Ordini di acquisto per la manodopera: crea ordini di acquisto per il tuo personale

Quando collabori con freelance o agenzie di recruitment, hai bisogno di documenti formali che chiariscano in modo preciso quanto verranno pagati. Non solo la tariffa per l’attività svolta, ma anche eventuali costi aggiuntivi come hotel, viaggi, pasti o altre spese. Che si tratti d'ingaggiare tecnici luci per un festival di più giorni o di prenotare personale tramite un’agenzia per un evento aziendale, una documentazione chiara tutela entrambe le parti. Finora, per creare questi documenti dedicati al personale era necessario uscire da Rentman e usare strumenti esterni, oppure prepararli manualmente. 

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Gli ordini di acquisto per la manodopera integrano questo processo su Rentman, rendendo semplice la creazione di ordini di acquisto per il tuo personale. Tutto resta collegato: dal budget iniziale e dalla pianificazione, fino agli ordini di acquisto approvati, senza dover passare da un sistema all’altro. 

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Prova subito gli ordini di acquisto per la manodopera per:

• Creare ordini di acquisto per freelance e agenzie di personale con cui collabori
• Specificare i costi totali, includendo spese extra come hotel, pasti o viaggi
• Evitare lavoro extra gestendo gli ordini di acquisto direttamente su Rentman
• Fornire al personale amministrativo la documentazione necessaria per confrontare le fatture con i costi approvati

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Come usare gli ordini di acquisto per la manodopera su Rentman

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Gli ordini di acquisto per la manodopera seguono il tuo flusso di lavoro e ti supportano in ogni fase della pianificazione del personale:

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Budget dei costi del personale

Tieni sotto controllo le spese e le tariffe del personale:Oltre a pagare i freelance per le loro attività, spesso è necessario coprire costi aggiuntivi come alloggio, viaggi, vitto o indennità giornaliere. La nuova funzionalità spese del personale ti permette di pianificare e monitorare questi costi per le attività previste o per il personale pianificato. 

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Durante la preparazione del progetto, quando definisci le attività necessarie, puoi aggiungere le spese del personale a ciascuna attività. Puoi classificarle come viaggio, alloggio, catering o “altro” (ad esempio per le diarie). Per esempio, puoi prevedere 60€ per il catering del personale durante una produzione di tre giorni, oppure includere un budget di 150€ per l’hotel di un tecnico luci che arriva da fuori città. Per ogni tipo di spesa puoi definire sia il costo (quanto paghi) sia il prezzo (quanto addebiti). Puoi impostare queste spese nelle attività predefinite, per mantenere coerenza nei progetti futuri, oppure definirle direttamente nelle attività pianificate di un singolo progetto, se vuoi che restino specifiche per quel lavoro.

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Suggerimento: utilizza la nuova vista predefinita Spese nella scheda Personale e Trasporto per visualizzare e modificare le spese del personale per attività direttamente dalla vista a griglia.

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Pianificazione del personale

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Dopo aver definito le attività e iniziato ad assegnare i membri della personale, puoi adattare le spese anche a livello individuale. Ad esempio, un tecnico luci locale potrebbe non aver bisogno dell’alloggio, mentre un altro che arriva da un’altra città potrebbe necessitare sia dell’hotel sia dei trasferimenti da e per l’aeroporto.

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Suggerimento: nella scheda Pianificazione personale, la vista Spese ti consente di modificare rapidamente queste voci direttamente in linea, rendendo gli aggiustamenti semplici e specifici per ogni membro del personale.

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Creazione e invio degli ordini di acquisto per la manodopera

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Una volta completata la pianificazione e definite le spese del personale, è il momento di creare gli ordini di acquisto per la manodopera. Che tu stia ingaggiando singoli freelance o collaborando con agenzie che forniscono più membri del personale, puoi generare gli ordini di acquisto singolarmente o in blocco.

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Verrai indirizzato al sottomodulo Ordini di acquisto, che probabilmente già conosci. Da qui puoi approvare l’ordine direttamente oppure inviarlo nel tuo flusso di approvazione, se previsto. 

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Dopo l’approvazione, puoi generare il documento finale dell’ordine di acquisto. Questo includerà i dettagli delle attività e, se presenti, le spese del personale.(Nota: le spese del personale sono visibili nei modelli predefiniti. Se utilizzi un modello personalizzato, assicurati di aggiungere il modulo ‘Dettagli dei costi del personale’. A questo punto puoi inviare l’ordine di acquisto direttamente via e-mail al freelance o all’agenzia di recruitment.

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Nota: Rentman fornisce un modello standard che copre la maggior parte delle esigenze. Se la tua azienda o il tuo paese richiede clausole legali specifiche, puoi duplicare e personalizzare il modello tramite l’editor dei modelli di documento.

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Vuoi saperne di più?  Consulta la guida completa agli ordini di acquisto per la manodopera.

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Permessi utente per creare ordini di acquisto per la manodopera

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Per creare ordini di acquisto per la manodopera per il tuo personale, devi essere un power user e avere attivi i seguenti permessi:

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Pianificazione del personale:

• Modificare programma ✓

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Ordini di acquisto:

• Visibile: tutti gli ordini di acquisto
• Crea e modifica gli ordini di acquisto: tutti gli ordini di acquisto
• Add crew activities to POs ✓ (new permission, automatically enabled if you already have the permissions above)

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Facoltativo:

• Approvare ordini di acquisto ✓
  Necessario solo se approvi autonomamente gli ordini di acquisto. Se nella tua azienda l’approvazione è affidata a un’altra persona, verrà utilizzato il flusso di approvazione standard.

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Se non disponi di questi permessi, contatta l’amministratore del tuo account per abilitarli.

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Inizia subito con gli ordini di acquisto per la manodopera

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Crea i tuoi ordini di acquisto per la manodopera direttamente su Rentman per fornire ai freelance una documentazione chiara per la fatturazione e ridurre il rischio di contestazioni sui pagamenti. Gli ordini di acquisto sono disponibili per tutti gli utenti con il modulo Crew e l’add-on Preventivi & Fatture. Se non hai accesso a questa funzionalità, è necessario aggiornare il tuo piano. Per supporto, puoi contattare il tuo CSM o il team di assistenza Rentman.