Gestion de production audiovisuelle et événementielle

Logiciel de gestion de production audiovisuelle et événementielle

Connaissez à tout moment les quantités de matériel en stock, gérez votre inventaire sur plusieurs sites et communiquez plus efficacement avec vos équipes.

  • Consultez un aperçu en temps réel de vos disponibilités
  • Suivez votre matériel sur plusieurs entrepôts et sites
  • Évitez les problèmes de communication avec votre équipe
Logiciel de gestion de production audiovisuelle et événementielle

Avec Rentman, nous réalisons un gain de temps d'environ 30 à 40%. Ce temps, nous pouvons désormais l'investir dans des domaines à forte valeur ajoutée, ce qui nous permet de proposer des évènements de meilleure qualité.

Andrew Copropriétaire de Renegade Events

Une plateforme pour couvrir l'ensemble du cycle de production

Une plateforme pour couvrir l'ensemble du cycle de production

Rentman vous aide à gérer toutes les étapes essentielles à la réussite de vos évènements en un flux rationalisé.

Du premier appel avec votre client, à la création de devis, planification du matériel et des effectifs, préparation du transport ou la gestion des heures effectuées sur un évènement.

  • Épargnez-vous de nombreux copier-coller d'informations entre différents systèmes
  • Obtenez un aperçu à 360° de vos projets en cours ou passés
  • Transformez vos projets récurrents en modèles pour accélérer votre planification
 
Obtenez les informations dont vous avez besoin

Obtenez les informations dont vous avez besoin

Lorsqu'il est question de planifier et de réaliser vos productions, de nombreuses personnes entrent en jeu.

Rentman optimise le flux d'informations pour l'ensemble de vos équipes à l'aide d'aperçus de filtres et de groupes personnalisables – pour permettre à chacun de se concentrer sur son travail.

  • Créez vos propres tableaux de bord personnalisés
  • Affichez vos évènements sous forme de calendrier ou de liste
  • Synchronisez votre calendrier Rentman avec votre propre calendrier
Gardez le contrôle à chaque étape

Gardez le contrôle à chaque étape

Rentman vous permet de voir plus facilement les actions qu'il reste à effectuer pour assurer le bon déroulement de chaque projet.

Avec les icônes de status, vous voyez immédiatement les projets avec des pénuries, les devis non confirmés, les factures en suspens, les tâches ouvertes en matière de personnel ou tout autre domaine.

  • Visualisez les étapes de chaque projet en un coup d'œil
  • Des indicateurs de couleur vous informent des actions à effectuées concernant le personnel, le matériel, les devis, les factures et les tâches
 
Accédez aux documents de projet où que vous soyez

Accédez aux documents où que vous soyez

De nombreux documents sont nécessaires pour une production réussie : des fiches techniques, plans de sol, schémas de distribution électrique, autorisation de stationnement... 

Avec la gestion de fichiers dans Rentman, vos équipes peuvent télécharger et partager les documents de chaque projet, afin de garantir que toutes les personnes impliquées aient accès aux informations dont elles ont besoin.

  • Associez des fichiers à un projet et synchronisez-les avec votre serveur local, Dropbox ou Google Drive
  • Gérez les autorisations pour chaque fichier
  • Ouvrez vos fichiers où que vous soyez avec l'app mobile
 
Contrôlez l'accès utilisateur aux informations

Contrôlez l'accès utilisateur aux informations

Si plusieurs personnes sont impliquées dans la planification, vous ne souhaitez pas nécessairement partager les mêmes informations avec chacune d'entre elles.

Avec la gestion des autorisations, vous gardez le contrôle sur les informations que chaque utilisateur peut consulter.

  • Spécifiez pour chaque fichier si certaines données sont sensibles
  • Évitez que quiconque efface des données accidentellement
  • Restreindre l'accès aux informations financières pour les chefs de projets
Ne vous laissez plus stresser par les changements (de dernière minute)

Ne vous laissez plus stresser par les changements (de dernière minute)

Les changements peuvent arriver à tout moment – c'est pourquoi nous avons créé un système qui vous permet de rester flexible, sans perdre en efficacité.

Avec les emplois du temps centralisés, il vous suffit d'apporter des changements à un endroit et les plannings du personnel ou du matériel qui y sont associés seront automatiquement mis à jour.

