VSS Groupe

À propos de VSS Groupe

Basé à Lyon, VSS célèbre cette année ses 10 ans d’existence. Créée en 2015 par Ghislain et Benjamin, l’entreprise a maintenant six salariés en CDI et en moyenne deux alternants.

VSS se spécialise dans l’audiovisuelle et se distingue par deux activités principales :

1. Les prestations techniques pour les entreprises : captation vidéo, sonorisation, et éclairage pour des événements comme séminaires ou conférences. VSS propose également des services complémentaires, tels que la distribution électrique pour les salons professionnels.
2. La location de matériel DJ, exclusivement destinée aux professionnels tels que salles de concert, festivals ou organisateurs d’événements.

Ils ont collaboré avec des clients renommés comme La Folie Douce, Woodstower, et DreamNation.

Ce qui les différencie, c’est leur approche humaine et personnalisée. « Le plus gros service qu’on peut apporter à nos clients, c’est vraiment du conseil et de l’accompagnement »

Leurs responsabilités

Ghislain et Benjamin se partagent les responsabilités :

• Ghislain : responsable de tout le côté opérationnel de l’entreprise ainsi que les locations sèches. Il veille à ce que les clients soient livrés en temps et en heure avec un matériel irréprochable.
• Benjamin : il supervise l’administration, les prestations techniques et le conseil client, s’assurant que tout se déroule sans accroc dans un cadre sécurisé.

Leur mission commune ? Créer un environnement de travail positif pour leurs employés tout en maintenant un service de qualité pour leurs clients.

Les défis : Quand Excel ne suffit plus

En 2018, VSS faisait face à des difficultés croissantes avec leur système de gestion du matériel basé sur Excel :

• Un suivi de matériel complexe : il était difficile de savoir si un équipement était disponible, en réparation ou en location.
• Risque de perte de données : un fichier resté ouvert ou mal synchronisé pouvait entraîner des erreurs coûteuses tant sur le coter monétaire que sur leur réputation.
• Des sous-locations coûteuses : par manque de visibilité sur leur stock, ils optaient souvent pour des sous-locations, augmentant ainsi leurs dépenses.

« Quand on avait un oubli ou un changement de dernière minute, plutôt que de risquer de ne pas l’avoir [l’équipement] en stock, on sous-louait. Cela représentait des coûts assez importants ».

Avec la croissance de l’entreprise et l’augmentation du nombre de leurs projets, Excel n’était tout simplement plus adapté. VSS avait besoin d’un outil plus performant pour gérer leurs activités.

« Je ne comprends pas comment des boites qui utilisent complètement Excel arrivent à travailler et à planifier du matériel avec de telles densités de travail. C’est sûr qu’il doit y avoir des erreurs, c’est évident qu’ils ont perdu et perdent toujours beaucoup d’argent dans ces périodes-là et je pense que c’est juste qu’ils n’ont jamais calculé combien ».
_{Ghislain Robert - Co-gérant de VSS}

Besoin de changement : une plateforme pour croître en confiance

Ghislain et Benjamin ont décidé d’adopter Rentman pour atteindre trois objectifs clés :

1. Améliorer le suivi de leurs équipements : ils avaient besoin de disposer d’un inventaire en temps réel pour pouvoir suivre leurs équipements (en dépôt, en transit ou chez un client).
2. Renforcer leur service après-vente (SAV) : Ils avaient besoin de savoir exactement quel matériel était hors services ou en réparation pour ainsi éviter que du matériel défectueux ne soit utilisé.
3. Professionnaliser leurs documents : Ils avaient besoin de proposer des devis et des contrats qui étaient professionnels et qui reflétaient l’image de VSS.

Pourquoi Rentman : une transformation complète

Rentman a non seulement répondu à leurs attentes, mais VSS a également découvert des avantages insoupçonnés.
Rentman leur permet d’optimiser la gestion de leurs opérations et d’avoir une tranquillité d’esprit  grâce à :

• Un suivi d’équipement clair et fiable : ils savent exactement ce dont ils disposent dans leur entrepôt et où se trouve chaque équipement.
• Un aperçu des données d’équipements précises et rapides : ils leur suffisent d’un coup d’œil sur Rentman pour avoir access à toutes les informations sur l’utilisation de leur équipement, ils peuvent donc les entretenir et les revendre au bon moment.
• Des créations de procédures claires : tout est centralisé dans Rentman, ce qui réduit les erreurs humaines et améliore la communication entre équipes.

Pour Ghislain et Benjamin, les entreprises qui n’utilisent pas Rentman « perdent vraiment à ne pas l’avoir ».

L’aspect évolutif de la plateforme est un atout majeur. Les mises à jour régulières et la possibilité de proposer des idées d’améliorations renforcent leur engagement envers Rentman.

« La communication passe systématiquement par Rentman. Personne ne peut préparer du matériel défectueux sans être au courant qu’il y a eu un problème dessus ».

Rentman, un partenaire au cœur du business

Aujourd’hui, Ghislain et Benjamin ne pourraient plus se passer de Rentman.
« Tout le monde a besoin d’un logiciel comme ça dans leur travail ».
Convaincus par les bénéfices, ils recommandent même Rentman à d’autres entreprises, sans attendre de compensation. Rentman est plus qu’une plateforme pour VSS : c’est un partenaire qui les aide à exceller dans leur activité, garantir leur fiabilité et continuer à grandir avec confiance.

« Rentman est au cœur de la boîte. Sans Rentman la vie serait difficile ».

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