Con sede en Alabama, Premier Entertainment Group es una empresa de organización de conciertos que lleva 17 años en el mercado. Formada por un equipo de ocho trabajadores a tiempo completo, la empresa trabaja en más de 400 eventos al año, ofreciendo diversos servicios, como audio, vídeo, iluminación y mucho más. Entre sus clientes figuran prestigiosas organizaciones como la NASA, Alabama Stage Games, Southeast Health Foundation y Lockheed Martin.
Stephen Krietemeyer, vicepresidente y director financiero de Premier Entertainment Group, desempeña un papel clave en la gestión de las finanzas, la logística y los aspectos técnicos de iluminación y diseño de la empresa. A medida que han ido creciendo, la gestión del inventario del equipo y la logística durante las temporadas de mayor actividad se han convertido en todo un reto, motivo por el cual Stephen sabía que necesitaban una forma más eficaz de trabajar.
Los desafíos del equipo antes de Rentman
Premier Entertainment Group se ha enfrentado a una serie de obstáculos operativos, sobre todo en torno a la gestión del equipo durante los periodos de mayor actividad. Para ellos, uno de los mayores retos era garantizar la disponibilidad del inventario. Dependían de hojas de cálculo manuales, que consumían mucho tiempo y eran difíciles de mantener actualizadas. Stephen nos explica que a menudo su equipo tenía que «comprobar personalmente el inventario» mediante distintas hojas de cálculo para responder a solicitudes de última hora, lo que ralentizaba las operaciones.
«Hacer un seguimiento del inventario disponible y de los eventos a los que se enviaban los artículos era uno de nuestros principales puntos débiles».
Otro problema frecuente eran los errores de embalaje, que afectaban a su capacidad para gestionar eventos sin contratiempos. «Con frecuencia se pasaban por alto artículos en las hojas de cálculo o cuando el personal preparaba el equipo», señala Stephen. Todo ello se traducía en retrasos y gastos adicionales, ya que los miembros del personal tenían que subsanar esos errores. Además, era difícil hacer un seguimiento del equipo una vez que salía del almacén.
«Se dejaban pequeñas piezas del equipo en los eventos y, a veces, no nos dábamos cuenta de que faltaban durante semanas».
Asimismo, durante la temporada alta de eventos, Premier Entertainment Group tuvo que contratar a técnicos temporales, pero no disponía de un proceso ágil (o de ninguno) para gestionar sus horarios. Estos retos convencieron a Stephen para buscar una solución: «Intentábamos encontrar una plataforma que pudiera gestionar el seguimiento del inventario, así como la planificación del personal».
En busca de la solución perfecta
Antes de descubrir Rentman, Premier Entertainment Group analizó otras opciones, incluidos dos de nuestros competidores. Sin embargo, Rentman destacaba por sus características únicas y su interfaz intuitiva. La aplicación de Rentman era otra ventaja, ya que permitía a su personal acceder a la plataforma desde sus teléfonos para saber en todo momento qué estaba pasando.
Otro factor importante que convenció a Stephen y a su personal fue la capacidad de Rentman para gestionar no solo el seguimiento del equipo, sino también la planificación del personal y del transporte. Además, la información financiera integrada les permitió conocer y comprender mejor sus márgenes de beneficio durante la elaboración de presupuestos.
Premier Entertainment Group y Rentman en la actualidad
A día de hoy, Rentman se ha convertido en una parte integral de las operaciones de Premier Entertainment Group. «Utilizamos Rentman para toda la planificación del personal y el transporte, los presupuestos de alquiler y organización y, por supuesto, la planificación del equipo», afirma Stephen. La plataforma mejoró su capacidad para anticipar posibles escaseces de equipo y planificar los próximos eventos con mayor eficacia.
«Me encanta poder prever la escasez con semanas de antelación y hacer mejores previsiones en la planificación de compras».
Una de las mejoras más notables se ha producido en sus operaciones de almacén. «Nuestro personal de almacén se siente más seguro de lo que hay en los camiones cuando salen del almacén», declara Stephen. Las actualizaciones en tiempo real ayudan a garantizar la precisión en todo el proceso, desde el embalaje hasta el transporte y la entrega. Esta visibilidad ha aportado más claridad y confianza a su personal, así como una experiencia más fluida para sus clientes.
Puntos clave
Desde que cuenta con Rentman, Premier Entertainment Group no solo ha optimizado su flujo de trabajo, sino que también ha experimentado un crecimiento tangible de su negocio. Stephen estima que la empresa ha experimentado un incremento del negocio en torno al 25-35 % con la ayuda de Rentman.
La plataforma les ha permitido simplificar sus flujos de trabajo, eliminar errores de embalaje y mejorar la productividad general. Estos beneficios se han traducido directamente en más proyectos y operaciones más fluidas. Ha cambiado las reglas del juego.
—
¿Los problemas de gestión del equipo suponen una carga para tus operaciones de producción?
Descubre cómo Rentman puede transformar tu negocio con una prueba gratuita de 30 días hoy mismo.