Bon de commande RH : créez des bons de commande pour votre personnel

Lorsque vous engagez des freelances ou que vous faites appel à des agences d'intérim, vous avez besoin de documents officiels qui précisent clairement ce que vous leur paierez : non seulement leur tarif horaire, mais aussi les frais d'hôtel, de déplacement, de repas et autres dépenses. Que vous fassiez appel à des techniciens lumière pour un festival de plusieurs jours ou que vous réserviez une équipe complète par le biais d'une agence de recrutement pour un événement d'entreprise, une documentation claire protège les deux parties. Jusqu'à présent, la création de ces documents pour votre personnel impliquait de recourir à des outils externes ou à une préparation manuelle. 

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Les bons de commande RH importent ces informations dans Rentman et vous permettent ainsi de générer facilement des bons de commande pour votre personnel. Assurez une connexion permanente entre tous les éléments, de la budgétisation et de la planification initiales aux bons de commande approuvés, sans avoir à jongler entre les systèmes. 

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Essayez les bons de commande RH dès aujourd'hui pour :

• Générer des bons de commande pour les freelances et les agences de recrutement avec lesquelles vous travaillez
• Indiquer les coûts totaux, y compris les frais supplémentaires tels que les frais d'hôtel, de repas ou de déplacement
• Éviter le double travail en gérant vos bons de commande RH directement dans Rentman
• Fournir aux équipes de finances la documentation leur permettant de faire correspondre les factures aux coûts approuvés

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Comment utiliser les bons de commande RH dans Rentman

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Les bons de commande RH suivent vos flux de travail et vous accompagnent à chaque étape de la planification du personnel :

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Budgétisation des coûts de personnel

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Suivez les dépenses de personnel en parallèle des tarifs de chacun : en plus de payer vos freelances pour leurs activités, vous devez souvent couvrir des frais supplémentaires tels que les hôtels, les déplacements, la nourriture ou les indemnités journalières. Nous vous présentons les Frais du personnel, un nouveau moyen de budgétiser et de suivre ces coûts pour les fonctions planifiées ou l'équipe prévue. 

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Au fur et à mesure que vous préparez votre projet et définissez les fonctions dont vous avez besoin, vous pouvez maintenant ajouter les dépenses liées au personnel sur chaque fonction. Classez-les dans les catégories déplacement, hébergement, restauration ou "autres" (pour les éléments tels que les indemnités journalières). Par exemple, vous pourriez prévoir un budget de 60€ pour la restauration de l'équipe sur un tournage de trois jours ou inclure une allocation de 150€ pour votre technicien lumière venant d'une autre ville. Définissez à la fois le coût (ce que vous paierez) et le prix (ce que vous facturerez) pour chaque type de dépense. Vous pouvez définir ces coûts dans vos fonctions par défaut pour assurer la cohérence entre les projets futurs ou les définir par fonction planifiée au sein de votre projet pour qu'ils restent spécifiques à chaque projet.

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Astuce : explorez le nouvel affichage par défaut "Dépenses" dans l’onglet Équipe & transport pour afficher et modifier vos frais de personnel, par fonction, à partir de l'affichage sous forme de grille.

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Planification de votre personnel

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Une fois vos fonctions définies et l'affectation des membres de personnel commencée, vous avez une autre possibilité pour ajuster les Frais du personnel pour des individus spécifiques. Peut-être que l'un de vos techniciens lumière n'a pas besoin d'hébergement, mais qu'un autre arrive par avion d'une autre ville et a besoin à la fois d'un hôtel et d'un transfert depuis l'aéroport.

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Astuce : utilisez la nouvelle vue par défaut "Frais" dans l’onglet Planification du personnel pour modifier ces dépenses directement, ce qui rend les ajustements rapides, faciles et spécifiques à chaque membre du personnel.

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Création et envoi de vos bons de commande RH

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Une fois votre planification finalisée et les Frais du personnel fixés, il est temps de générer vos bons de commande RH. Que vous fassiez appel à des freelances ou que vous travailliez avec des agences de recrutement qui fournissent plusieurs membres du personnel, vous pouvez générer des bons de commande RH individuellement ou de manière groupée.

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Tout cela vous amène au sous-module Bons de commandes que vous connaissez peut-être déjà. À partir de là, vous pouvez soit approuver vous-même le bon de commande, soit le soumettre à votre processus d'approbation si nécessaire. 

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Une fois le bon de commande approuvé, générez le document final, qui comprendra les détails de la fonction et tous les Frais du personnel si vous les avez ajoutés (remarque : les frais du personnel s'afficheront sur les modèles par défaut. Si vous avez créé votre propre modèle, assurez-vous d'ajouter le module "Répartition des coûts du personnel"). Vous pouvez envoyer ce bon de commande RH directement par e-mail à votre freelance ou à votre agence de recrutement.

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Remarque sur les modèles de bons de commande : nous fournissons un modèle de bon de commande standardisé qui peut servir de point de départ à la plupart des entreprises. Si votre entreprise ou votre localisation implique de répondre à des exigences légales spécifiques, vous pouvez utiliser notre éditeur de modèles de documents pour dupliquer et personnaliser le modèle.

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Besoin de plus d'informations ? Consultez ici notre guide complet sur les bons de commande RH.

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Autorisations utilisateur pour générer des bons de commande RH

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Pour créer des bons de commande RH pour votre personnel, vous devez être PowerUser et disposer des autorisations suivantes actives sur votre compte :

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Planificateur d'équipes:

• Modifier emploi du temps ✓

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Les bons de commande:

• Visible : tous les bons de commande
• Créer et modifier les bons de commande : tous les bons de commande
• Ajouter des activités de personnel aux bons de commande ✓ (nouvelle autorisation, activée automatiquement si vous possédez déjà les autorisations ci-dessus)

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Optionnel:

• Approuver les bons de commande ✓
  Uniquement nécessaire si vous approuvez vous-même les bons de commande. Si votre entreprise exige l'approbation d'une autre personne, vous suivrez alors la procédure d'approbation standard des bons de commande.

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Si vous n'avez pas ces autorisations, contactez l'administrateur de votre compte pour les activer afin que vous puissiez commencer à créer des bons de commande RH.

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Commencez à créer des Bons de commande RH

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Créez vos bons de commande RH directement dans Rentman afin de fournir à vos freelances les documents nécessaires à la facturation et réduire ainsi le risque de litiges de paiement. Les Bons de commande RH sont désormais disponibles pour tous les utilisateurs avec les produits Crew et l'extension Devis et Factures. Si vous n'avez pas accès à cette fonctionnalité, vous devrez mettre à jour votre abonnement. N'hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager (CSM) ou l'équipe de support Rentman pour obtenir de l'aide.

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