  • Mettez à jour le planning de tous vos équipements et de tout votre personnel en quelques clics
  • Décalez des projets entiers en un clic
  • Recevez des notifications en temps réel lorsque des changements surviennent
 
Sous-louez du matériel en toute simplicité

Sous-louez du matériel en toute simplicité

Dans l'industrie événementielle, vous devez parfois sous-louer du matériel pour vos productions.

Avec Rentman, vous pouvez résoudre les pénuries en toute simplicité, gérer des sous-locations et ajouter des alternatives.

  • Système de réservation pour affecter du matériel à des projets
  • Créez ou réutilisez des demandes de sous-locations internes
  • Envoyez des demandes à d'autres utilisateurs Rentman
Sachez où réduire les coûts et augmenter les profits

Sachez où réduire les coûts et augmenter les profits

Suivez les coûts et les bénéfices liés à vos équipements, vos effectifs, vos transports, vos dépenses ponctuelles et vos assurances.

À chaque étape de votre projet, vous voyez les coûts initialement estimés, ce que vous avez prévu et combien vous avez finalement dépensé.

  • Suivez les coûts d'un projet et répartissez-les par catégorie
  • Vérifiez si vos estimations étaient exactes
  • Créez de meilleures estimations pour les projets à venir grâce à une analyse des coûts
Gérer les prix et les remises

Gérez les prix et les remises

Les options flexibles de tarification et de remises vous aident à calculer les bons prix à appliquer à vos services.

Lorsque vous convenez d'un tarif fixe avec un client, vous avez la possibilité de verrouiller le prix du projet. Tous les frais additionnels seront automatiquement calculés sous forme de remises et vous pourrez décider si vous souhaitez facturer des suppléments.

  • Verrouillez les prix de projets
  • Gardez une trace des frais additionnels sous forme de remises
  • Gérez les remises en fonction de vos opérations préférées
 
Simplifier la planification avec des modèles

Gérez les remises en fonction de vos opérations préférées

Il n'est pas rare que les productions disposent de configurations similaires. Transformez vos activités récurrentes en modèles afin de reprendre vos configurations les mieux abouties et de minimiser les tâches manuelles.

  • Structurez les flux de travail et les services en modèles réutilisables
  • Assurez-vous de n'oublier ou de ne rater aucune étape
  • Instaurez plus de cohérence dans vos devis
Mettez vos citations en valeur

Démarquez-vous avec des devis à votre image

Vous vendez une expérience complète à vos clients. Pour aller jusqu'au bout de vos idées, n'hésitez donc pas à ajouter sur des visuels créatifs et des designs uniques à vos documents.

Complétez vos devis à l'aide d'images pour donner à vos clients un aperçu de ce à quoi ils peuvent s'attendre.

  • Ajoutez votre identité visuelle aux documents
  • Personnalisez vos documents selon vos envies avec notre éditeur de modèles de documents en glisser-déposer
  • Utilisez les CSS et le HTML pour personnaliser vos devis dans le détail
  • Créez des modèles réutilisables à des fins différentes
  • Ajoutez l'option de signature numérique à vos devis
Facturation flexible

Facturation flexible

Configurez votre méthode de facturation privilégiée et choisissez la meilleure option pour chaque projet.

Divisez les factures de vos évènements de grande envergure. Gardez un œil sur ce qui a déjà été facturé et sur les factures qui doivent encore être envoyées.

  • Visualisez tous les projets à facturer dans un seul aperçu
  • Combinez plusieurs missions sur une seule facture
  • Exportez les factures vers votre logiciel de comptabilité
Découvrez nos intégrations de logiciels de comptabilité
Comprendre où les profits sont réalisés et perdus

Identifiez les sources de bénéfices et de pertes

Lorsque de nombreuses activités sont en cours pour chaque production, vous pouvez facilement perdre le fil de vos chiffres.

Rentman permet alors de remettre un peu d'ordre dans votre organisation. Divisez et catégorisez vos projets pour voir quels services rapportent le plus et où le potentiel est le plus grand.

  • Définissez des paramètres fiscaux, légaux et de documents par défaut pour chaque type de projet
  • Créez des rapports et répartissez-les par type de projet
  • Concentrez-vous sur les évènements les plus rentables et identifiez les stratégies permettant d'améliorer la rentabilité de ceux qui le sont moins
Être informé des changements et de leurs auteurs

Soyez au courant des changements et des personnes qui les effectuent

Lorsque vous planifiez des productions avec plusieurs personnes, il est normal que vous souhaitiez garder un certain contrôle sur les modifications et les raisons pour lesquelles elles sont effectuées.

