ROC Friese Poort is een school die beroepsonderwijs en opleidingen voor jongeren en volwassenen aanbiedt. Met meer dan 15.000 studenten verdeeld over 6 locaties helpt ROC Friese Poort hun studenten bij het kiezen van een opleidingstraject, zowel tijdens het onderwijs als bij het opdoen van ervaring op de werkvloer.
Wat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing?
Als inventarisatie gebruikte ROC Friese Poort een Excel-sheet om bij te houden welke student in bezit was van uitgeleende materialen. De spreadsheet bevatte de namen van de materialen en bijbehorende locaties. Het bijhouden van de sheets was een handmatig proces waardoor fouten en onnauwkeurigheden onvermijdelijk waren. Door deze fouten zijn materialen kwijtgeraakt en vaak niet teruggevonden. Zo ging er bijvoorbeeld een Node ter waarde van € 4.000 verloren als gevolg van dit handmatige proces.
ROC Friese Poort had ook moeite met het bijhouden van defecte of beschadigde materialen. Studenten moesten de verantwoordelijke persoon mondeling informeren over eventuele schade – dit leidde tot veel ontbrekende en onvolledige informatie. "Ook al had je oorspronkelijk een reparatiebonnetje, de bonnetjes zijn vaak kwijtgeraakt" zegt Reitse van der Meulen, Stage & Event Engineering Instructeur. Sommige studenten realiseerden zich ook niet dat materiaal kapot was en gingen door met het gebruiken.
Hoe hebben jullie deze uitdagingen opgelost?
Toen ROC Friese Poort besloot om op zoek te gaan naar een oplossing voor hun uitdagingen, keken ze naar hun branche en welke oplossing daar gebruikelijk is. Daaruit kwam Rentman als beste oplossing.
Bij het implementeren van Rentman konden ze direct zien welke artikelen niet in het magazijn waren en waar deze zich bevonden. Zo merkten ze na de implementatie bijvoorbeeld dat hun Avolites Quartz een stofhoes miste. Door in Rentman te kijken naar de scanhistorie van het item, konden ze de laatste student zien die deze had geleend. Bij navraag bij de student bleek de stofhoes in zijn slaapkamer te liggen. Reitse van der Meulen legt uit: " Er is geen schade in die zin, dit gebeurt gewoon. Maar het is heel belangrijk dat ons magazijn er geen last van heeft."
Ook bij het vervolgen van reparaties werd dankzij Rentman veel tijd en moeite bespaard. Reparaties worden nu snel en volledig geregistreerd door elke student. Alle informatie, inclusief een beschrijving van het probleem en de naam van de persoon die het heeft gemeld, wordt bijgehouden voor het geval dat er vragen zijn.
Wat is de impact van Rentman op jullie processen?
Rentman heeft niet alleen de oorspronkelijke uitdaging van ROC Friese Poort opgelost, maar ook de deuren geopend naar veel meer mogelijkheden voor hun studenten. Nu het volgen van materiaal soepeler werkt, zijn er meer mogelijkheden om verder te groeien en bij elke stap iets te leren.
Studenten hebben nu meer algemene kennis van materialen, kunnen de namen van het materiaal zien en waar het zich bevindt. Magazijnactiviteiten zoals het scannen en invoeren van gedetailleerde projectinformatie zijn zaken die de studenten aan de hand van Rentman leren. Een goede basis voor de toekomst, aangezien dit zeer gewaardeerd wordt door bedrijven die uiteindelijk de leerlingen van ROC Friese Poort in dienst nemen.
Andere tools van Rentman hebben ook invloed op de verantwoordelijkheden van studenten. Zo kwam de tool voor digitale handtekeningen goed van pas tijdens de Corona-crisis, toen het materiaal regelmatig aan studenten thuis werd uitgeleend. Door middel van digitale handtekeningen tekenden ze voor ontvangen items, waardoor ze zich bewust werden van wat ze mee naar huis namen en van de afspraken die ze maakten over de afhandeling ervan.
"Onze eigen licentie is er voor materiaalbeheer, magazijnprocessen en andere functionaliteiten die we intern toepassen. In de toekomst zijn we van plan om de studentenlicentie samen met Rentman toe te passen om de ondernemersgeest bij de studenten te laten opleven en hen gedisciplineerd te laten plannen", aldus Reitse van der Meulen. Studenten van ROC Friese Poort worden getest op hun plannings- en ondernemersvaardigheden. Het opstellen van lijsten, offertes en facturen is een belangrijk onderdeel van deze examens. Rentman wordt geïntroduceerd om het examenproces te stroomlijnen en het handmatige werk te verminderen, zowel voor de student als van de faculteit.