Software voor AV- en eventproducties
Weet altijd hoeveel materiaal je op voorraad hebt, beheer je materiaalvoorraad op meerdere locaties en communiceer efficiënter met je personeel.
"We gebruiken Rentman al 10 jaar en kunnen niet meer zonder. Het grootste voordeel? Altijd weten waar je materiaal is, of bepaalde items voor een project ingepland kunnen worden en of het beschikbaar is."
Eén platform voor je productie van begin tot einde
Vanaf het eerste telefoontje met je klant, tot het maken van een offerte, het plannen van materiaal, het inplannen van personeel, het pakken van de spullen en het registreren van de gewerkte uren na het evenement: Rentman helpt je om alle stappen naar een succesvol evenement te beheren in één gestroomlijnd proces.
Krijg de informatie die jij nodig hebt
Veel verschillende mensen zoals account managers, materiaalplanners, personeelplanners en magazijnmedewerkers zijn betrokken bij de planning en uitvoering van evenementproducties. Rentman optimaliseert de informatiestroom voor je hele team met aanpasbare weergaven, filters en groeperingen – zodat iedereen zich kan blijven concentreren op zijn eigen werk.
Houd in elke fase de controle
Rentman maakt het gemakkelijker om te zien welke acties je nog moet ondernemen om elk project op het juiste spoor te houden. Door verschillende iconen zie je direct welke projecten onopgeloste tekorten, onbevestigde offertes, openstaande facturen, ongeplande personeelsfuncties of openstaande taken hebben.
Heb toegang tot projectbestanden vanaf overal
Van riders, plattegronden, stroomverdelingsschema's tot parkeervergunningen: er zijn meestal heel wat bestanden nodig voor een succesvolle productie. Met bestandsbeheer in Rentman kan iedereen bestanden uploaden en delen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die hij/zij nodig heeft.
Beheer de toegang van gebruikers tot informatie
Wanneer meerdere personen betrokken zijn bij de planning wil je misschien niet dat ze allemaal toegang hebben tot dezelfde informatie. Met gedetailleerde gebruikersrechten houd je de controle over welke informatie elke gebruiker te zien krijgt.
Raak niet in de stress door (last-minute) wijzigingen
Wijzigingen zullen altijd gebeuren - daarom hebben wij een systeem ontwikkeld dat je helpt om op een efficiënte manier flexibel te blijven. Met alle tijdsschema's op een centrale plek hoef je slechts op één plek wijzigingen aan te brengen en alle gekoppelde personeels- en/of materiaalschema's worden automatisch bijgewerkt.
Los eenvoudig materiaaltekorten op
Je hebt het materiaal dat je nodig hebt voor AV- en evenementenproducties niet altijd in je voorraad. Reserveer materiaal voor de juiste projecten en los tekorten met alternatieven of inhuur op. Rentman maakt inhuur efficiënter, door tekorten van verschillende projecten in één overzicht te combineren en deze eenvoudig om te zetten in inhuurverzoeken als je geen alternatieven hebt.
Weet waar je kosten kunt besparen en dus de winst kunt verhogen
Houd de kosten en inkomsten bij voor je materiaal, personeel, transport, onvoorziene uitgaven en verzekering. Bij elke stap van je project zie je de oorspronkelijk geschatte kosten, wat je gepland had, en hoeveel je uiteindelijk hebt uitgegeven.
Beheer prijzen en kortingen
Flexibele prijs- en kortingsopties helpen je de juiste prijzen voor je services te berekenen. Wanneer je met een klant een vaste prijs afspreekt, kun je de projectprijs vastzetten. Eventuele bijkomende kosten worden automatisch als korting berekend en je beslist zelf of je extra's in rekening wilt brengen.
Plan eenvoudiger door het gebruik van templates
Producties hebben vaak vergelijkbare setups. Verwerk je terugkerende activiteiten in templates, zodat je de succesvolle setups kunt herhalen en het handmatige werk tot een minimum kunt beperken.
Creër opvallende offertes
Je verkoopt een beleving aan je klanten. Dus overtuig hen met je offerte door visuals toe te voegen en unieke ontwerpen te maken. Verrijk je offertes met afbeeldingen om je klant een voorproefje te geven van wat hij kan verwachten.
Flexibele facturatie
Stel je voorkeur in voor de manier van factureren en kies de beste optie voor elk project. Splits facturen voor grotere evenementen op in meerdere delen. Houd bij wat al gefactureerd is en welke facturen nog verstuurd moeten worden.
Maak statistieken inzichtelijk en eenvoudig
Met de verschillende activiteiten die bij elke productie komen kijken, is het gemakkelijk om de cijfers uit het oog te verliezen. Daarom brengt Rentman orde in de chaos. Verdeel en categoriseer je projecten om te zien welke diensten het meeste geld opbrengen en waar de meeste potentie zit.
