramento Production Services, Inc. a connu une transformation remarquable dans la gestion de son inventaire. La plateforme a généré un niveau d'efficacité et de précision jamais vu au sein des opérations de l'entreprise.
L’une des améliorations les plus remarquables a été constatée au niveau des opérations d’entrepôt. Grâce à Rentman, les membres du personnel peuvent désormais accéder à des listes d'emballage détaillées qui garantissent le suivi de tous les articles avant leur sortie de l'entrepôt.
La plateforme automatise également le travail du personnel, ce qui permet ainsi de réduire le risque d’erreurs humaines. En conséquence, les erreurs d’emballage ont été considérablement réduites, ce qui garantit le bon déroulement des événements et la satisfaction des clients qui reçoivent à coup sûr les équipements dont ils ont besoin.
De plus, l'équipe d'entrepôt peut désormais visualiser le statut de tous les équipements, qu'ils se trouvent dans l'entrepôt, sur site ou en attente de retour. Cela signifie que chaque équipement peut être surveillé depuis le moment où il quitte l'entrepôt jusqu'à son retour, ce qui réduit ainsi considérablement le risque de perte ou de dommage.
« Le module Équipements est bien meilleur. Mille fois meilleur. Pouvoir définir le contenu d'une caisse de transport, c'est formidable ».
L'interface conviviale de Rentman permet aux freelances de suivre facilement les listes de colisage, de pointer les heures de début et de fin de journée et de suivre le matériel dont ils sont responsables. Cela a conduit à moins d’erreurs et à des flux de travail plus fluides, ce qui rend le travail plus facile et plus efficace pour toutes les personnes impliquées.
Keith a également su apprécier les dernières mises à jour de Rentman et la facilité avec laquelle il peut maintenant personnaliser la plateforme à sa guise. Pour lui, la personnalisation est essentielle, surtout compte tenu de la volatilité du secteur.
« Je pense que c'est extraordinaire de donner aux entreprises la possibilité de gérer leurs équipements de manière flexible. Nous n'évoluons pas dans un secteur carré. Notre domaine, tout doit répondre à la demande : « Je veux telle chose et de préférence, maintenant. Faites-le-moi parvenir dès que possible ».
En bref
Avant Rentman, Sacramento Production Services, Inc. était confrontée à de nombreux défis dans la gestion de ses bénéfices, de son stock croissant et de son vivier de freelances talentueux. Aujourd’hui, Rentman a réussi à faire face à ces défis en proposant une solution qui améliore la visibilité et la traçabilité pour l'équipe d'entrepôt et simplifie les tâches de ses freelances.
Alors que l'entreprise continue de se développer et d'évoluer, Rentman demeure un élément clé de ses opérations, qui l'aide à répondre aux demandes d'un secteur en perpétuel mouvement. Merci, Keith, pour ce brillant témoignage !
—
Une croissance rapide met vos opérations de production à rude épreuve ?
Découvrez comment Rentman peut transformer votre entreprise. Commencez votre essai gratuit de 30 jours aujourd'hui.