Organize: planifica, controla y elabora presupuestos de todo tu trabajo de preproducción y posproducción

En todo evento en directo hay una parte del trabajo que nadie ve. Antes de que se abran las puertas, alguien está diseñando el escenario, esperando la aprobación del cliente, dando instrucciones al taller y creando el plan que hará que todo salga bien ese día. Una vez embalada la última caja, alguien sigue registrando las últimas horas y cerrando el proyecto. Es trabajo real y requiere horas reales. Hasta ahora, la mayor parte ocurría fuera de Rentman: en una hoja de cálculo, en una herramienta de tareas aparte y en unos cuantos hilos de correo electrónico interminables.

Esa es la parte que, sin que te des cuenta, supone un gasto. Cuando las horas de preparación y cierre no se registran en ningún sitio, no puedes ver cómo va realmente un proyecto, ni saber si el presupuesto que ofreciste cubría el trabajo que realmente hiciste.

Te presentamos Organize, un nuevo producto que integra todo ese trabajo de preproducción y posproducción en Rentman, junto a tu inventario, tu personal y tus finanzas. Planifica cada tarea para que nada se te escape, comprueba el progreso de todo tu personal y haz un seguimiento del tiempo empleado, para que puedas calcular presupuestos, planificar y facturar basándote en cifras reales en lugar de en estimaciones.

Ahora puedes:

• Planifica cada tarea de preproducción y posproducción en un solo lugar, desde el diseño y los montajes en taller hasta el seguimiento con clientes y el trabajo de oficina.
• Consulta qué va según lo previsto y qué va con demora en los paneles visuales compartidos, ya sea por proyecto, departamento o persona.
• Registra las horas reales que conllevan la preparación y el cierre, comparadas con el tiempo planificado para cada tarea.
• Cobra ese trabajo como un Servicio facturable en tus presupuestos y lleva un seguimiento de tus márgenes a partir de datos reales.

Cómo utilizar Organize en Rentman

Imagina el montaje de un escenario para el festival de verano de un cliente habitual. Hay trabajo de diseño que vender, un montaje que planificar, horas que registrar y un margen que proteger. Así funciona ese trabajo de preproducción y posproducción en Organize, desde el primer presupuesto hasta el siguiente.

Configurar el proyecto y calcular el trabajo facturable

Empieza el proyecto como siempre: configura los datos, el inventario y el personal. Añade el trabajo de diseño y de montaje que vas a cobrar como un Servicio: asígnale un precio, una tarifa de costes por hora y un tiempo presupuestado, y aparecerá en el presupuesto en su propia sección. El cliente ve con total transparencia lo que está pagando; así, las horas de planificación y diseño que antes se regalaban ahora figuran en el presupuesto.

Consejo: si se trata de un trabajo que vendes a menudo, guárdalo como un Servicio predeterminado y reutilízalo en el próximo proyecto. Asigna una vez a ese Servicio predeterminado su conjunto de tareas y, cada vez que lo añadas a un proyecto, dichas tareas se crearán automáticamente con él.

Una vez confirmado, divide el trabajo en tareas

El presupuesto está firmado; ahora empieza el trabajo. Añade cada parte del trabajo como una tarea en la pestaña Tareas del proyecto: diseñar el escenario, conseguir la aprobación del cliente, construir la escenografía, preparar la carga y gestionar el cierre posterior. Asigna a cada una un responsable, una fecha límite y un un tiempo planificado (las horas que esperas que lleve), y vincula las tareas facturables a cada Servicio para que sus horas se contabilicen en él.

Comparte el panel del proyecto con todos los que participan en el trabajo, incluidos el diseñador autónomo y el personal del taller, para que todos trabajen siguiendo el mismo plan.

Consejo: agrupa el panel por estado para gestionar el proyecto como si fuera una cadena de trabajo, o por responsable para ver rápidamente quién tiene demasiada carga de trabajo.

Registra el tiempo real que conlleva el trabajo

Esta es la parte que hasta ahora era invisible. A medida que tu personal trabaja, puede registrar las horas directamente en sus tareas, desde el escritorio o desde la app de Rentman. Cada tarea muestra el tiempo planificado que fijaste junto a las horas reales empleadas. Así, cuando el trabajo del diseñador se alarga, lo ves mientras aún hay margen para reaccionar, y no semanas después, cuando las cuentas ya no cuadran.

Consejo: pasa el panel a la vista de lista y aplica un filtro de tiempo registrado para revisar el proyecto en formato de tiempo planificado frente a tiempo registrado, tarea por tarea.

Revisa tu contabilidad: coste frente a precio

Dado que las horas registradas en esas tareas se suman al Servicio, puedes ver el margen real del trabajo que has vendido. Compara lo que has cobrado con lo que realmente te ha costado y sabrás si el precio ha cubierto el trabajo o en qué medida ha afectado a tu margen.

Elabora presupuestos y planifica el siguiente proyecto con mayor precisión

Meses después, te llega un encargo similar para un festival. En lugar de estimar las horas de preparación, abres el proyecto finalizado y ves exactamente cuánto tiempo se invirtió: las horas reales de diseño, de montaje y de cierre. Elaboras el presupuesto para el siguiente a partir de datos reales y te adjudicas el encargo sabiendo que el margen es real.

Cada proyecto que gestionas deja un registro de su coste real, por lo que tus presupuestos son más precisos, mantienes tus márgenes y se pierden menos horas sin contabilizar.

No todo pertenece a un solo proyecto

No todo tu trabajo forma parte de un evento. Los trabajos internos, las tareas administrativas y las de oficina que mantienen la empresa en marcha también pueden ser tareas con los mismos responsables, fechas límite y tiempo planificado, de modo que el trabajo que antes solo existía en la cabeza de alguien o en una lista secundaria queda registrado junto con todo lo demás.

Todas las tareas están en el módulo Tareas, así que hay un único sitio donde se agrupa el trabajo, sea de un proyecto o no. Desde allí, un panel de tareas no es más que una forma de visualizarlas. El panel de proyecto que acabas de crear responde a la pregunta «¿Cómo va este proyecto?» para uno en concreto, para todos los empleados que forman parte de él. Un panel de personal responde a la pregunta «¿En qué está trabajando mi personal esta semana?» al reunir sus tareas, procedentes de todos los proyectos, en una única vista. Imagina que tu departamento de diseño tiene que entregar un diseño para este festival, un renderizado de un puesto para otro cliente y esperar la aprobación de otro: en lugar de tener que rebuscar en tres proyectos distintos, abren un solo panel y así pueden ver toda su semana rápidamente.

Empieza a trabajar con Organize

Organize ya está disponible, desde 14 €/$ por usuario avanzado. ¿Eres cliente de Rentman? Activa una prueba gratuita desde tu espacio de trabajo. Si eres nuevo, disfruta de tus 30 días gratis con Organize incluido.

Nota: para acceder a los Servicios como parte de Organize, necesitas el complemento Presupuestos y facturación.

Para conocer el proceso paso a paso, consulta nuestra guía completa de Organize o ponte en contacto con tu gestor de cuentas (CSM) o con el personal de soporte de Rentman para obtener ayuda.