Organize: Plane, verfolge und budgetiere alle Aufgaben der Vor- und Nachproduktion

Hinter jeder Live-Veranstaltung steckt Arbeit, die niemand sieht. Bevor die Türen eines Events aufgehen, muss jemand das Bühnendesign entwerfen, Freigaben einholen, die Werkstattarbeiten koordinieren und das Drehbuch für einen reibungslosen Ablauf erstellen. Und nachdem das letzte Case gepackt ist, müssen die Stunden noch eingetragen und das Projekt abgeschlossen werden. Diese Arbeit wird nur selten erfasst und meistens außerhalb von Rentman in einem Spreadsheet, einem separaten Tool für Aufgaben und unübersichtlichen E-Mail-Threads.

Genau dies nagt langsam an deinem Gewinn. Wenn die Stunden für Vorbereitung und Nachbereitung nicht erfasst werden, ist es schwierig, den tatsächlichen Status eines Projekts einzusehen, und du hast keine Möglichkeit festzustellen, ob der Preis im Angebot die tatsächliche Arbeit abdeckt.

Deshalb haben wir Organize entwickelt: ein neues Produkt, das die Vor- und Nachproduktion direkt in Rentman integriert – genau dort, wo du bereits Inventory, Crew und Finanzen steuerst. Plane jede Aufgabe, damit nichts untergeht, behalte den Fortschritt des Projekts im Blick und erfasse die Zeit für die geleistete Arbeit. So kannst du Projekte auf Basis von echten Zahlen kalkulieren, planen und abrechnen.

Ab sofort kannst du:

• Alle Aufgaben der Vor- und Nachproduktion planen: vom Entwurf über die Fertigung in der Werkstatt bis hin zur Kundenbetreuung und administrativen Aufgaben.
• Auf gemeinsamen visuellen Boards überprüfen, was planmäßig verläuft und welche Aufgaben im Verzug sind: gefiltert nach Projekt, Team oder Person.
• Zeit für die Vor- und Nachbereitungsarbeiten erfassen und mit der pro Aufgabe geplanten Zeit vergleichen.
• Diese Arbeit in deinen Angeboten als Service abrechnen und Margen mithilfe von Echtzeitdaten verfolgen.

So nutzt du Organize in Rentman

Nehmen wir zum Beispiel den Bühnenbau für das Sommerfestival eines Stammkunden: Es gibt Designarbeiten zu erledigen, den Aufbau zu planen, Arbeitsstunden zu erfassen und die Margen zu überprüfen. In Rentman Organize kannst du alle diese Aufgaben der Vor- und Nachproduktion vom ersten Angebot bis zur Endabrechnung verwalten.

Projekt einrichten und Services abrechnen

Du startest das Projekt wie gewohnt und fügst Informationen, Inventory und Crew hinzu. Die Design- und Aufbauarbeit, die du abrechnen möchtest, legst du als Service an: mit Preis, Stundenkostensatz und Zeitbudget. Die Services erscheinen in einem eigenen Abschnitt im Angebot. So sieht der Kunde genau, wofür er bezahlt, und die Stunden für Planung und Design, die früher oft nicht berechnet wurden, sind jetzt im Angebot aufgeführt.

Tipp: Speichere Arbeiten, die du häufig verkaufst, als Standard-Service und verwende sie im nächsten Projekt ganz einfach erneut. Weise einem Standard-Service einmalig einen eigenen Satz von Aufgaben zu. Jeses Mal, wenn du den Service zu einem Projekt hinzufügst, werden diese Aufgaben automatisch übernommen.

Sobald alles bestätigt ist, kannst du die Arbeit in einzelne Aufgaben aufteilen.

Dein Angebot wurde akzeptiert, die Arbeit kann beginnen. Füge alle Aufgaben unter dem Tab Aufgaben des Projekts hinzu: der Entwurf des Bühnendesigns, die Kundenabnahme, der Bau des Bühnenbilds, Aufbauvorbereitungen und der Abbau nach der Veranstaltung. Weise jeder Aufgabe eine verantwortliche Person, eine Deadline und eine geplante Zeit (die Stunden, die dafür voraussichtlich benötigt werden) zu und verknüpfe die Aufgaben mit einem Service. Dort werden alle Stunden zusammengefasst.