Pour chaque projet, Rentman conserve un registre de toutes les modifications et de leurs auteurs. Ainsi, vous pouvez voir qui a annulé un projet, supprimé du matériel ou modifié les horaires.

  • Suivez toutes les modifications apportées au sein de vos projets
  • Identifiez quels utilisateurs ont effectué des changements
  • Réparez les incidents majeurs en restaurant les sauvegardes
Gardez le contrôle de votre matériel dans plusieurs entrepôts et sites de stockage.

Gardez le contrôle sur votre matériel à travers plusieurs entrepôts et lieux de stockage

La planification du matériel devient bien plus complexe lorsque vos équipements sont stockés sur différents sites. En vous permettant de planifier vos productions depuis plusieurs lieux de stockage, Rentman vous épargne de nombreux soucis.

Que votre matériel se trouve dans une remorque, en tournée ou stockée sur un lieu de prestation : vous gardez le contrôle sur l'endroit depuis le matériel peut être réservé.

  • Planifiez des prêts et transferts d'équipements entre les entrepôts
  • Attribuez des équipements à des lieux de stockage et supprimez-les des disponibilités de votre inventaire
  • Consultez l'aperçu chronologique pour voir à tout moment quels équipements sont stockés ou planifiés
En savoir plus sur les emplacements de stock multiples
Faire la distinction entre ce que vous prévoyez et ce que vous facturez

Faites la différence entre ce que vous planifiez et ce que vous facturez

Séparez la planification de vos services de celle de vos finances. Par exemple, il peut arriver que vous apportiez du matériel de secours et que vous ne le facturiez pas à votre client.

  • Décomposez vos projets en sous-projets selon les étapes ou les lieux de tournée
  • Réservez et utilisez des équipements supplémentaires sans que cela affecte les finances de vos projets
Importation de dessins CAO dans les projets

Importez des conceptions CAO dans vos projets

Vous utilisez des logiciels tels que Vectorworks, AutoCAD ou WYSIWYG pour vos productions ?

Importez des listes d'équipements à partir de ces outils, faites-les correspondre à votre base de données et disposez presque instantanément de tous les équipements nécessaires dans la planification de votre production.

  • Prise en charge de tous les logiciels de CAO avec fonctionnalité d'exportation
  • Regroupez automatiquement les équipements dans des catégories par défaut : éclairage, son, câbles, etc.
  • Gagner du temps sur les saisies manuelles
Établir les horaires et communiquer avec votre équipe

Établissez des plannings et communiquez avec vos équipes

Utilisez les fonctions glisser/déplacer pour créer des plannings et identifier ce qui doit être fait. Attribuez facilement les postes selon les disponibilités des employés, leur formation et leur coût.

Pour inviter quelqu'un, il suffit de sélectionner une mission, de trouver la bonne personne ou d'envoyer la demande.

  • Demandez les disponibilités
  • Envoyez des invitations groupées
  • Suivez les heures travaillées
  • Partager des fichiers et instructions de travail
Découvrez le Planning du personnel

Gérez l'ensemble de votre production sur une seule plateforme

Gestionnaire de compte

Conservez une vue d'ensemble sur le projet

Toutes les étapes de la planification de vos projets, regroupées en seul endroit.

Visualisez les coûts et effectuez des modifications flexibles avec les plannings. Gagnez du temps grâce aux modèles et à une interface intelligente.

  • CRM intégré
  • Importation d'équipements depuis un logiciel de conception
  • Aperçu de ce qu'il reste à faire
  • Création de devis professionnels
  • Gardez une trace des prestations incluses dans le devis après finalisation de la planification
  • Laisser les clients signer numériquement
  • Suivez les budgets grâce aux coûts estimés, aux coûts planifiés et aux coûts réalisés
responsable de compte-FR
Planificateur de matériel

Résolvez les casse-têtes aussi efficacement que possible

Choisissez comment allouer au mieux les ressources et assurez facilement le suivi de tous les articles (uniques). En cas de pénurie de votre propre matériel, vous pouvez facilement sous-louer des équipements et affecter ceux-ci à vos projets.

