Mise à jour des horaires d'équipements : planifiez votre matériel au rythme de vos projets
Dans la réalité, tous les équipements d’un projet ne sont pas nécessaires au même moment. Prenons l’exemple d’un festival de cinq jours : les structures d’éclairage partent dès le lundi pour le montage, les projecteurs du même groupe « Scène principale » ne sont nécessaires qu’à partir du mercredi, et une partie du matériel de rigging revient dès le jeudi. Jusqu'à présent, tous les articles d'un groupe d'équipements partageaient une seule période de planification : votre planification suivait donc les horaires du groupe, et non la réalité du terrain.
Depuis toujours, nous concevons Rentman avec vous, nos utilisateurs et utilisatrices. Et vous avez été nombreux à nous faire part du même besoin : pouvoir planifier votre matériel plus librement, en fonction des besoins de vos projets. À partir du 26 octobre, la mise à jour des horaires d'équipements répond à cette demande dans Rentman : vous pouvez définir les horaires d'équipements par article, et plus seulement par groupe.
Vous pouvez désormais :
- Attribuez à chaque équipement ses propres horaires, pour qu'il suive la réalité du terrain, et non du groupe
- Gardez une disponibilité fiable, afin que les équipements dont vous n'avez pas encore besoin restent libres pour d'autres missions
- Conservez des devis bien structurés, dans les groupes d'équipements que vous aviez prévus
- Offrez à votre entrepôt une vue claire au jour le jour de ce qui sort et de ce qui revient
Construite à partir de vos retours
Vos retours pointaient toujours la même situation : des projets sur plusieurs jours, où les articles d'un même groupe sortent et reviennent à des dates différentes. Pour leur attribuer des horaires distincts, beaucoup d'entre vous répartissaient les équipements dans des groupes supplémentaires. Cette solution fonctionnait, mais elle alourdissait les devis et les bons de préparation, et rendait les disponibilités moins fiables.
Nous avons donc commencé par la planification elle-même, puis nous avons suivi le fil jusqu'à l'entrepôt, aux statuts de vos projets et à vos documents.
Les nouveautés de la mise à jour des horaires d'équipements
Planifier chaque article selon son propre planning
Attribuez à chaque équipement sa propre période de planification et d'utilisation. Choisissez un horaire dans le planning depuis la ligne d'équipement, ou créez-en un nouveau depuis le même menu déroulant. Les articles que vous ne modifiez pas continuent de suivre les horaires par défaut du (sous-)projet : vous ne touchez donc qu'à ce qui diffère.
Retour au festival : les projecteurs peuvent rester dans le groupe « Scène principale » tout en n'étant planifiés que pour le mercredi. Rentman les affiche comme disponibles le lundi et le mardi, ce qui permet de les utiliser d'abord sur une autre mission. Résultat : moins de pénuries et de doubles réservations, et une meilleure utilisation des équipements que vous possédez déjà.
Astuce : besoin de modifier plusieurs articles à la fois ? Sélectionnez-les et modifiez leurs horaires en masse, ou modifiez tout un groupe d'équipements en une seule fois.
Préparer ce qui part aujourd'hui
Une fois la planification d'un sous-projet terminée, marquez-la comme Prêt à préparer : ses listes de préparation apparaissent alors dans l'entrepôt. L'aperçu de l'entrepôt affiche désormais une liste de préparation pour chaque date de sortie ou de retour, chacune sous forme de vignette distincte. Votre personnel ne voit ainsi que ce qui doit être traité ce jour-là.
Voir où en est chaque projet
Les statuts de projet se mettent désormais à jour automatiquement. Un projet passe à En cours dès la sortie du premier article, puis à Exécution terminée une fois que tous ses équipements sont revenus. Lorsque la facturation et la clôture sont terminées, marquez-le comme Terminé. En parallèle, un indicateur de progression de l'entrepôt permet de voir en un seul coup d'œil si un projet suit son cours.
À propos des modèles de documents : si vous utilisez des modèles personnalisés, utilisez le bloc d'équipements pour afficher les horaires de chaque article. Le bloc de groupe d'équipements affiche une seule plage horaire pour l'ensemble du groupe.
Ce qui change pour vos projets existants
Vos projets existants restent inchangés, les horaires des groupes d'équipements étant repris sur chaque article. Si vous n'avez pas besoin d'horaires différents par article, vous pouvez continuer à travailler sans rien changer.
Vous utilisez l'application mobile Rentman ? Assurez-vous que vous et votre équipe utilisez la version 55 ou une version ultérieure. Les versions antérieures n'afficheront pas tous vos projets une fois la mise à jour « Horaires d'équipements » déployée dans votre espace de travail.
Vous utilisez des modèles personnalisés de devis ou de bons de préparation ? Comme les horaires de planification sont désormais liés à chaque article, vos modèles doivent utiliser le bloc "équipement" et non le bloc "groupe d'équipements", pour afficher les horaires. Cela concerne uniquement les nouveaux projets. Les projets déjà en cours ne sont pas affectés.
La suite
À elle seule, cette mise à jour améliorera la précision de votre planification. Elle pose aussi les bases des prochaines évolutions, comme le transfert d'équipements directement d'un projet à un autre, sans retour à l'entrepôt entre les deux. Nous continuerons à la développer pas à pas, avec vous : n'hésitez pas à nous faire part de vos retours.
Se lancer avec la mise à jour des horaires d'équipements
La mise à jour des horaires d'équipements arrive dans les espaces de travail à partir du 26 octobre. Envie d'en savoir plus ? Consultez notre guide de la mise à jour des horaires d'équipements.
Vous préférez la voir en action ? Regardez l'enregistrement du webinaire pour découvrir les changements et les réponses aux questions posées en direct par d'autres utilisateurs et utilisatrices de Rentman.
Des questions ou des idées ? Rejoignez la conversation dans la Rentman Community pour échanger des astuces avec d'autres utilisateurs et utilisatrices, ainsi qu'avec notre équipe.
La mise à jour des horaires d'équipements est disponible pour toutes les personnes utilisant le produit Inventory de Rentman. N'hésitez pas à contacter votre CSM ou l'équipe de support Rentman pour obtenir de l'aide.