Premier Entertainment Group est une entreprise de production de concerts à service complet qui existe depuis 17 ans et qui est basée en Alabama. Avec une équipe de huit employé·e·s à temps plein, l'entreprise travaille sur plus de 400 événements par an et offre des services variés : audio, vidéo, éclairage et bien plus encore. L'entreprise travaille notamment avec des organisations prestigieuses telles que la NASA, les Alabama Stage Games, la Southeast Health Foundation et Lockheed Martin.
Stephen Krietemeyer, vice-président et directeur financier de Premier Entertainment Group, joue un rôle clé dans la gestion des finances, de la logistique et des aspects techniques de l'éclairage et de la conception de l'entreprise. À mesure que l’entreprise se développait, la gestion des stocks et de la logistique sur les périodes chargées devenait un réel défi. Stephen avait bien conscience qu’il fallait trouver une méthode de travail plus efficace.
Défis avant Rentman : les équipements
Premier Entertainment Group a été confronté à une série d’obstacles opérationnels, notamment en matière de gestion des équipements sur les périodes de pointe. L'un des grands défis à relever : s'assurer de la disponibilité du matériel. L'entreprise s’appuyait sur des feuilles de calcul dont la gestion manuelle prenait du temps et qu'il était difficiles de maintenir à jour. Stephen nous a expliqué comment son équipe devait souvent « vérifier physiquement les stocks » sur différentes feuilles de calcul, afin de répondre aux demandes de dernière minute - ce qui ralentissait nettement les opérations.
« Le suivi des stocks disponibles et des articles à vendre était un problème majeur pour nous ».
Autre problème fréquent, les erreurs d’emballage affectaient leur capacité à livrer des productions fluides. « Il arrivait constamment que des articles soient oubliés sur les feuilles de calcul ou par le personnel en charge de la préparation », déclare Stephen. Les conséquences étaient coûteuses et entraînaient à la fois des retards et des dépenses supplémentaires, car le personnel devait trouver des solutions pour corriger ces erreurs. De plus, il était difficile de suivre le matériel après son départ de l’entrepôt.
« De petits équipements étaient oubliés sur site et il nous fallait parfois plusieurs semaines pour nous en rendre compte ».
Premier Entertainment Group doit également faire appel à du personnel temporaire pour les périodes chargées, mais ne disposait pas de processus optimisés (voire de processus tout court) pour gérer les emplois du temps. Ces défis ont convaincu Stephen de chercher une solution : « Nous essayions de trouver une plateforme capable de gérer le suivi des stocks, ainsi que la planification du personnel ».
À la recherche de la bonne solution
Avant de découvrir Rentman, Premier Entertainment Group a exploré d’autres options, dont deux de nos concurrents. Cependant, les fonctionnalités uniques et l'interface intuitive de Rentman ont su se démarquer. L'application Rentman constituait un avantage supplémentaire, car elle permettait aux membres de l'équipe d'accéder à la plateforme depuis leur téléphone afin de toujours savoir ce qui se passait.
Un autre facteur déterminant qui a convaincu Stephen et son équipe, c'est la capacité de Rentman à assurer non seulement le suivi des équipements, mais aussi la planification du personnel et du transport. De plus, l'aperçu financier intégré leur a offert à l'entreprise une meilleure vision et une compréhension plus poussée de ses marges bénéficiaires à l'étape du devis.
Premier Entertainment Group et Rentman aujourd'hui
À ce jour, Rentman fait partie intégrante des opérations de Premier Entertainment Group. « Nous utilisons Rentman pour toute la planification de notre personnel et de nos transports, les devis de location et de production et, bien sûr, la planification du matériel », partage Stephen. La plateforme a amélioré la capacité de l'entreprise à prévoir les pénuries potentielles d’équipements et à planifier plus efficacement les événements à venir.
« J’aime pouvoir anticiper les pénuries des semaines à l’avance et faire de meilleures prévisions en ce qui concerne la planification des achats ».
L’une des améliorations les plus notables a été constatée au niveau des opérations d’entrepôt. « Nos équipes sur site sont désormais plus confiantes quant au chargement des camions lorsque ceux-ci quittent l'entrepôt », explique Stephen. Les mises à jour en temps réel contribuent à garantir l'exactitude tout au long des processus, de l’emballage au transport, jusqu'à la livraison. Cette visibilité a apporté plus de clarté et de confiance au personnel, ainsi qu’une expérience plus fluide pour les clients.
Points phares
Depuis le passage à Rentman, Premier Entertainment Group a non seulement rationalisé ses flux de travail, mais également connu une croissance commerciale tangible. Stephen estime que l'entreprise a connu une croissance de son activité de 25 à 35 % grâce à l'aide de Rentman.
La plateforme a permis à l'entreprise d’optimiser ses flux de travail, d’éliminer les erreurs d’emballage et d’améliorer sa productivité globale. Ces bénéfices se sont traduits directement par davantage de projets et de fluidité au niveau des opérations. Cela a réellement changé la donne.
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