  • Consultez toutes les pénuries au sein des projets en un seul aperçu
  • Résolvez les pénuries de la manière la plus rentable possible
  • Créez et réutilisez les sous-locations
  • Utilisez les lieux de stockage pour séparer les équipements
  • Optimisez le casse-tête de votre matériel à l'aide de l'aperçu chronologique des équipements
  • Envoyez directement vos demandes sous-locations aux fournisseurs de matériel qui utilisent aussi Rentman
  • Suivez les coûts de sous-location et les budgets
  • Ajustez la planification en fonction de l'évolution de la demande, des réparations, des articles perdus et des retours anticipés ou retardés
planificateur de l'équipement
Planificateur d'équipes

Sachez à tout moment qui est disponible

Plusieurs aperçus permettent aux planificateurs de contrôler chaque étape du processus de planification.

Voyez les disponibilités, filtrez le personnel en fonction de l'expertise ou des compétences requises et affectez les membres les mieux adaptés au poste.

  • Obtenez un aperçu rapide des effectifs disponibles
  • Envoyez des invitations pour des missions ou périodes spécifiques
  • Filtrez votre personnel en fonction des compétences ou diplômes
  • Gardez un œil sur les heures travaillées avec l'enregistrement horaire
  • Effectuez facilement des modifications et communiquez uniquement avec le personnel concerné
  • Créez des feuilles d'appel numériques qui se mettent à jour en temps réel
  • Collaborez avec plusieurs planificateurs sur le même planning
  • Gardez vos plannings temporairement hors de vue de votre personnel
planificateur d'équipes
Entrepôt

Sachez à tout moment où se trouvent vos équipements

Avec Rentman, vous aurez un aperçu complet de l'emplacement exact de votre inventaire à tout moment.

Le fait de voir quels articles ont déjà été scannés et emballés facilite la collaboration avec vos collègues de l'entrepôt.

  • Créez des bons de livraison numériques et imprimables
  • Voyez en temps réel ce que vos collègues ont déjà emballé
  • Vérifiez si les livraisons prévues sont bien arrivées
  • Répartissez vos bons de livraison par département
  • Prise en charge de plusieurs entrepôts et emplacements de stocks
  • Nul besoin d'acheter des équipements coûteux, vous pouvez scanner les articles avec votre téléphone
entrepôt

Ce n'est pas tout

Plus de fonctionnalités

Support multilingue
Rentman est disponible dans un large choix de langues et nous offrons du support dans 5 langues différentes.
Ajout d'accessoires
N'oubliez plus jamais un câble ! Ajoutez des accessoires à vos équipements et ceux-ci seront automatiquement intégrés aux listes de colisage.
API
Utilisez notre API publique pour connecter Rentman à d'autres logiciels (par exemple Salesforce ou SAP).
Champs personnalisés
Créez des champs personnalisés pour ajouter des informations supplémentaires aux éléments de votre base de données (aux contacts ou équipements par exemple).
Recherche rapide
Recherchez facilement les disponibilités de matériel et les niveaux de stock grâce à la fonction de recherche rapide.
Bons de préparation efficaces
Triez vos équipements en fonction de leur emplacement dans l'entrepôt et suivez ainsi l'itinéraire le plus efficace pour préparer votre matériel.

Pourquoi utiliser Rentman pour gérer votre entreprise de production audiovisuelle ou évènementielle

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  • Maintenez tout le monde à la page

    Avec Rentman, centralisez vos communications et gérez votre personnel depuis une seule plateforme. Envoyez facilement des mises à jour de mission, des changements d'horaires ou des invitations de travail et perdez ainsi moins de temps à communiquer.

  • Conçu pour votre industrie

    Ayant débuté en tant qu’entreprise de production audiovisuelle, nous connaissons les ficelles de l’industrie. Nous savons ce qui peut mal tourner et ce qui est essentiel dans la planification d’une production évènementielle.

  • Gérez toutes les étapes à partir d'une seule plateforme

    Au lieu d’utiliser plusieurs outils pour planifier vos évènements, vous pouvez désormais vous suffire d’un seul. Communiquer avec vos équipes, attribuer le bon moyen de transport, enregistrer du matériel endommagé ou créer des devis et gérer les paiements : tout cela peut s’effectuer facilement dans Rentman.

Gérez les disponibilités de vos équipements et sachez à tout moment quelles quantités sont opérationnelles

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Chez Rentman, nous nous efforçons en permanence d'améliorer notre logiciel et d'y ajouter de nouvelles fonctionnalités. Découvrez les nouveautés !

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