Sacramento Production Services, Inc. is al meer dan 35 jaar actief in de evenementenproductiebranche. Steve Palmer richtte het bedrijf aan het einde van zijn tienerjaren op. Het bedrijf startte in een garage en groeide uit tot een bloeiende onderneming met een breed scala aan diensten, waaronder audioproductie, materiaalverhuur, verkoop en installaties. Ze doen veel projecten in de politieke, zakelijke en religieuze tak.
We spraken met Keith, de Sales en Production Manager, om meer te weten te komen over hun uitdagingen, de zoektocht naar een oplossing en hoe ze Rentman zijn gaan gebruiken.
Keith begon 18 jaar geleden bij Sacramento Production Services, Inc. Hij bracht veel ervaring in de sector mee, maar ook een trouwe klantenkring. Door de jaren heen heeft hij de transformatie van het bedrijf meegemaakt en heeft daarin een belangrijke rol gespeeld bij het aanpakken van de vele uitdagingen die op hun pad kwamen.
Voorraadbeheer uitdagingen
Voordat ze Rentman ontdekten, had Sacramento Production Services, Inc. te maken met grote uitdagingen op gebied van voorraadbeheer. Naarmate het bedrijf zijn diensten uitbreidde, werd het steeds ingewikkelder om materiaal te traceren en beheren. Traditionele voorraadbeheermethodes zoals Excel spreadsheets en een verouderd verhuurmanagementplatform verbeterden deze situatie niet.
“We gebruikten al andere verhuursoftware, maar dat bevatte veel bugs en problemen. Het was een soort one-man-show.”
Een van de grootste uitdagingen was ervoor zorgen dat alle benodigde materialen voor elk evenement op de juiste manier werden verpakt. Personeel werkte vaak onder strakke deadlines en maakten soms fouten bij het inpakken van materiaal, dit leidde tot onvolledige of onjuiste verzendingen. Met extra kosten en tijd om deze fouten op te lossen als gevolg.
“De grote uitdaging lag in het zorgen dat het juiste materiaal voor het evenement werd ingepakt en dat we tekorten op tijd konden signaleren, zodat we materiaal konden inhuren, inkopen of te bouwen wat we nodig hadden.”
Ook het magazijnteam had moeite om alle materialen bij te houden. De meer dan 340 projecten per jaar en meerdere shows en verhuuractiviteiten die tegelijkertijd plaatsvonden, maakten het lastig om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van materiaal, welke items zich op locatie bevonden en welke items geretourneerd waren in het magazijn. Dit gebrek aan zichtbaarheid resulteerde in kwijtgeraakt, gestolen of beschadigd materiaal.
Ook voor de meer dan 30 freelancers waren de processen ingewikkeld. Ze waren niet bekend met de bedrijfsprocessen, wat ook weer leidde tot fouten en inefficiëntie.
Omdat deze uitdagingen invloed hadden op de winst van het bedrijf, werd de behoefte aan een gestroomlijnde en gebruiksvriendelijke oplossing werd steeds groter.
De zoektocht naar een oplossing
Keith en zijn team gingen op zoek naar een oplossing voor hun uitdagingen. Ze hadden een platform nodig dat inpakfouten elimineert, werkzaamheden automatiseert, alle materiaalinformatie voor het magazijnteam centraliseert en de processen van de freelancers vereenvoudigt.
“We hebben vrijwel alle verhuursoftware bekeken en het was destijds behoorlijk lastig om een passende oplossing te vinden, omdat onze database extreem veel data bevatte.”
Nadat ze verschillende opties hadden bekeken, kwamen ze bij Rentman terecht. Rentman bevatte de voorraadbeheerfuncties waar Keith naar op zoek was. Daarnaast zorgde het platform voor gestroomlijnd voorraadbeheer, minder inpakfouten en bood het inzicht in en traceerbaarheid van materiaal, iets wat in hun bestaande processen ontbrak.
De beslissing om Rentman te implementeren was niet eenvoudig. Keith wist dat de overgang naar een nieuw platform tijd en moeite zou kosten. Dankzij de lokale ondersteuning van Rentman verliep dit proces soepel.
De ervaring met Rentman
Sinds de implementatie van Rentman in 2018 heeft Sacramento Production Services, Inc. een opmerkelijke transformatie doorgemaakt in de manier waarop zij inventaris beheren. Het platform zorgde voor efficiëntie en nauwkeurigheid in hun operatie.
Een van de belangrijkste verbeteringen is het inpakproces. Met Rentman heeft personeel nu toegang tot gedetailleerde paklijsten. Zo weten ze zeker dat elk item wordt bijgehouden voordat het het magazijn verlaat.
Daarnaast automatiseert het platform de werkzaamheden van personeel, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt. Er worden aanzienlijk minder inpakfouten gemaakt, waardoor evenementen soepel verlopen en klanten het materiaal ontvangen ze nodig hebben.
Daarbovenop heeft het magazijnteam inzicht in de status van alle materialen: wat ligt er op voorraad in het magazijn, welk materiaal bevindt zich op locatie en welke items komen retour. Dit betekent dat elk item gemonitord wordt vanaf het moment dat het het magazijn verlaat totdat het wordt geretourneerd. Dit verkleint het risico op verlies of schade aanzienlijk.
“De materiaalmodule werkt zoveel beter. Duizend keer beter. Het is fantastisch om te kunnen bepalen welke inhoud de case moet bevatten.”
Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van Rentman houden freelancers eenvoudig paklijsten bij, klokken ze in en uit en traceren ze het materiaal waar ze verantwoordelijk voor zijn. Hierdoor worden er minder fouten gemaakt en verloopt de workflow soepeler. Dit maakt de werkzaamheden voor alle betrokkenen eenvoudiger en efficiënter.
Keith is ook erg tevreden met de nieuwste updates van Rentman en hoe makkelijk het is om het platform naar eigen wens aan te passen. Voor hem is dit maatwerk cruciaal, gezien de veranderlijkheid van de sector.
“Ik denk dat het enorm belangrijk is om bedrijven de mogelijkheid te geven om flexibel om te gaan met hun materialen. We werken in een flexibele industrie. De sector vraagt: 'Ik moet het hebben en ik heb het nu nodig. Breng het zo snel mogelijk.' “
De conclusie
Vóór de implementatie van Rentman had Sacramento Production Services, Inc. te maken met meerdere uitdagingen bij het beheer van hun groeiende inventaris, de pool van freelancers en de bedrijfswinsten. Rentman pakte deze uitdagingen aan en biedt een oplossing die de zichtbaarheid en traceerbaarheid voor het magazijnteam vergroot en de taken voor hun groep freelancers vereenvoudigt.
Het bedrijf blijft groeien en uitbreiden en Rentman speelt een belangrijke rol in hun activiteiten. Het helpt hen om te voldoen aan de eisen van een onstabiele sector. Bedankt voor je interessante inzichten Keith!
—
Heeft de snelle groei van je bedrijf ook invloed op jouw operationele werkzaamheden?
Ontdek wat Rentman voor jouw bedrijf kan betekenen. Start jouw gratis 30 dagen proefperiode.