Organize: pianifica, monitora e definisci il budget di tutte le attività di preproduzione e postproduzione

In ogni evento live c'è una parte di lavoro che nessuno vede. Prima che si aprano le porte, qualcuno realizza il design del palco, sollecita l’approvazione del cliente, prepara il briefing per l’officina e definisce il piano che permetterà alla giornata di svolgersi senza intoppi. Dopo che l’ultimo flight case è stato chiuso e preparato, c'è ancora chi registra le ultime ore e chiude il progetto. È lavoro a tutti gli effetti e richiede tempo. Fino a oggi, però, si è svolto in gran parte fuori da Rentman: tra fogli di calcolo, uno strumento separato per gli incarichi e lunghe catene di e-mail.

È proprio lì che i costi si accumulano senza che te ne accorga. Se le ore dedicate alla preparazione e alla chiusura non vengono registrate, non puoi sapere come sta procedendo realmente un progetto né verificare se il prezzo indicato nel preventivo copre tutto il lavoro effettivamente svolto.

Scopri Organize, il nuovo prodotto che porta in Rentman tutto il lavoro di preproduzione e postproduzione, insieme all’inventario, al personale e ai dati finanziari. Organizza gli incarichi, segui i progressi del team e monitora le ore lavorate per creare preventivi, pianificare e fatturare sulla base di ciò che è realmente accaduto.

Ora puoi:

• Pianificare ogni incarico di preproduzione e postproduzione in un unico posto: dalla progettazione alle lavorazioni in officina, dai follow-up con i clienti al lavoro d'ufficio.
• Vedere quali attività procedono secondo i piani e quali sono in ritardo nelle schede visive condivise, per progetto, team o persona.
• Monitorare le ore effettivamente dedicate alle attività di preparazione e chiusura e confrontarle con il tempo pianificato per ogni incarico.
• Inserire quel lavoro nei preventivi come Servizio fatturabile e monitorare i margini sulla base di dati reali.

Come usare Organize su Rentman

Prendiamo come esempio l’allestimento di un palco per il festival estivo di un cliente abituale. Ci sono attività di progettazione da fatturare, un allestimento da pianificare, ore da monitorare e un margine da proteggere. Ecco come Organize permette di gestire questo lavoro di preproduzione e postproduzione, dal primo preventivo fino a quello successivo.

Configura il progetto e inserisci nel preventivo il lavoro fatturabile

Avvia il progetto come fai sempre, inserendo i dettagli, l'inventario e il personale. Inserisci il lavoro di progettazione e di costruzione della scenografia che intendi addebitare come Servizio: gli assegni un prezzo, un costo orario e un budget di tempo, e finisce nel preventivo in una sezione dedicata.Il cliente vede l'intera portata di ciò per cui sta pagando e le ore di pianificazione e progettazione che prima erano gratuite ora sono nel preventivo.

Suggerimento: se è un lavoro che vendi spesso, salvalo come Servizio predefinito e riutilizzalo nel progetto successivo. Associa una serie di incarichi a un Servizio predefinito: ogni volta che aggiungi il Servizio a un progetto, gli incarichi verranno creati automaticamente insieme a esso.

Una volta confermato il preventivo, suddividi il lavoro in incarichi

Il preventivo è stato firmato: ora può iniziare il lavoro. Aggiungi ogni aspetto del lavoro come incarico nella sezione Incarichi del progetto: realizzare il design del palco, ottenere l'approvazione del cliente, costruire la scenografia, preparare il load-in e gestire la chiusura al termine. Assegna a ciascuno un responsabile, una scadenza e un tempo pianificato, cioè le ore che prevedi di impiegare, e collega quelli fatturabili al rispettivo Servizio, così le loro ore confluiscono al suo interno.

Condividi la scheda attività del progetto con tutte le persone coinvolte, compresi il designer freelance e il personale dell’officina, così tutti potranno lavorare sulla base dello stesso piano.

Suggerimento: raggruppa gli incarichi per stato per gestire il progetto come un flusso di lavoro oppure per assegnatario per individuare subito chi ha un carico di lavoro eccessivo.

Registra le ore effettivamente dedicate al lavoro

Questa è la parte del lavoro che finora non era possibile misurare. Mentre lavora, il tuo team può registrare le ore direttamente sui propri incarichi, dal computer o dall'app Rentman. Ogni incarico mostra il tempo pianificato che hai impostato accanto alle ore effettivamente impiegate. Così, quando il lavoro del designer richiede più tempo del previsto, te ne accorgi mentre c'è ancora tempo per intervenire, non settimane dopo, quando i conti non tornano.

Suggerimento: passa alla visualizzazione a elenco e applica la vista "Tempo registrato" per confrontare, incarico per incarico, il tempo pianificato con le ore effettive dell'intero progetto.

Controlla i dati finanziari: costo a confronto con il prezzo

Poiché le ore registrate sugli incarichi confluiscono nel Servizio, puoi vedere il margine effettivo sul lavoro venduto. Confronta l’importo addebitato al cliente con il costo reale per verificare se il prezzo copre il lavoro svolto e quanto incide sul margine.

Prepara il preventivo e pianifica il progetto successivo con più precisione

Alcuni mesi dopo ricevi il brief per un festival simile. Invece di stimare nuovamente le ore di preparazione, apri il progetto concluso e verifichi quanto tempo è stato realmente necessario per la progettazione, la costruzione e le attività finali. Prepari il preventivo successivo sulla base di dati reali e ti aggiudichi il lavoro sapendo che il margine è realistico.

Ogni progetto che gestisci lascia una traccia di quanto costa davvero il lavoro: i tuoi preventivi diventano più precisi, i margini restano solidi e meno ore rimangono escluse dal calcolo.

Non tutto il lavoro riguarda un singolo progetto

Alcune attività non sono associate a un evento specifico. Lavori interni, attività amministrative e attività d'ufficio che permettono all'azienda di funzionare: anche queste possono diventare incarichi, con gli stessi responsabili, scadenze e tempi pianificati. Così anche le attività che prima venivano tenute a mente o annotate in elenchi separati vengono registrate insieme a tutto il resto.

Ogni incarico si trova nel modulo Incarichi: c’è un unico posto per tutti gli incarichi, che siano collegati o meno a un progetto. Da qui, una scheda attività è semplicemente uno strumento per visualizzare il lavoro. La scheda di progetto appena creata mostra l’andamento di un singolo progetto e il lavoro di tutti i team coinvolti. Una scheda del team mostra tutte le attività a cui sta lavorando un determinato team durante la settimana, raccogliendo in un’unica panoramica gli incarichi provenienti da tutti i progetti. Se il team Design deve consegnare il design di un palco, preparare il render di uno stand per un altro cliente e ha anche un’attività in attesa dell’approvazione del cliente, può riunire tutto in un’unica scheda anziché cercare nei singoli progetti.

Inizia a usare Organize

Organize è disponibile da oggi, a partire da 14 €/$ per utente avanzato. Se sei già cliente Rentman, puoi avviare una prova gratuita direttamente dal tuo spazio di lavoro. Se invece non utilizzi ancora Rentman, inizia una prova gratuita di 30 giorni con Organize incluso.

Nota: per accedere alla funzionalità Servizi di Organize è necessario il componente aggiuntivo Preventivi & Fatture.

Per una procedura dettagliata, consulta la guida completa a Organize oppure contatta il tuo CSM o il team di assistenza di Rentman.