Cuando cada evento implica decenas de personas, múltiples ubicaciones y plazos ajustados, la visibilidad no es opcional: es esencial.
Para La Otra Post, una productora audiovisual con sede en México especializada en eventos corporativos, hacer un seguimiento del equipo se había convertido en un reto diario.
“Perdíamos la pista de dónde estaba cada cosa", comenta Jonathan Hasbun, Director de Estructura y Desarrollo.
A veces olvidábamos equipo en la recogida, o lo movíamos de un evento A a B y luego a C sin hacer ningún registro. Se volvía un caos.
En producciones a gran escala, La Otra Post amplía su equipo a entre 60 y 70 personas con apoyo de freelancers, lo que hace aún más difícil mantener a todos alineados. “La presión operativa era real, y nuestras herramientas no estaban a la altura.”
Cuando las notas se perdían y las actualizaciones llegaban tarde
Antes de Rentman, el equipo usaba un software hecho a medida. Aunque se adaptaba a sus flujos de trabajo, carecía de funciones clave como acceso móvil o edición en tiempo real. “Si algo cambiaba por la noche o fuera del horario de almacén, simplemente sacábamos el equipo y lo anotábamos a mano. Con suerte, alguien lo registraba al día siguiente,” recuerda Jonathan.
Verificar la disponibilidad del equipo significaba preguntar físicamente en el almacén.
“Básicamente trabajábamos como antes: comparábamos lo que había salido con lo que quedaba. Funcionaba, pero había que hacer mucho trabajo manual. Y no era escalable.”
De la incertidumbre a la claridad
Desde que implementaron Rentman, la diferencia ha sido abismal. “Una de las mejoras más grandes ha sido la estandarización,” afirma Jonathan.
La parte que más me gusta es que en cualquier aspecto puedes estandarizar los procesos… subalquileres, cierres, salidas, daños, proveedores. Centraliza mucho todo.
Con el equipo escaneando material, editando proyectos en tiempo real y respondiendo a cambios de última hora sin caos, el margen de error se ha reducido drásticamente.
Control en tiempo real, resultados reales
Para una empresa que gestiona cientos de eventos al año, las pequeñas mejoras escalan rápidamente. Para Jonathan, lo que más ha transformado su día a día es la visión financiera que ofrece Rentman:
Me encanta poder comparar costos estimados, planificados y reales. Nos ayuda a entender cómo rinde cada equipo y en qué podemos ser más eficientes. Ahora sí podemos tomar decisiones basadas en datos reales.
El comienzo de algo más grande
Las mejoras operativas desde que adoptaron Rentman ya son evidentes.
“Tal vez el impacto en crecimiento aún no se ve del todo por el tiempo que llevamos utilizando Rentman, pero ya sentamos las bases. Estar organizados internamente significa que estamos listos para crecer de la manera correcta.”
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