RFID, of radiofrequentie-identificatie, is al een tijdje een veelbesproken onderwerp onder magazijnbeheerders. Bedrijven in de AV- en evenementenindustrie hebben behoefte aan efficiënte manieren om materialen te beheren en overzicht te krijgen op voorraden. Zeker nu de pandemie is afgekoeld en de vraag naar evenementen in hoog tempo toeneemt.
Zo zag Nederland een recordaantal festival- en concertbezoekers in 2022. Om precies te zijn: 8% meer dan voor de pandemie, volgens Vereniging van Evenementen Makers (VVEM). Tegelijkertijd zagen ook de grootste festivals van Europa de vraag stijgen. Tickets verkochten binnen minuten uit (volgens IQ Magazine).
Deze toegenomen vraag is natuurlijk goed nieuws, maar het betekent ook meer werk voor evenementenbedrijven. Wanneer een productiebedrijf grote voorraden beheert, zijn ze geneigd om meer ruimte te reserveren voor waardevolle materialen en minder voor bulkartikelen, omdat ze geneigd zijn rond te slingeren. Dat is het moment dat er foutjes insluipen. Veel bedrijven in de branche raken deze bulkartikelen kwijt, vooral wanneer er talloze evenementen georganiseerd worden iedere maand.
De uitdaging
MHB kent de problemen van voorraadbeheer maar al te goed. Met meer dan 10 jaar ervaring in de evenementenindustrie in en rondom Nederland, kennen ze geen rustige dagen meer.
Thiadrik, magazijnbeheerder bij MHB, werkt al meer dan 25 jaar in de branche en weet wat er komt kijken bij het organiseren van een succesvol evenement. Daarbij maakt hij dagelijks gebruik van Rentman's planningtool om projecten op elkaar af te stemmen, alle materialen te onderhouden en voor te bereiden voor evenementen.
Fouten maken is onvermijdelijk, zeker in het hoogseizoen. Het bijhouden van waardevolle items is al een uitdaging, laat staan het beheren van alle losse en bulkitems. Dat geldt ook voor MHB. Naarmate het bedrijf groeide en meerdere projecten draaide, werd het steeds lastiger om het overzicht te behouden op honderden kabels.
Om fouten tot een minimum te beperken, worden items vaak handmatig geteld en gescand. Bijvoorbeeld met behulp van Rentman’s materiaaltracking optie. Je kan je voorstellen dat dit een tijdrovende klus is, zeker bij grote evenementen waar honderden items nodig zijn.
MHB was een van de eerste Rentmangebruikers die om een nieuwe manier van tracking vroeg. RFID bleek de ideale oplossing voor hen. Door het toegenomen aantal producties, was het de hoogste tijd om voorraden efficiënter te beheren.
RFID in de praktijk
Na maanden van ontwikkelen bezochten we MHB om met eigen ogen te zien hoe zij RFID-tracking in hun dagelijkse activiteiten integreerden. Thiadrik was enthousiast over deze functie en besloot om met 70 kabels met RFID-tag een test uit te voeren.
De test was simpel: pak 70 kabels uit het rek, scan ze en stop ze in een flight case. Thiadrik was de beste kandidaat, aangezien hij deze taken al 20 jaar uitvoert. De timer stopte en gaf aan dat er 2 minuten en 23 seconden besteed waren, waarvan het handmatig scannen 2 minuten in beslag nam.
Nu was het de beurt aan RFID. Thiadrik's taak was om de kabels te pakken, in de flight case te leggen (wat wederom 23 seconden duurde) en de inhoud te scannen met de RFID-scanner. Waar het handmatig scannen 2 minuten kostte, deed RFID dit in slechts 10 seconden. Dat is een tijdsbesparing van 91,6%!
"RFID vervangt het handmatig werk van één medewerker"
Een kleine verandering in materiaaltracking, een grote impact op de lange termijn
De besparing van 1 minuut en 50 seconden klinkt als een kleine besparing op korte termijn. Maar deze test is uitgevoerd met slechts één flight case.
MHB verwerkt wekelijks 3 tot 4 trailers met meerdere flight cases. Wat ze uren kost om klaar te zetten. Het gebruik van RFID kan "meer dan 1 uur per trailer besparen', dat is dus 3 tot 4 uur per week.
Of zoals Thiadrik zei: tijdens drukke weken kan RFID "het handmatig werk van één persoon vervangen", waardoor er meer tijd overblijft om te focussen op het belangrijkste: het neerzetten van een uitmuntende productie.
Verloren items in enkele seconden opsporen
Zoals we eerder al zeiden is het bijhouden van losse of bulkartikelen een uitdaging voor productiebedrijven. Het gaat over honderden kabels, zelfs voor kleine evenementen. Thiadrik kon dit beamen: "het is normaal om dagelijks kabels kwijt te raken".
Na afloop van een evenement wanneer de flight cases weer terug zijn bij MHB, "worden alle kabels op de vloer gelegd om handmatig geteld te worden" om vervolgens teruggelegd te worden in het magazijn. Wanneer er minder kabels terugkomen dan het aantal dat gescand en geboekt is voor de start van het evenement, weet je dus dat er kabels kwijt geraakt zijn.
“Wanneer er kabels ontbreken, kost het ons 10 minuten om te bepalen welke het precies zijn”
Met RFID-tracking verloopt dit proces een stuk sneller. Net zoals bij het scannen van de items voor vertrek, hoeft Thiadrik bij terugkomst de flight cases alleen maar te scannen met de RFID-scanner. De Rentman app geeft direct het aantal teruggebrachte items aan, maar ook welke er ontbreken, zodat je meteen kan onderzoeken waar ze zijn gebleven. "Met RFID bespaar je de helft of meer van je tijd met het uitzoeken van ontbrekende items", zegt Thiadrik. Hierdoor duurt het proces van zoeken naar ontbrekende items slecht enkele minuten.
MHB's grote toekomstplannen
De toekomst heeft geweldige kansen voor MHB in petto. Zo deelde Thiadrik trots het nieuwe magazijn, wat veel groter is dan het vorige. Zo'n 5.000 m² om precies te zijn.
Maar meer beschikbare opslagruimte en meer projecten brengen ook een uitdaging met zich mee om een 360° overzicht te behouden op alle materialen en voorraden. Eén ding is zeker: RFID zal een belangrijke rol spelen in de toekomst van MHB.
De conclusie
Rentman zorgde voor een oplossing waarmee MHB:
- Een beter overzicht heeft op voorraden
- Minder tijd spendeert aan het scannen en boeken van items
- In seconden verloren items opspoort
- Efficiënter materiaal kan volgen en tijd overhoudt voor andere taken
Rentman is de #1 oplossing voor efficiënte materiaaltracking. Ben je benieuwd naar de laatste inzichten uit de branche of wil je meer weten over de uitdagingen van het ontwikkelen van deze technologie? Bekijk dan onze Productupdates pagina en volg ons op LinkedIn, zodat je altijd op de hoogte bent van onze laatste ontwikkelingen en onderzoeken.
Wist je dat je Rentman 30 dagen gratis kan uitproberen? Start vandaag nog jouw gratis proefperiode! Zonder verplichtingen.