Die RFID-Technologie (Radiofrequenz-Identifikation) ist in der Welt der Lagerhaltung schon seit einiger Zeit ein heiß diskutiertes Thema. Unternehmen in der AV- und Eventbranche müssen effizientere Wege finden, um ihre Materialien zu verfolgen und einen besseren Überblick über ihre Lagerbestände zu erhalten, da die Nachfrage nach Veranstaltungen insbesondere nach Abklingen der Pandemie stark gestiegen ist.
Beispielsweise verzeichneten die Niederlande im Jahr 2022 eine Rekordzahl von Festival- und Konzertbesuchern, genauer gesagt 8 % mehr als vor der Pandemie, wie die Vereinigung der Veranstaltungsmacher (VVEM) mitteilte. Gleichzeitig verzeichneten die größten Festivals in Europa einen sprunghaften Anstieg der Nachfrage, und die Tickets waren bereits wenige Minuten nach Verkaufsstart restlos ausverkauft (nach Angaben des IQ Magazine).
Obwohl eine größere Nachfrage gut ist, bedeutet es gleichzeitig auch einen größeren Arbeitsaufwand für Veranstaltungsunternehmen. Wenn ein Produktionsunternehmen mit einem großen Materialbestand arbeitet, wird in der Regel dazu tendiert, mehr Platz für wertvolle Materialien und weniger Platz für Massenartikel zu reservieren, da diese leichter hin und her geschoben werden können. Gerade dann können Fehler passieren, und verloren gegangene lose Massenartikel sind für die meisten Unternehmen in der Branche keine Seltenheit, vor allem, wenn sie mit zahlreichen Veranstaltungen pro Monat zu tun haben.
Die Herausforderung
MHB weiß, wie schwierig es ist, den Überblick über die Materialien zu behalten. Nachdem das Unternehmen nun seit über 10 Jahren in der Veranstaltungsbranche in und um die Niederlande herum tätig ist, gehören ruhige und erholsame Tage zu den selteneren Ereignissen.
Thiadrik, Lagerverwalter von MHB, ist seit über 25 Jahren in der Branche tätig und weiß, wie man eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine stellt. Er kümmert sich täglich darum, dass alle Projekte aufeinander abgestimmt sind, dass das gesamte Material in bester Ordnung und bereit für das nächste Event ist, und natürlich ist er ein Rentman-Master-Planer.
Vor allem in der Hauptsaison kann es immer wieder zu Fehlern kommen. Selbst wenn es Unternehmen gelingt, den Überblick über ihre wertvollsten Materialien zu behalten, ist es oft eine Herausforderung, ebenfalls nicht den Überblick über lose und lose Massenartikel zu verlieren. Das ist auch bei MHB der Fall. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Beteiligung an mehreren Projekten wurde es zu einer fast unlösbaren Aufgabe, den Überblick über Hunderte von Kabeln zu behalten.
Um sicherzustellen, dass die Fehlerquote möglichst gering ist, zählen und scannen die meisten Unternehmen jedes Item manuell (z. B. mithilfe der Rentman-Funktionen zum Materialtracking). Dies ist jedoch zeitaufwändig und kann bei Großveranstaltungen, die Hunderte von Items erfordern, ziemlich langwierig sein.
MHB gehörte zu den ersten Rentman-Nutzern, die sich nach neuen Tracking-Funktionen erkundigten, und RFID stellte die ideale Lösung für sie dar. Angesichts der steigenden Anzahl von Produktionen sah man die Notwendigkeit, die Effizienz der Nachverfolgung zu verbessern.
RFID im Einsatz
Nach monatelanger Entwicklungsarbeit besuchten wir MHB, um zu sehen, wie gut das Unternehmen RFID-Tracking in die täglichen Lageraktivitäten integrieren konnte. Thiadrik, der ohnehin schon von dieser Funktion begeistert war, beschloss, sie an 70 Kabeln zu testen, die bereits mit RFID-Tags versehen waren.
Der Test war einfach: Schnapp dir 70 Kabel aus den Regalen, scanne sie alle ein und lege sie in ein Flightcase. Es gab keinen besseren Herausforderer als Thiadrik, der genau diese Aufgabe schon seit 2 Jahrzehnten erledigt. Nach Anhalten der Stoppuhr brauchte er dafür 2 Minuten und 23 Sekunden, wovon 2 Minuten nur für das manuelle Scannen der Kabel draufgingen.
