Last Wave Productions

À propos de Last Wave Productions 

Last Wave Productions est une société spécialisée dans l'audiovisuel et l'organisation d'événements en direct, basée à San Francisco et fondée par deux professionnels chevronnés du secteur. En quelques années seulement, ils sont passés des simples prestations de DJ de mariage à une entreprise de production événementielle offrant une gamme complète de services, qui gère chaque année entre 150 et 300 événements pour de grandes entreprises.

"Nous sommes une entreprise événementielle centrée sur l'humain. Chaque membre de notre équipe s'engage à faire de l'événement de nos clients un véritable succès. Nous mettons tout en œuvre pour satisfaire nos clients, répondre à leurs besoins et leur offrir les meilleures productions possibles."
_{Mike Schimtz - Directeur des opérations, Last Wave Productions}

Avec une petite équipe interne et un réseau de freelances, il devenait de plus en plus difficile de gérer la communication et la coordination des projets à mesure que l'entreprise se développait. Mike Schmitz, directeur des opérations, s'est mis à la recherche d'un système qui permettrait à l'entreprise d'évoluer tout en préservant sa culture profondément humaine, ce qui l'a conduit à choisir Rentman. 

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Le défi : des processus manuels non évolutifs 

Avant d'implémenter Rentman, Last Wave Productions utilisait des processus manuels lents qui ne permettaient pas de répondre aux besoins d'une entreprise en pleine croissance. Les principaux problèmes trouvaient leur source dans trois domaines principaux : 

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Le cauchemar de planification du personnel : la gestion des invitations aux freelances prenait la moitié du temps de travail de Mike chaque semaine. Chaque invitation nécessitait des échanges d'e-mail ou de SMS. Il n'y avait aucun moyen de savoir qui avait déjà été contacté au sujet d'un événement ou qui avait décliné l'invitation, ce qui donnait lieu à des situations embarrassantes où les freelances recevaient plusieurs appels concernant le même événement. 

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Les systèmes déconnectés : Mike a comparé la navigation sur son ancien système à "un site Web des années 90". Le système était peu pratique, vieillot et pénible à utiliser. La facturation et la gestion du matériel étaient totalement dissociées, ce qui impliquait une coordination manuelle constante et un travail de mise en correspondance incessant. Les lots d'équipements devaient être suivis séparément du parc matériel, ce qui rendait impossible l'accès aux disponibilités en temps réel.

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L'éparpillement des informations : des données de projets essentielles se perdaient dans des échanges d'e-mail s'étirant sur plusieurs mois, ce qui rendait difficile pour les membres de l'équipe de trouver les bonnes informations et de mener à bien les événements. Ce manque de centralisation engendrait du stress et une inefficacité dans l'ensemble des opérations. 

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Transformer les opérations avec Rentman 

Lors du salon LDI à Las Vegas, Mike et les fondateurs ont découvert le stand de Rentman. Contrairement aux logiciels génériques qui nécessitaient d'importantes adaptations, Rentman a été spécialement conçu pour les entreprises de production audiovisuelle & événementielle. Ils ont immédiatement été convaincus et ont signé sur-le-champ, confiant à Mike la responsabilité de mettre en œuvre Rentman dans l'ensemble de leurs opérations. 

Une fois le système pleinement opérationnel, Rentman est devenu la pierre angulaire des opérations de Last Wave Productions, ce qui a permis de 

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Meilleure gestion des effectifs : le planificateur d'équipes a transformé la façon dont Last Wave gère les freelances, permettant à l'entreprise d'économiser 20 heures par semaine rien que sur la gestion du personnel. Ce qui prenait autrefois la moitié de la semaine de travail de Mike ne lui prend plus que 30 minutes par jour. L'entreprise peut envoyer instantanément des invitations à plusieurs membres du personnel, suivre les réponses et planifier des événements plusieurs semaines à l'avance. 

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"Pendant cette demi-heure, je peux anticiper les choses et m'assurer que tous nos événements disposent du personnel nécessaire 2 semaines à 2 mois à l'avance."
_{Mike Schimtz - Directeur des opérations, Last Wave Productions}

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Une seule plateforme pour toutes les opérations : la gestion du matériel, du personnel et de la facturation est désormais intégrée, ce qui permet à l'équipe d'accéder plus facilement aux dernières informations sur les disponibilités et de suivre toute modification. 

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Automatisation et efficacité : les fonctionnalités d’automatisation de la plateforme ont éliminé d’innombrables tâches manuelles, les remplaçant par : 

• Notifications automatisées au personnel en cas de changement de planning ou d'annulation
• Signature numérique des devis avec intégration Stripe 
• Rappels automatiques par e-mail pour les factures impayées 
• Modèles de documents pour une communication cohérente

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Perspectives d'avenir 

Last Wave Productions continue de repousser les limites du possible avec Rentman. L'entreprise implémente la technologie RFID pour la gestion de ses entrepôts, explore les possibilités d'intégration avec Zapier pour renforcer l'automatisation et développe des outils sur mesure à l'aide de l'API de Rentman. 

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Pour Mike et son équipe chez Last Wave Productions, Rentman a été la base qui a permis de maintenir leur culture axée sur l'humain tout en assurant une croissance efficace. La plateforme a éliminé les processus manuels, fourni une source unique d'information fiable sur les projets et permis une meilleure prise en charge des clients et des freelances.

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Plus important encore, Rentman permet à Last Wave Productions de se concentrer sur ce que l'entreprise fait de mieux : organiser des événements exceptionnels et bâtir des relations durables. 

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