Blijf op de hoogte van wijzigingen en wie ze heeft aangebracht
Wanneer je producties plant met meerdere mensen, wil je een zekere controle houden over wijzigingen en waarom ze zijn gemaakt. Rentman houdt voor elk project een logboek bij van alle wijzigingen en wie deze heeft aangebracht. Zo kun je zien wie een project heeft geannuleerd, materiaal heeft verwijderd, of tijdschema's heeft gewijzigd.
Beheer je materiaal in meerdere magazijnen en opslaglocaties
Het plannen van materiaal wordt een stuk complexer wanneer je materiaal op verschillende plaatsen is opgeslagen. Rentman voorkomt alle problemen, door producties te kunnen plannen vanuit meerdere opslaglocaties. Of je materiaal nu in een trailer staat, op tour is, of opgeslagen staat in een zaal: je hebt zelf in de hand vanuit waar materiaal geboekt kan worden.
Maak een onderscheid tussen wat je plant en wat je berekent
Maak onderscheid tussen de planning van je services en de financiële planning. Bijvoorbeeld wanneer je reserve-materiaal meeneemt, maar dit niet aan je klant wil doorberekenen.
CAD-ontwerpen importeren in projecten
Gebruik je software zoals Vectorworks, AutoCAD, of WYSIWYG voor je producties? Importeer materiaallijsten uit deze softwaretools, match ze met je database en bekijk meteen het benodigde materiaal in je projectplanning.
Maak planningen en communiceer met je personeel
Gebruik drag-and-drop functies om planningen te maken en te bepalen wat er gedaan moet worden. Vul diensten eenvoudig op basis van de beschikbaarheid van werknemers, opleiding en kosten.
Iemand uitnodigen is heel eenvoudig: Selecteer een functie, vind de juiste persoon en stuur een verzoek.
Houd een overzicht over het hele project
Eén centrale plek voor elke stap in je projectplanning. Behoud het overzicht over de kosten en wijzig projecten op een flexibele manier via tijdschema’s. Bespaar daarnaast tijd met templates en een slimme interface.
Los de puzzel zo efficiënt mogelijk op
Bepaal hoe resources het beste worden toegewezen en houd eenvoudig zicht op alle (unieke) materiaalen. In het geval van tekorten aan eigen materiaal kun je materiaal inhuren en toewijzen aan je projecten.
Weet altijd wie er beschikbaar is
Met verschillende weergaven kunnen planners elke stap van het planningsproces in de gaten houden. Bekijk de beschikbaarheid, filter medewerkers op basis van de benodigde vaardigheden of expertise, en wijs geschikte medewerkers toe aan functies.
Weet altijd waar je voorraad zich bevindt
Met Rentman heb je altijd een compleet overzicht over waar jouw voorraad zich bevindt. Door te zien welke materialen al gescand en gepakt zijn verbeter je de samenwerking van jouw team in het magazijn.
Dat is nog niet alles
Meer functionaliteiten
Accessoires toevoegen
Nooit meer een kabel vergeten! Voeg accessoires toe aan je materiaal en ze zullen worden getoond op je pakbonnen.
API
Gebruik onze publieke API om Rentman met andere software (bijv. Salesforce or SAP) te verbinden.
Gepersonaliseerde velden
Maak extra invoervelden aan om aanvullende informatie toe te voegen aan je database (bijv. aan contacten of materiaal).
Snel zoeken
Bekijk snel de beschikbaarheid van materiaal en je voorraadniveau's met behulp van de snel zoeken functie.
Efficiënte paklijsten
Pak je materiaal zo efficiënt mogelijk door je materiaallijst te sorteren op de locatie in je magazijn.
Personaliseer offertes
Personaliseer je documenten zoals offertes zodat deze passen bij je huisstijl en opvallen.
Waarom Rentman handig is voor het beheren van jouw AV- of eventproducties
Centraliseer je communicatie met Rentman en beheer je medewerkers vanaf één platform. Verstuur eenvoudig job updates, roosterwijzigingen of werkuitnodigingen en besteed ondertussen minder tijd aan communicatie.
Begonnen als een AV productie bedrijf, kennen wij de ins en outs van de industrie. We weten wat er mis kan gaan en wat belangrijk is bij het plannen van een evenementproductie.
In plaats van meerdere tools te gebruiken om een evenement te plannen, heb je er nu nog maar één nodig. Communiceren met je team, het juiste transport toewijzen, beschadigde materialen aanmelden of offertes maken en betalingen beheren kan allemaal gemakkelijk binnen Rentman.
Controleer de beschikbaarheid van je AV-apparatuur en weet altijd hoeveel er beschikbaar is
Meer informatie
