FireWare

Bij FireWare streven we naar het creëren van realistische trainingsomgevingen. Met de juiste apparatuur en technieken voor ieder scenario, maken we het verschil in de trainingsbeleving van reddingswerkers. 

Een goed geplande aanpak is cruciaal om realistische scenario's te ensceneren en daarbij ontkomen we niet aan verschillende processen. Onze processen bestaan ​​uit vele stappen en controles die doorgaans in verschillende software en tools worden uitgevoerd. Hier samenhang in vinden was voor ons heel belangrijk.

Tegen welke uitdagingen liepen jullie aan?

Tot voor kort gebruikten we een combinatie van ERP-software, spreadsheets en andere tools om onze projecten te verwerken. AFAS was het centrale middelpunt. AFAS biedt veel en is de tool waarmee we onze HRM, CRM, ERP en financiële administratie beheren. Helaas is er geen module voor verhuur en zo raakten die processen verspreid over meerdere plekken.

Hoewel AFAS en de tools die we gebruikten nuttig waren, kostte het ons toch zo'n 6 uur per week om alle administratieve taken rond uitstaande projecten af ​​te ronden. Onze verhuur werd handmatig beheerd en dit kostte ons veel tijd wanneer we materiaal voor projecten moesten plannen. Zicht hebben op wanneer materiaal terug zou komen was een te grote uitdaging, maar wel cruciaal om materiaal nauwgezet in te zetten.

Het bijhouden van de conditie van ons materiaal was ons primaire doel. Aangezien we te maken hebben met een breed scala aan apparatuur die wordt gebruikt in oefenscenario's voor hulpverleners, is het belangrijk dat we voortdurend certificeren, testen en ervoor zorgen dat al ons materiaal correct werkt. Doordat deze informatie in verschillende tools en software stond, kostte het ons veel tijd om de juiste informatie op te kunnen vragen.

Waarom Rentman?

We ontdekten dat we met Rentman alle processen van de verhuurkant van ons bedrijf in één centrale omgeving zouden kunnen beheren en samenhang konden vinden met AFAS.

De materialendatabase van Rentman geeft ons inzicht in materialen, diens serienummers en de configuraties waarin het zich bevindt. Bovendien stelt het ons in staat om zowel toekomstig vertrek als terugkeer van materiaal te plannen en beheren. Doorslaggevend was de mogelijkheid om droog verhuur orders digitaal te verwerken tot een project zonder handmatig gegevens over te nemen. 

Wat spreekt je aan in Rentman?

1. Samenhang met ons ERP

Aangezien we AFAS gebruiken om veel van onze bestaande processen te beheren, was het voor ons belangrijk om een manier te vinden om Rentman en AFAS samen te laten werken, onze verhuuractiviteiten hebben immers betrekking op beide pakketten.

Al onze verhuur specifieke processen, zoals het controleren van beschikbaarheid, prijsinformatie, voorraadstatus van verbruiksmateriaal, de technische staat van apparatuur en inspectierapporten, worden beheerd in Rentman. Daarnaast ook de magazijnprocessen zoals materiaalboekingen, retouren, defecten en mogelijk kwijtgeraakt materiaal om de beschikbaarheid en conditie van materiaal accuraat te houden. Via een tweerichtings verbinding worden klantgegevens, werktijden, overige projectkosten en facturatiegegevens gesynchroniseerd tussen AFAS en Rentman.

Dankzij de teams van Improvit (AFAS integratiepartner) en Rentman was deze integratie mogelijk. We kunnen nu beide software gebruiken op een gesynchroniseerde manier die werkt voor onze branche. Het plannen van projecten en het uitvoeren hiervan in het magazijn is nu veel meer gestroomlijnd. Bovendien zijn die 6 uur per week gevuld met administratieve taken nu teruggebracht tot slechts 30 minuten. Een geweldige manier om de druk op het vinden van nieuw gekwalificeerd personeel te verlagen!

Dreamlab heeft ons geholpen om een webshop te ontwikkelen, zodat wij klanten over de hele wereld sneller kunnen bedienen. Onze webshop is middels de WooCommerce plugin gekoppeld aan Rentman. Dit stelt ons in staat om onze verhuurcatalogus online beschikbaar te stellen en onze klanten om een offerte voor een project aan te vragen. Een offerteaanvraag die via onze website wordt verstuurd verschijnt automatisch als een aanvraag-project in Rentman.

2. Er is minder ruimte voor fouten

“Met Rentman kunnen we dagelijks meer projecten verwerken, onze verhuur beheren en de conditie en locatie van ons materieel bijhouden.”

Nu we synchroon met Rentman en AFAS werken, kunnen we al onze bedrijfsprocessen in één centrale omgeving beheren. Dit voorkomt veel fouten door het vermijden van dubbele invoer en we hoeven projectinformatie niet meer 5 keer te overhandigen, alles staat op één plek opgeslagen.

3. We bedienen op deze manier onze klanten nog beter

Als een van de grootste leveranciers van trainingsapparatuur ter wereld werken we met een groot netwerk van afnemers, waaronder veiligheidsregio's.

Vandaag speelt Rentman een sleutelrol in onze relatie met veiligheidsregio’s. Veiligheidsregio's kunnen Rentman gebruiken om de conditie en beschikbaarheid van hun materiaal bij te houden en deze te plannen op trainingen die gaan komen. Materiaal tekorten komen tijdens het plannen automatisch aan het licht en de inhuur bon kunnen ze digitaal naar ons toe sturen.

Bij Fireware helpen we veiligheidsregio's bij het implementeren van Rentman en zorgen we ervoor dat alle betrokken medewerkers goed opgeleid zijn om trainingen gestructureerd en efficiënt te plannen. 

4. We hebben meer controle over onze verhuurvloot

Processen in ons magazijn worden versneld doordat we beter zicht hebben op waar elk artikel terug te vinden. Statusrapporten kunnen direct worden opgevraagd en defect apparatuur verwerken we door een QR-code te scannen. We kunnen zelfs notities en foto's aan elk apparaat toevoegen om hun conditie zo bij te houden.

Wanneer defecte huurapparatuur wordt teruggebracht naar ons magazijn, wordt er onmiddellijk een rapport gegenereerd en wordt de apparatuur apart bewaard. Na reparatie wordt het weer toegevoegd aan de operationele verhuurvloot. Want aan het eind van de dag moet alle gehuurde trainingsapparatuur compleet en in goede staat zijn!