Organize : planifiez, suivez et budgétisez tous vos travaux de pré- et post-production

Chaque événement en direct comporte une part de travail que personne ne voit. Avant l'ouverture des portes, quelqu'un dessine un décor de scène, relance un client pour obtenir sa validation, briefe l'atelier et élabore le planning qui régira la journée. Une fois la dernière caisse rangée, il reste toujours quelqu'un pour enregistrer les dernières heures et clore le projet. C'est un vrai travail, qui demande de vraies heures. Jusqu'à présent, l'essentiel se passait en dehors de Rentman : sur une feuille de calcul, un outil de gestion des tâches distinct et dans de longs échanges d'e-mails.

C'est justement là que se cachent les coûts invisibles. Lorsque les heures de préparation et de rangement ne sont suivies nulle part, vous ne voyez pas comment un projet avance réellement. Impossible alors de savoir si le prix indiqué dans votre devis couvre bien le travail effectué.

Découvrez Organize, un nouveau produit qui intègre tout ce travail de pré- et de post-production dans Rentman, juste à côté de votre parc matériel, de votre personnel et de vos finances. Planifiez chaque tâche pour ne rien laisser passer, suivez l'avancement de toute votre équipe et mesurez le temps que votre travail demande vraiment. Vous pourrez ainsi établir vos devis, vos plannings et vos factures à partir de données réelles plutôt que d'estimations.

Vous pouvez désormais :

• Planifier toutes vos tâches de pré- et post-production au même endroit, de la conception et des montages en atelier au suivi client et au travail administratif.
• Voir ce qui avance et ce qui prend du retard sur des tableaux visuels partagés, par projet, par équipe ou par personne.
• Suivre les heures réellement consacrées à la préparation et au démontage par rapport au temps planifié pour chaque tâche.
• Facturer ce travail comme un Service payant sur vos devis et suivre vos marges à partir de données réelles.

Comment utiliser Organize dans Rentman

Prenons l'exemple de la construction d'une scène pour le festival d'été d'un client fidèle. Il y a le travail de conception à vendre, une construction à planifier, des heures à suivre et une marge à préserver. Voici comment se déroule ce travail de pré et post-production dans Organize, du premier devis au suivant.

Créez le projet et chiffrez le travail facturable

Démarrez le projet comme vous le faites toujours : renseignez les informations, le matériel et le personnel necessaires. Vous indiquez le travail de conception et de construction de décor que vous souhaitez facturer sous forme de service : attribuez-lui un prix, un tarif horaire et un temps budgété, puis il apparaîtra sur le devis dans une section dédiée. Le client verra ainsi l'étendue exacte de ce qu'il paie et les heures de planification et de conception, autrefois offertes, figureront désormais sur le devis.

Astuce : s'il s'agit d'une prestation que vous vendez souvent, enregistrez-la comme service par défaut et réutilisez-la sur votre prochain projet. Définissez une fois pour toutes les tâches associées à un service par défaut : chaque fois que vous ajouterez ce service à un projet, ces tâches seront créées en même temps.

Une fois le projet confirmé, répartissez le travail en tâches

Le devis est signé : le travail commence. Ajoutez chaque aspect du travail dans l'onglet Tâches du projet : conception de la scène, validation par le client, construction du décor, préparation du montage et clôture du projet après l'événement. Attribuez à chacune un responsable, une échéance et un temps planifié, c'est-à-dire les heures que vous prévoyez pour la faire. Reliez ensuite les tâches facturables au service correspondant, pour que leurs heures y soient regroupées.

Partagez le tableau de projet avec toutes les personnes impliquées, y compris le designer freelance et l'équipe d'atelier, pour que chacun travaille à partir du même plan.

Astuce : regroupez les tâches du tableau par statut pour gérer le projet en suivant vos processus de travail, ou par responsable pour identifier d'un seul coup d'œil qui est surchargé.

Suivez le temps réellement passé sur vos tâches

Jusqu'ici, cette partie du travail restait invisible. Au fil du projet, votre équipe enregistre désormais ses heures directement sur ses tâches, depuis son ordinateur ou l'application Rentman. Chaque tâche affiche le temps planifié que vous avez défini, juste à côté des heures réellement passées. Ainsi, lorsque le travail de conception prend plus de temps que prévu, vous le constatez quand il est encore possible d'agir, et non des semaines plus tard, quand les chiffres ne concordent plus.

Astuce : passez le tableau en mode liste et activez l'affichage « Temps suivi » pour comparer, tâche par tâche, le temps planifié et les heures réellement passées sur l'ensemble du projet.

Analysez vos finances : coût et prix de vente

Comme les heures enregistrées sur ces tâches sont rattachées à un service, vous visualisez la marge réelle du travail que vous avez vendu. Comparez le montant facturé au coût réel et vous saurez si le prix couvrait bien le projet ou dans quelle mesure il a affecté votre marge.

Chiffrez et planifiez le projet suivant avec plus de précision

Quelques mois plus tard, un briefing similaire arrive pour un autre festival. Au lieu d'estimer les heures de préparation au hasard, vous ouvrez le projet terminé et vous voyez exactement ce qu'il a demandé : les heures réelles consacrées à la conception, à la construction et à la finalisation. Vous établissez le devis suivant à partir de ce qui s'est réellement passé et vous remportez le projet en sachant que la marge est bien réelle.

Chaque projet que vous réalisez laisse une trace du coût réel de votre travail. Vos devis gagnent en précision, vos marges se maintiennent et moins d'heures passent à la trappe.

Tout le travail ne repose pas sur un seul projet

Toutes vos activités ne sont pas forcément liées à un projet. Le travail interne, administratif, de bureau, qui fait tourner l'entreprise, peut aussi être transformé en tâches, avec les mêmes responsables, échéances et temps planifiés. Le travail qui restait jusque-là dans la tête de quelqu'un ou sur une liste à part est enfin intégré au reste.

Toutes les tâches se trouvent dans le module Tâches : un seul endroit pour l'ensemble de votre travail, qu'il soit lié à un projet ou non. En soi, un tableau de tâches n'est qu'une façon de les visualiser. Le tableau de projet que vous venez de créer répond à la question « où en est ce projet ? » : un seul projet, avec toutes les équipes impliquées. Un tableau d'équipe permet de répondre à la question « sur quoi mon équipe travaille-t-elle cette semaine ? » en regroupant dans un seul aperçu les tâches d'une équipe réparties sur l'ensemble des projets. Imaginons que votre équipe de conception doive réaliser une scénographie pour un festival, un rendu de stand pour un autre client et qu’elle attende la validation d’un client : au lieu de devoir passer au crible trois projets distincts, elle ouvre un seul tableau et visualise d’un seul coup d’œil son programme de la semaine.

Lancez-vous avec Organize

Organize est disponible dès maintenant, à partir de 14 €/$ par power user. Si vous utilisez déjà Rentman, démarrez un essai gratuit depuis votre espace de travail. Si vous découvrez Rentman, commencez votre essai gratuit de 30 jours avec Organize inclus.

Remarque : pour accéder aux services dans Organize, vous avez besoin de l'extension Devis & facturation.

Pour une présentation pas à pas, consultez notre guide complet d'Organize ou demandez de l'aide à votre CSM ou à l'équipe support Rentman.