Nun war es an der Zeit, RFID in Aktion zu sehen. Alles, was Thiadrik tun musste, war, sich die Kabel zu schnappen und sie in das Flightcase zu legen (was wieder nur 23 Sekunden dauerte) und alles mit dem RFID-Scanner zu scannen. Im Vergleich zu den zwei Minuten, die er für das manuelle Scannen der Kabel brauchte, benötigte er mit RFID nur 10 Sekunden. Das entspricht einem Zeitersparnis von 91,6 % beim Scannen!
"RFID könnte einen Arbeiter von manueller Arbeit befreien"
Eine kleine Änderung beim Tracking des Materials, die sich langfristig auszahlen wird
Eine Verbesserung von 1 Minute und 50 Sekunden hat zwar kurzfristig keine signifikanten Auswirkungen, jedoch wurde dieser Test nur an einem einzigen Flightcase durchgeführt.
MHB wickelt 3 bis 4 Trailer-Jobs pro Woche ab (jeder mit zahlreichen Flightcases), wofür sie mehrere Stunden benötigen. Der Einsatz von RFID anstelle des manuellen Scannens von Materialien könnte "mehr als 1 Stunde pro Trailer-Job einsparen", also 3 bis 4 Stunden pro Woche.
Oder wie Thiadrik es ausdrücken würde: In arbeitsintensiven Wochen könnte es "einen Arbeiter von manueller Arbeit befreien", sodass mehr Zeit für das bleibt, was wichtiger ist: eine großartige Produktion zu liefern.
Verlorene Materialien in Sekundenschnelle identifizieren
Wie bereits zuvor erwähnt, ist es für Produktionsfirmen oft eine Herausforderung, den Überblick über lose oder Massenartikel zu behalten. Wir sprechen hier von Hunderten von Kabeln, selbst bei kleineren Veranstaltungen. Thiadrik bestätigte dies und sagte, dass es üblich ist, "dass Kabel täglich verloren gehen oder verlegt werden".
Im Fall von MHB werden nach dem Ende einer Veranstaltung und der Rückkehr der Flightcases "alle Kabel auf den Boden gelegt, um sie manuell zu zählen" und anschließend wieder in das Regal zurückzulegen. Zu diesem Zeitpunkt könnte man feststellen, dass ein oder mehrere Kabel verloren gegangen sind, wenn weniger Kabel zurückgekommen sind als die Gesamtmenge, die vor Beginn der Veranstaltung gescannt und gebucht wurde.
"Wenn Kabel verloren gehen, brauchen wir etwa 10 Minuten, um festzustellen, welche Kabel fehlen"
Mit RFID-Tracking ist der Prozess reibungsloser. Ähnlich wie bei der Buchung aller Materialien vor der Veranstaltung muss Thiadrik bei der Rückkehr der Flightcases diese ebenfalls nur noch mit dem RFID-Scanner scannen. Die Rentman-App zeigt automatisch die Gesamtzahl der zurückgebrachten Kabel an, und wenn eines davon verloren geht, werden die genauen Items angezeigt, sodass man bereits nachforschen kann, wo sie sich befinden. "RFID könnte den Zeitaufwand für die Suche nach verlorenen Items um die Hälfte oder mehr reduzieren", sagt Thiadrik, wodurch der Prozess zur Identifizierung fehlender Items nur noch wenige Minuten dauert.
Große Pläne für MHBs Zukunft
Die Zukunft hält beeindruckende Möglichkeiten für MHB bereit. Thiadrik berichtete stolz von ihrem neuen Lager, das wesentlich größer ist als das bisherige (in dem das Interview stattfand). Rund 5.000 m², um genauer zu sein.
Mit mehr verfügbarem Raum und mehr Projekten wird es jedoch immer schwieriger, einen 360°-Überblick über den Materialbestand zu behalten. Eines steht jedoch fest: RFID wird in der Zukunft von MHB eine wichtige Rolle spielen.
Das Endergebnis
Rentman lieferte eine Lösung, die MHB dabei half:
- Einen besseren Überblick über ihre Lagerbestände zu behalten
- Den Zeitaufwand für das Scannen und Buchen von Materialien zu reduzieren
- Verlorene Materialien in Sekundenschnelle zu identifizieren
- Material effizienter zu verfolgen und Zeit für andere Aufgaben zu sparen
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