Teile das Projekt-Board mit allen am Projekt Beteiligten, einschließlich des Freelance-Designers und der Werkstatt-Crew, damit alle nach demselben Plan arbeiten.

Tipp: Gruppiere das Board nach Status für eine Pipeline-Übersicht, oder nach zuständiger Person, um auf einen Blick zu sehen, wer zu viel zu tun hat.

Erfasse, wie lange die Arbeit tatsächlich gedauert hat.

Bisher konnte nur schwer ermittelt werden, wie lange die Arbeit tatsächlich gedauert hat. In Rentman Organize kann dein Team die Arbeitsstunden direkt für die jeweiligen Aufgaben erfassen – entweder am Desktop oder über die Rentman-App. Bei jeder Aufgabe wird die von dir geplante Zeit neben den tatsächlich aufgewendeten Stunden angezeigt. Wenn die Arbeit des Designers länger dauert als geplant, siehst du dies direkt in Echtzeit und kannst bei Bedarf etwas dagegen unternehmen.

Tipp: Wechsle zur Listenansicht und wähle die Ansicht „Erfasste Zeit“ aus, um für das gesamte Projekt die geplante und die tatsächliche Zeit Aufgabe für Aufgabe zu vergleichen.

Finanzen prüfen: Kosten im Vergleich zum Preis

Da die erfassten Stunden in den Service mit einfließen, kannst du die tatsächlichen Margen der von dir verkauften Leistungen ermitteln. Vergleiche die Berechnung mit den Kosten, um zu sehen, ob der Preis die geleistete Arbeit abdeckt und wie es um deine Margen steht.

Das nächste Projekt genauer kalkulieren und planen

Monate später erhältst du eine Anfrage für ein ähnliches Projekt. Jetzt musst du die Vorbereitungszeit nicht mehr schätzen, sondern kannst einfach das fertige Projekt öffnen. Dort siehst du genau, wie viele Stunden du für Design, Umsetzung und Nachbearbeitung gebraucht hast. So erstellst du das nächste Angebot auf Basis echter Daten und kalkulierst eine Marge, die wirklich stimmt.

Für jedes Projekt wird erfasst, was dich die Arbeit wirklich gekostet hat, sodass du genauere Angebote erstellen und deine Marge sichern kannst. Außerdem gibt es weniger unbezahlte Stunden.

Eine Aufgabe kann zu mehreren Projekten gehören

Nicht alle Aufgaben sind an eine Veranstaltung gebunden: Interne, Verwaltungs- und administrative Aufgaben etwa haben auch eine verantwortliche Person, Deadlines und geplante Zeiten. In Organize kann auch diese Arbeit, die früher nur im Kopf existierte oder auf einer Randnotiz stand, zusammen mit allem anderen erfasst werden.

Alle Arbeiten befinden sich direkt im Aufgaben-Modul. So gibt es einen zentralen Ort für alle Aufgaben, egal ob diese an ein Projekt gebunden sind oder nicht und das Aufgabenboard bietet eine praktische Übersicht. Das Board, das du gerade erstellt hast, gibt Antwort auf die Frage „Wie läuft das Projekt?“ und gibt allen Teams eine Übersicht über das Projekt. Das Team-Board beantwortet die Frage „Woran arbeitet mein Team diese Woche?“, indem es die Aufgaben eines Teams aus allen Projekten in einer einzigen Ansicht zusammenfasst. Muss dein Design-Team für ein Festival zum Beispiel ein Bühnendesign entwerfen, für einen anderen Kunden einen Stand-Render anfertigen und wartet außerdem auf die Freigabe eines Kunden? Anstatt drei separate Projekte zu durchsuchen, öffnen sie einfach ein Board und erhalten so auf einen Blick eine Übersicht über ihre gesamte Woche.

Jetzt mit Organize loslegen

Organize ist ab sofort verfügbar, ab 14 €/$ pro Power-User. Als Rentman-Kunde kannst du die kostenlose Testphase direkt in deinem Workspace starten. Du bist neu bei Rentman? Dann starte deine 30-tägige kostenlose Testphase inklusive Organize.

Hinweis: Um Services als Teil von Organize nutzen zu können, brauchst du die Erweiterung Angebote & Rechnungen.

In unserem vollständigen Leitfaden zu Organize findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Wenn du Hilfe brauchst, wende dich einfach an deinen CSM oder das Support-Team von Rentman.