Órdenes de compra de mano de obra: crea órdenes de compra para tu personal

Cuando contratas a autónomos o trabajas con empresas de selección de personal, necesitas documentos formales que describan claramente lo que les vas a pagar, no solo por su tarifa, sino también por hoteles, viajes, comidas y otros gastos. Tanto si contratas a técnicos de iluminación para un festival de varios días como si reservas una plantilla completa a través de una agencia de empleo para un evento corporativo, una documentación detallada protege a ambas partes. Hasta ahora, crear estos documentos para el personal significaba recurrir a herramientas externas o prepararlos manualmente. 

‍

Las órdenes de compra de mano de obra (PO) incorporan esto a Rentman, lo que te permite generar PO para tu personal. Mantenlo todo conectado, desde la elaboración inicial del presupuesto y la programación hasta las PO aprobadas, sin necesidad de cambiar de sistema. 

‍

Prueba las PO de mano de obra hoy para:

• Generar órdenes de compra para autónomos y agencias de selección de personal con los que trabajas.
• Especifica los costes totales, incluidos los gastos adicionales, como alojamiento, dietas o gastos de viaje.
• Evita el trabajo duplicado gestionando tus órdenes de compra de mano de obra directamente en Rentman.
• Facilita al personal de contabilidad la documentación necesaria para cotejar las facturas con los costes aprobados.

‍

Cómo utilizar las PO de mano de obra en Rentman

‍

Las órdenes de compra de mano de obra siguen tu flujo de trabajo y te ayudan en cada fase de la planificación del personal:

‍

Presupuesto para los costes del personal

‍

Controla los gastos del personal junto con las tarifas: además de pagar a los miembros del personal autónomo por sus actividades, a menudo es necesario cubrir gastos adicionales como hoteles, viajes o dietas. Estamos implementando Gastos de personal como una forma de presupuestar y hacer un seguimiento de estos costes para funciones planificadas o personal programado. 

‍

A medida que preparas tu proyecto y defines las funciones que necesitas, ahora puedes añadir los gastos del personal a cada función. Clásificalos como viaje, alojamiento, catering u «otros» para conceptos como dietas. Por ejemplo, podrías presupuestar 60 € para el catering del personal durante un rodaje de tres días, o incluir una asignación de 150 € para el hotel de tu técnico de iluminación que viaja desde fuera de la ciudad. Fija tanto el coste (lo que pagarás) como el precio (lo que cobrarás) para cada tipo de gasto. Puedes configurar estos costes dentro de tus funciones predeterminadas para mantener la coherencia en futuros proyectos, o configurarlos por función planificada dentro de tu proyecto para que sean específicos de cada proyecto.

‍

‍

Consejo: echa un vistazo a la nueva vista predeterminada «Gastos» en la pestaña Personal y transporte para ver y editar los gastos de tu personal, por función, desde la vista de cuadrícula.

‍

Planificar tu personal

‍

Una vez que hayas definido tus funciones y comiences a asignar miembros del personal, tendrás otra oportunidad de ajustar los gastos del personal para personas específicas. Quizás uno de tus técnicos de iluminación sea de la zona y no necesite alojamiento, pero otro venga en avión desde otra ciudad y necesite tanto hotel como traslados al aeropuerto.

‍

‍

‍Consejo: utiliza la nueva vista predeterminada «Gastos» en la pestaña Programación del personal para editar estos gastos en línea, lo que permite realizar ajustes de forma rápida, sencilla y específica para cada miembro del personal.

‍

Crear y enviar tus PO de mano de obra

‍

Cuando hayas finalizado la planificación y hayas fijado los gastos del personal, es el momento de generar tus PO de mano de obra. Tanto si contratas a autónomos individuales como si trabajas con agencias de selección de personal que proporcionan varios miembros del personal, puedes generar PO de mano de obra de forma individual o masiva.

‍

‍

Esto te lleva al submódulo PO, con el que quizá ya estés familiarizado. Desde aquí, puedes aprobarla por tu cuenta o enviar la PO a través de tu flujo de trabajo de aprobación, si es necesario. 

‍

Una vez aprobada, genera el documento PO definitivo, que incluirá los detalles de la función y los gastos del personal, si los has añadido (Nota: los gastos del personal aparecerán en las plantillas predeterminadas. Si has creado tu propia plantilla, asegúrate de añadir el módulo «Desglose de los costes del personal»). Puedes enviar esta PO de mano de obra por correo electrónico directamente a tu autónomo o empresa de selección de personal.

‍

‍

Nota sobre las plantillas de PO: ofrecemos una plantilla PO estandarizada que sirve como punto de partida para la mayoría de las empresas. Si tu empresa o región tiene requisitos legales específicos, puedes utilizar nuestro editor de plantillas de documentos para duplicar y personalizar la plantilla según tus necesidades específicas.

‍

¿Necesitas más información? Consulta aquí nuestra guía completa sobre las PO de mano de obra.

‍

Permisos de usuario para generar PO de mano de obra

‍

Para crear PO de mano de obra para tu personal, debes ser un usuario avanzado con los siguientes permisos habilitados en tu cuenta:

‍

Planificador de personal:

• Modificar la planificación del calendario ✓

‍

Órdenes de compra:

• Visible: Todas las PO
• Crear y editar PO: todas las PO
• Añadir actividades del personal a las PO ✓ (nuevo permiso, habilitado automáticamente si ya tienes los permisos anteriores)

‍

Opcional:

• Aprobar PO ✓
  Solo es necesario si tú mismo apruebas las órdenes de compra. Si tu empresa requiere la aprobación de otra persona, deberás seguir el flujo de aprobación estándar de PO.

‍

Si no dispones de estos permisos, consulta con el administrador de tu cuenta para habilitarlos y poder empezar a crear PO de mano de obra.

‍

Primeros pasos con las PO de mano de obra

‍

Crea tus PO de mano de obra directamente en Rentman para proporcionar a tus autónomos la documentación adecuada para la facturación, reduciendo así el riesgo de disputas en los pagos. Las PO están disponibles para todos los usuarios que tengan el producto Crew de Rentman y el complemento Presupuestos y facturación. Si no tienes acceso a esta función, tendrás que actualizar tu plan. No dudes en contactar con tu CSM o con el personal de soporte de Rentman para obtener ayuda.