Die Premier Entertainment Group mit Sitz in Alabama ist ein Komplettanbieter für Konzerte, der bereits seit 17 Jahren tätig ist. Mit einem Team von acht festangestellten Mitarbeitenden betreut das Unternehmen jährlich über 400 Veranstaltungen und bietet dabei umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Audio, Video, Beleuchtung und mehr. Zu den Kunden gehören namhafte Organisationen wie NASA, die Alabama Stage Games, die Southeast Health Foundation und Lockheed Martin.
Stephen Krietemeyer, Vice President und CFO der Premier Entertainment Group, verantwortet die Finanzen, Logistik sowie die technische Beleuchtung und das Design. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde es jedoch immer schwieriger, den Überblick über Materialbestände und Logistik zu behalten – besonders während der Hochsaison. Stephen wusste, dass sie eine effizientere Lösung brauchten.
Die Herausforderung: Materialverwaltung vor Rentman
Die Premier Entertainment Group stand vor großen Herausforderungen, insbesondere bei der Verwaltung ihres Materials in Spitzenzeiten. Die größte Schwierigkeit: sicherzustellen, dass das benötigte Material jederzeit verfügbar war. Bislang arbeitete das Team mit Tabellenkalkulationen – ein umständlicher, zeitaufwendiger Prozess, der oft zu veralteten Daten führte. Stephen erklärte, dass der Bestand häufig über mehrere Tabellen hinweg überprüft werden musste, um kurzfristige Anfragen zu bearbeiten, was den gesamten Arbeitsprozess verlangsamte.
„Das Nachverfolgen des verfügbaren Materials und die Zuordnung zu den jeweiligen Veranstaltungen war eine der größten Herausforderungen für uns.“
Packfehler waren ein weiteres häufiges Problem, das sich auf die reibungslose Durchführung der Produktionen auswirkte. „Ständig wurden Artikel in den Tabellen oder von Mitarbeitenden, die das Material vorbereiteten, übersehen,“ erklärte Stephen. Die Konsequenzen waren kostspielig: Verzögerungen und zusätzliche Ausgaben, da die Mitarbeiter die Fehler im Nachhinein korrigieren musste. Zusätzlich war es schwierig, den Überblick über das Material zu behalten, sobald es das Lager verlassen hatte.
„Kleine Teile unseres Materials blieben an Veranstaltungsorten zurück, und manchmal merkten wir wochenlang nicht, dass sie fehlten.“
Die geschäftige Event-Saison bedeutete außerdem, dass die Premier Entertainment Group temporäre Mitarbeiter einstellen musste – allerdings fehlte ein effizientes System zur Verwaltung ihrer Einsatzpläne. Diese Herausforderungen überzeugten Stephen davon, nach einer passenden Lösung zu suchen: „Wir wollten eine Plattform finden, die sowohl die Nachverfolgung unseres Materials als auch die Planung der Mitarbeiter ermöglicht.“
Die Suche nach der richtigen Lösung
Bevor sie Rentman entdeckten, erkundete die Premier Entertainment Group verschiedene Alternativen, darunter auch zwei Wettbewerber. Doch Rentman überzeugte durch seine einzigartigen Funktionen und die intuitive Benutzeroberfläche. Ein weiterer Vorteil war die Rentman-App, die es dem Team ermöglichte, jederzeit über das Smartphone auf die Plattform zuzugreifen und den Überblick zu behalten.
Ein entscheidender Faktor für Stephen und sein Team war außerdem, dass Rentman nicht nur die Materialverwaltung, sondern auch die Personal- und Transportplanung abdeckte. Zusätzlich sorgten die integrierten Finanzanalysen für mehr Transparenz und ein besseres Verständnis der Gewinnmargen bereits im Angebotsprozess.
Die heutige Erfahrung der Premier Entertainment Group mit Rentman
Heute ist Rentman ein fester Bestandteil der Abläufe der Premier Entertainment Group. „Wir nutzen Rentman für unsere gesamte Personal- und Transportplanung, für Miet- und Produktionsangebote und natürlich für die Materialplanung“, berichtet Stephen. Die Plattform hilft ihnen, potenzielle Materialmängel frühzeitig zu erkennen und die Planung zukünftiger Events effizienter zu gestalten.
„Ich finde es toll, dass ich Mängel schon Wochen im Voraus erkennen und bessere Prognosen für die Einkaufsplanung machen kann.“
Eine der bemerkenswertesten Verbesserungen betrifft den Lagerbetrieb. „Unsere Teams vor Ort wissen jetzt besser, was sich in den LKWs befindet, wenn sie das Lager verlassen“, sagt Stephen. Die Echtzeit-Updates tragen dazu bei, die Genauigkeit während des gesamten Prozesses zu gewährleisten, vom Verpacken über den Transport bis zur Auslieferung. Diese Transparenz hat zu mehr Klarheit und Vertrauen bei den Mitarbeitern geführt - und zu einem reibungsloseren Ablauf für die Kunden.
Wichtige Erkenntnisse
Seit der Einführung von Rentman hat die Premier Entertainment Group nicht nur ihre Arbeitsabläufe rationalisiert, sondern auch ein spürbares Geschäftswachstum verzeichnet. Stephen schätzt, dass das Unternehmen mit Hilfe von Rentman einen Zuwachs von 25-35 % verzeichnen konnte.
Die Plattform hat es dem Unternehmen ermöglicht, seine Arbeitsabläufe zu optimieren, Verpackungsfehler zu vermeiden und die Gesamtproduktivität zu steigern. Dies zahlte sich sofort in einer größeren Anzahl von Projekten und reibungsloseren Abläufen aus. Es war ein echter Gamechanger.
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