MHB

La RFID, o identificación por radiofrecuencia, es un tema que está en furor en el mundo de los almacenes desde hace tiempo. Las empresas del sector audiovisual y de eventos necesitan encontrar formas más eficaces de hacer un seguimiento del inventario y tener una mejor visión de sus niveles de existencias, ya que la demanda de eventos está aumentando rápidamente, sobre todo después de que se enfriara la pandemia. 

Por ejemplo, los Países Bajos registraron un número récord de asistentes a festivales y conciertos en 2022, un 8 % más que antes de la pandemia para ser más exactos, según la Association of Event Makers (VVEM). Al mismo tiempo, los festivales más grandes de Europa experimentaron un aumento en la demanda, las entradas se agotaron minutos después de su lanzamiento al mercado (según IQ Magazine).

Si bien una mayor demanda es excelente, también implica más trabajo para las empresas de eventos. Cuando una empresa de producción trabaja con grandes existencias de equipos, tiende a dedicar más espacio para activos valiosos y poco espacio para artículos masivamente, ya que se pueden tirar más fácilmente. Ahí es cuando pueden ocurrir errores, y perder artículos de manera masiva es común para la mayoría de las empresas de la industria, especialmente cuando se trata de numerosos eventos por mes.

El reto

MHB conoce la dificultad de realizar un seguimiento del inventario. Habiendo operado durante más de 10 años en la industria de eventos en los Países Bajos y sus alrededores, los días tranquilos y relajantes son algo raro.

Thiadrik, el gerente de almacén de MHB, ha trabajado en el campo durante más de 25 años y conoce todos los detalles de cómo llevar a cabo un evento exitoso. Asegurándose de que todos los proyectos están alineados, todo el equipo está en orden y listo para ser usado para eventos, y por supuesto, ser planificador maestro de Rentman es lo que él trata diariamente.

Los errores pueden ocurrir de vez en cuando, especialmente durante la temporada alta. Incluso si las empresas logran realizar un seguimiento de sus artículos más valiosos, realizar un seguimiento de los artículos sueltos y de manera masiva suele ser un desafío. Este es también el caso de MHB. Después de que la empresa creció y se involucró en múltiples proyectos, hacer un seguimiento de cientos de cables se convirtió en una tarea casi imposible.

Para garantizar que los errores sean mínimos, la mayoría de las empresas cuentan y escanean manualmente cada artículo (por ejemplo, utilizando las capacidades de seguimiento de equipos de Rentman). Sin embargo, esto lleva tiempo y puede resultar agotador para eventos a gran escala que requieren cientos de artículos.

MHB fue uno de los primeros usuarios de Rentman en solicitar nuevas funciones de seguimiento, y la RFID era la solución ideal para ellos. Vieron la necesidad de mejorar su eficiencia de seguimiento debido a un aumento en el número de producciones. 

RFID en acción

Después de meses de desarrollo, visitamos MHB para ver qué tan bien integraron el seguimiento RFID en sus actividades diarias de almacén. Thiadrik, que ya estaba entusiasmado con esta función, decidió probarla en 70 cables que ya tenían etiquetas RFID adjuntas.

La prueba era sencilla: coger 70 cables de las estanterías, escanearlos todos y colocarlos dentro de un case de vuelo. No hay mejor rival que Thiadrik, que ha estado haciendo este trabajo exacto durante las últimas dos décadas. Después de que el temporizador se detuvo, la tarea fue terminada en 2 minutos y 23 segundos, de los cuales 2 minutos fueron utilizados manualmente escaneando los cables.

Ahora era el momento de dejar que el RFID brillara. Todo lo que tenía que hacer Thiadrik era agarrar los cables y colocarlos dentro del caso de vuelo (que una vez más tomó 23 segundos) y escanear todo utilizando el escáner RFID. En comparación con los dos minutos de escaneo manual de los cables, el uso de RFID tomó solo 10 segundos. Esto supone una reducción del 91,6% del tiempo dedicado a escanear!

Un pequeño cambio en el seguimiento de equipos, un gran impacto a largo plazo

Aunque una mejora de 1 minuto y 50 segundos no tiene un impacto significativo a corto plazo, esta prueba se realizó en un solo case de vuelo. 

MHB gestiona de 3 a 4 trabajos de remolque a la semana (cada uno con numerosos cases de vuelo), que tardan horas en completar. Utilizar RFID en lugar de escanear manualmente los artículos podría "ahorrar más de 1 hora por trabajo de remolque", o de 3 a 4 horas por semana. 

O como diría Thiadrik: para las semanas de mucho trabajo, podría "sustituir a un trabajador del trabajo manual", dejando más tiempo para centrarse en lo que es más importante: ofrecer una gran producción. 

Identificar objetos perdidos en cuestión de segundos

Como ya se ha dicho, hacer un seguimiento de los artículos sueltos o de manera masiva suele ser un reto para las empresas de producción. Estamos hablando de cientos de cables, incluso para eventos más pequeños. Thiadrik corroboró esto, diciendo que es común "perder o descolocar cables diariamente". 

En el caso del MHB, después de que un evento haya terminado y los cases de vuelo hayan vuelto, "Todos los cables se colocan en el suelo para ser contados manualmente" y se colocan de nuevo en el armario. Ahí es cuando podrían descubrir que uno o más cables se pierden, cuando regresaron menos cables que la cantidad total que fue escaneada y reservada antes del comienzo del evento.

Con el seguimiento RFID, el proceso es mucho más fluido. Al igual que cuando se reservan todos los artículos antes de la exposición, cuando llegan las maletas, Thiadrik sólo tiene que escanearlas con el escáner RFID. La aplicación Rentman mostrará automáticamente el número total de cables devueltos y, en caso de que se pierda alguno, señalará los elementos exactos, por lo que ya puede empezar a investigar dónde se encuentran. "La RFID podría reducir a la mitad o más el tiempo dedicado a encontrar objetos perdidos", afirma Thiadrik, haciendo que el proceso de identificación de objetos perdidos dure sólo unos minutos.

Los grandes planes para el futuro de MHB

El futuro ofrece oportunidades impresionantes para MHB. Thiadrik compartió con orgullo su nuevo almacén, que es mucho más grande que el anterior (donde se realizó la entrevista). Alrededor de 5.000 metros cuadrados para ser exactos (equivalente a 53.820 pies cuadrados). 

Sin embargo, con más espacio disponible y más proyectos en camino, mantener una visión de 360° de los niveles de equipamiento también será más difícil. Una cosa es segura: La RFID desempeñará un papel importante en el futuro de MHB.

El resultado final

Rentman aportó una solución que ayudó a MHB a:

• Mantener una mejor visión general de sus niveles de inventario
• Reducir el tiempo que se tarda en escanear y reservar artículos
• Identificar objetos perdidos en cuestión de segundos
• Ser más eficiente en el rastreo de equipos y ahorrar tiempo para otras tareas

Rentman es tu solución #1 para rastrear equipos de forma más eficiente. ¿Quieres ver más información de la industria o aprender más sobre los retos del desarrollo de RFID? Asegúrate de consultar nuestra página de actualizaciones de productos, así como de seguirnos en LinkedIn para estar siempre al día de nuestros últimos avances y estudios.

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