Organize: plan, volg en budgetteer je pre- en postproductie

Bij elk live-event zijn er werkzaamheden die niemand ziet. Voorafgaand tekent iemand een podiumontwerp, gaat achter de goedkeuring van de klant aan, geeft de werkplaats instructies en maakt een planning waardoor de dag soepel verloopt. En nadat de laatste case is ingepakt, is er nog altijd iemand die alle uren registreert en het project afsluit. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd en kosten tijd. Tot nu toe gebeurde dit vooral buiten Rentman: in een spreadsheet, een aparte takentool en gesprekken via e-mail.

Juist deze werkzaamheden kosten je stiekem geld. Als de uren voor voorbereiding en afronding nergens worden bijgehouden, zie je niet hoe een project er echt voor staat. En weet je ook niet of de prijs op je offerte dekkend is voor de daadwerkelijke uitgevoerde werkzaamheden.

Maak kennis met Organize: een nieuw product dat alle pre- en post-productiewerkzaamheden naar Rentman brengt, direct naast je inventaris, crew en financiën. Plan elke taak zodat er niets blijft liggen, volg de voortgang van je hele team en houd bij hoeveel tijd het werk kost. Zo maak je offertes, planningen en facturen op basis van wat er uitgevoerd is, in plaats van een schatting.

Met Organize:

• Plan je elke pre- en post-productietaak op één plek. Van ontwerp en bouw in de werkplaats tot klantopvolging en kantoorwerkzaamheden.
• Krijg je inzicht in wat er op schema ligt en wat achterloopt op gedeelde visuele borden, per project, team of persoon.
• Houd je bij hoeveel uur de voorbereiding en afronding echt kosten, afgezet tegen de geplande tijd per taak.
• Breng je werkzaamheden in rekening als factureerbare Service op je offertes en volg je marges op basis van echte data.

Zo gebruik je Organize in Rentman

Neem bijvoorbeeld de bouw van een podium voor een zomerfestival van een terugkerende klant. Er zijn ontwerpwerkzaamheden om te verkopen, de bouw om in te plannen, uren om bij te houden en een marge om te beschermen. Zo verloopt dat werk vóór en na de productie in Organize, van de eerste offerte tot de volgende.

Zet het project op en offreer het factureerbare werk

Start het project zoals altijd: vul de gegevens in en voeg materiaal en personeel toe. Zet de ontwerp- en bouwwerkzaamheden die je in rekening brengt erbij als Service: geef het een prijs, een kostentarief per uur en een begrote tijd, zodat het onderdeel wordt van de offerte.Klanten zien precies waarvoor ze betalen en de planning- en ontwerpuren die vroeger gratis waren, staan nu op de offerte.

Tip: verkoop je dit werk regelmatig? Sla het op als standaard Service en gebruik het opnieuw bij je volgende project. Voeg één keer een set taken toe aan een standaard Service. Wanneer je de Service aan een project toevoegt, worden deze taken meteen aangemaakt.

Zodra het project bevestigd is, verdeel je het werk in taken

De offerte is getekend, nu begint het echte werk. Voeg elk onderdeel toe als taak op het tabblad Taken van het project: het podiumontwerp maken, akkoord van de klant krijgen, het decor bouwen, de load-in voorbereiden en de afronding achteraf. Geef elke taak een eigenaar, deadline en geplande tijd: de uren die je verwacht nodig te hebben.Koppel de factureerbare taken aan de bijbehorende Service, zodat alle uren daarin samenkomen.

Deel het projectbord met iedereen die aan het project werkt, inclusief de freelance ontwerper en de werkplaatscrew, zodat iedereen vanuit dezelfde planning werkt.

Tip: Groepeer het bord op status en krijg inzicht in de vordering van het project. Of groepeer op toegewezen persoon en zie in één oogopslag wie te veel op zijn bord heeft.

Houd bij hoeveel tijd werkzaamheden echt kosten

Dit onderdeel bleef tot nu toe onzichtbaar. Terwijl je team de werkzaamheden uitvoert, schrijven ze hun uren direct op taken, vanaf hun bureau of in de Rentman-app. Bij elke taak zie je de geplande tijd naast de werkelijk bestede uren. Loopt het werk van de ontwerper uit, dan zie je dat op tijd om er nog iets aan te doen. Niet pas weken later als de cijfers niet kloppen.

Tip: Zet het bord op lijstweergave en kies een weergave met geregistreerde tijd. Zo zie je voor het hele project de geplande tijd naast de bestede uren, taak voor taak.

Beheer je financiën: kosten versus prijs

Omdat de uren die je op taken registreert samenkomen in de Service, zie je de echte marge op het werk dat je hebt verkocht. Vergelijk wat je in rekening bracht met de daadwerkelijk kosten. Zo weet je of de prijs dekkend is of hoeveel marge het heeft gekost.

Het volgende project nauwkeuriger offreren en plannen

Maanden later komt er een vergelijkbare aanvraag voor een festival binnen. In plaats van de voorbereidingsuren te schatten, open je het afgeronde project en zie je precies wat het kostte: de daadwerkelijk besteedde uren aan ontwerp, bouw en afronding. Je offreert het volgende project op basis van actuele gegevens en weet dat de marge klopt.

Bij elk project leg je de daadwerkelijke kosten vast. Zo worden je volgende offertes nauwkeuriger, blijven je marges op peil en gaan er minder uren verloren.

Niet alles hoort bij één project

Niet alle werkzaamheden horen bij één evenement. Interne klussen, administratie, kantoorwerkzaamheden die het bedrijf draaiende houden: ook dat kunnen taken zijn, met dezelfde eigenaren, deadlines en geplande tijd. Werk dat vroeger in iemands hoofd zat of op een apart lijstje stond, leg je nu vast bij alle andere werkzaamheden.

Elke taak staat in de Takenmodule, zodat alles op één plek staat, met of zonder project. Op een takenbord krijg je inzicht in alle werkzaamheden. Het projectbord beantwoordt de vraag "hoe gaat het met dit project?": één project, met alle teams die eraan werken. Een teambord beantwoordt de vraag "waar werkt mijn team deze week aan?", door de taken van één team uit alle projecten samen te brengen in één weergave. Bijvoorbeeld: je designteam moet een podiumontwerp voor een festival afronden, een render voor een andere klant maken en er is goedkeuring nodig van een klant. In plaats van door drie losse projecten te spitten, openen ze één bord en zien hun hele week in één oogopslag.

Aan de slag met Organize

Organize is nu beschikbaar, vanaf €/$14 per power user. Ben je al klant bij Rentman? Start een gratis proefperiode vanuit je workspace. Ben je nieuw bij Rentman? Start je gratis proefperiode van 30 dagen, inclusief Organize.

Let op: je hebt de Offertes & Facturatie add-on nodig om Services binnen Organize te gebruiken.

Wil je stap voor stap door alles heen? Bekijk onze complete gids voor Organize, of neem contact op met je CSM of het supportteam van Rentman voor hulp.