Inkooporders voor werkzaamheden: Maak inkooporders aan werkzaamheden
.png)
Wanneer je freelancers inhuurt of met uitzendbureaus samenwerkt, heb je formele documenten nodig waarin duidelijk staat wat je hen betaalt, niet alleen het tarief, maar ook hotelkosten, reiskosten, maaltijden en andere onkosten. Of je nu lichttechnici inhuurt voor een meerdaags festival of een complete crew boekt via een uitzendbureau voor een bedrijfsevenement, duidelijke documentatie beschermt beide partijen. Tot nu toe schakelde je over naar externe tools voor het maken van deze documenten of werden ze handmatig opgesteld.
Inkooporders voor werkzaamheden integreert dit in Rentman, zodat je inkooporders voor je team aanmaakt. Zo blijft alles met elkaar verbonden, van de initiële budgettering en planning tot goedgekeurde inkooporders, zonder te schakelen tussen verschillende systemen.
Probeer Inkooporders voor werkzaamheden vandaag nog om:
- Inkooporders te genereren voor freelancers en uitzendbureaus waarmee je samenwerkt
- Totale kosten te specificeren, inclusief overige kosten zoals hotel, lunch of reiskosten
- Dubbel werk te voorkomen door je inkooporders voor werkzaamheden rechtstreeks in Rentman te beheren
- Financiële teams documentatie te geven om facturen te koppelen aan goedgekeurde kosten
Zo gebruik je inkooporders voor werkzaamheden in Rentman
Inkooporders voor werkzaamheden sluiten aan op jouw workflow en ondersteunen in elke fase van de personeelsplanning:
Budgettering voor personeelskosten
Houd, naast tarieven, de kosten van personeel bij: Naast het betalen van freelance medewerkers voor hun werkzaamheden, moet je vaak ook overige kosten dekken, zoals hotels, reizen, eten of dagvergoedingen. Personeelskosten is een manier om deze kosten voor geplande activiteiten of ingeplande medewerkers te budgetteren en bij te houden.
Terwijl je jouw project voorbereidt en de benodigde functies definieert, voeg je nu personeelskosten toe aan elke functie. Categoriseer ze als reizen, accommodatie, catering of 'overig' voor zaken zoals dagvergoedingen. Je budgetteert bijvoorbeeld €60 voor personeelscatering voor een klus van drie dagen, of neemt een €150 hotelvergoeding op voor je verlichtingstechnicus die ver moet reizen. Stel voor elk type uitgave zowel de kosten (wat je betaalt) als de prijs (wat je in rekening brengt) in. Stel deze kosten in binnen je standaardfuncties voor consistentie in toekomstige projecten. Of stel ze per geplande functie in binnen je project in om ze projectspecifiek te houden.
Tip: Bekijk de nieuwe standaardweergave "Bijkomende kosten" in het tabblad Personeel & transport om je personeelsuitgaven per functie te bekijken en te bewerken vanuit de rasterweergave.
Je personeel inplannen
Zodra je de functies hebt gedefinieerd en medewerkers begint toe te wijzen, krijg je nog een kans om de personeelskosten voor specifieke personen aan te passen. Misschien woont een van je lichttechnici dichtbij en heeft daarom geen accommodatie nodig, maar een andere moet van verder komen en heeft zowel een hotel als luchthaventransfers nodig.
Tip: Gebruik de nieuwe standaardweergave "Bijkomende kosten" in het tabblad Personeelsplanning om deze kosten direct te bewerken. Zo voer je snel, eenvoudig en specifiek voor elke medewerker aanpassingen door.
Inkooporders voor werkzaamheden maken en versturen
Zodra je planning is afgerond en de personeelskosten vaststaan, is het tijd om de inkooporders voor werkzaamheden te genereren. Of je nu individuele freelancers boekt of samenwerkt met uitzendbureaus die meerdere medwerkers leveren, je genereert individuele inkooporders voor werkzaamheden.
Dit doe je in de submodule Inkooporders waarmee je wellicht al bekend bent. Vanuit hier keur je inkooporder zelf goed of, indien nodig, via jouw goedkeuringsproces verzenden. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, genereer je het definitieve inkooporderdocument. Dit document bevat de details van de functie en eventuele onkosten voor het personeel, als je die hebt toegevoegd. (Let op: Onkosten voor personeel worden weergegeven in standaard templates.) Als je een eigen template hebt gemaakt, voeg de module 'Uitsplitsing medewerkerkosten' toe. Mail de inkooporder voor de werkzaamheden rechtstreeks naar je freelancer of uitzendbureau.
Een opmerking over inkooporder templates: We bieden een gestandaardiseerd inkooporder template aan dat voor de meeste bedrijven als uitgangspunt kan dienen. Heeft jouw bedrijf of regio specifieke wettelijke vereisten nodig? Gebruik van onze document template editor om het template te dupliceren en aan te passen aan jouw specifieke behoeften.
Meer informatie nodig? Bekijk hier onze complete handleiding voor inkooporders voor werkzaamheden.
Gebruikersrechten voor het genereren van inkooporders voor werkzaamheden
Om inkooporders voor werkzaamheden te maken, moet je een Power User zijn met de volgende machtigingen ingeschakeld in je account:
Personeelsplanner:
- Planning wijzigen ✓
Inkooporders:
- Zichtbaar: Alle inkooporders
- Inkooporders maken en bewerken: Alle inkooporders
- Werkzaamheden toevoegen aan inkooporders ✓ (nieuwe machtiging, wordt automatisch ingeschakeld als je bovenstaande machtigingen al hebt)
Optioneel:
- Inkooporders goedkeuren ✓
Alleen nodig als je zelf inkooporders goedkeurt. Als je bedrijf goedkeuring van een andere persoon vereist, volg je de standaard goedkeuringsprocedure voor inkooporders.
Als je geen van deze rechtenhebt, vraag je accountbeheerder om ze te activeren zodat je inkooporders voor werkzaamheden kan maken.
Aan de slag met Inkooporders voor werkzaamheden
Maak uw inkooporders voor werkzaamheden rechtstreeks aan in Rentman, zodat je freelancers over de juiste documentatie beschikken voor facturering en het risico op betalingsgeschillen wordt verkleind. Inkooporders voor werkzaamheden zijn beschikbaar voor alle gebruikers met Rentman Crew en de add-on Offertes & Facturatie. Heb je geen toegang tot deze functie? Upgrade dan je pakket. Neem contact op met je CSM of Rentman's support team voor hulp.