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Cómo comenzar un negocio de alquiler de fiestas en 10 pasos

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Si estás buscando consejos sobre cómo iniciar un negocio de alquiler de fiestas en 2021, entonces estás en el lugar correcto.

Si hay algo que se aprende al vivir en pandemia y aislamiento, es que muchas cosas pueden cambiar en un año. Como proveedor de software para empresas de alquiler de fiestas y proveedores de eventos en vivo, hemos experimentado de primera mano el impacto de Covid-19 en nuestra industria.

Aunque ha sido un momento muy oscuro para el sector, muchas empresas aprovecharon este tiempo para trabajar en sus estrategias y mejorar sus procesos empresariales.

Y, en contra de la creencia popular, iniciar un negocio de alquiler de fiestas hoy podría ser uno de esos hitos que recordarás dentro de unos años como una de las mejores decisiones que has tomado.

Pero si quieres que tener éxito, vas a tener que tomarte el tiempo necesario para reflexionar y elaborar una estrategia sobre tu futuro negocio.

Para guiarte en esto, aquí tienes 10 pasos que puedes seguir sobre cómo iniciar un negocio de alquiler de fiestas en 2021:

 

Paso 1: Estudia tu mercado
Paso 2: Escribe tu plan de negocio
Paso 3: Registrate para obtener licencias y permisos de negocios
Paso 4: Adquiere los equipos adecuados
Paso 5: Implementa una estrategia de precios
Paso 6: Consigue un seguro
Paso 7: Lleva un control de tus clientes, pedidos y fechas de vencimiento
Paso 8: Invierte en marketing
Paso 9: Monitorea tu progreso
Paso 10: Haz crecer tu equipo

Cosas que debes tener en cuenta

 

 

Paso 1: Estudia tu mercado

Cuando empiezas un negocio de alquiler de fiestas, lo primero que debes hacer es estudiar tu mercado. Este paso se denomina estudio de mercado.

Estudio de mercado es el proceso de recopilación de información sobre tu público objetivo y el mercado para entender sus deseos y necesidades.

Estudiar tu mercado te permitirá saber qué métodos funcionan para tus competidores, cómo operan y los servicios y precios que ofrecen.

Puedes utilizar esta información para determinar cómo debes estructurar tu producto o servicios para aportar un valor agregado a tu mercado objetivo y encontrar una ventaja competitiva para tu negocio de alquiler de fiestas.

Estas son algunas de las preguntas que se pueden hacer al realizar un estudio de mercado:

  • ¿Quiénes son los clientes actuales?
  • ¿Cuál es su poder adquisitivo?
  • ¿Qué tipo de productos o servicios buscan?
  • ¿Dónde buscan soluciones estos clientes?
  • ¿Cuáles son las opciones actuales?
  • ¿Qué valor agregado puedes aportar?
  • ¿A qué retos se enfrentan los clientes?
  • ¿Cuáles son los retos del mercado actual?
  • ¿Cuántas personas estarían interesadas en tu oferta?
  • ¿Qué alternativas hay actualmente?
  • ¿Qué pagan los clientes potenciales por estas alternativas?
  • ¿Qué influye en las compras y conversiones de tu público objetivo?

 

 

Paso 2: Escribe tu plan de negocio

Después de haber estudiado el mercado y haber identificado las ideas de negocio, el siguiente paso para poner en marcha un negocio de alquiler de fiestas es empezar a estructurar las ideas en un plan de negocio.

Un plan de negocio es un documento en el que se describen los objetivos de tu empresa y las estrategias que se aplicarán para alcanzarlos.


En tu plan de negocio, debes incluir:

  • resultados de tu estudio de mercado
  • tu mercado objetivo
  • tu estrategia de salida al mercado
  • tu capital inicial
  • proyecciones financieras
  • el objetivo y la misión de tu empresa

Redactar un plan de negocio es una parte esencial de la puesta en marcha de un negocio de alquiler de fiestas, ya que le hace considerar e investigar aspectos importantes del negocio que puede haber ignorado anteriormente.

Debes tener en cuenta que un buen plan de negocios nunca está completamente hecho. A medida que tu negocio empiece a crecer, empezarás a hacer cambios. Siempre es una buena idea revisar y actualizar tu plan de negocio a medida que las cosas cambian o al menos una vez al año para reflexionar sobre tus objetivos para el año siguiente.

Actualizar tu plan de negocio te ayudará a elaborar una estrategia, mantener la relevancia en tu mercado, y planear lo que hay que hacer para conseguir los resultados deseados.

 

 

Paso 3: Regístrate para obtener licencias y permisos de negocios

Al iniciar un negocio, se espera que tengas las licencias y permisos para el país o el estado en el que operas. No hacerlo puede traer consigo fuertes multas, o incluso provocar el cierre de tu negocio.

Aunque en la mayoría de los países no se requieren licencias específicas para los negocios de alquiler de fiestas, los propietarios de los negocios deben comprobar los requisitos locales de tu país o estado para asegurarse de que cumplen con las leyes y reglamentos que se aplican allí.

Si estás en España, estás obligado a inscribirte en el Registro Mercantil aquí. (solo en ES)

 

 

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Paso 4: Adquirir el equipo adecuado

Cuando se trata de comprar equipos para tu negocio de alquiler de fiestas, deberías tomarte el tiempo de preguntar a los clientes por los tipos de equipos de alquiler de fiestas que tienden a buscar.

Al hacerlo, empezarás a ver cómo surgen tendencias que apuntan a artículos populares como:

  • Mesas plegables
  • Sillas plegables
  • Y carpas para fiestas

Pero también verás artículos únicos como:

  • Sistemas de iluminación
  • Cabinas de fotografía
  • Castillos inflables
  • o mostradores de comida

Como es probable que la compra de equipos sea una de tus mayores inversiones, querrás asegurarte de evitar el inventario inactivo y que no gastes de más al principio. Es más barato y más fácil comprar más equipos después que deshacerse del exceso de equipos no deseados

Inventario inactivo es tener artículos en tu inventario que no están siendo utilizados y no son necesarios para generar beneficios.

 

Por lo tanto, no deberías comprar todo el equipo que mencionan cuando lanzas tu empresa, en cambio, deberías hacer una lista de prioridades de equipos que necesitas comprar y una lista de equipos que pueden ser subalquilados.

Al tener una combinación de tu propio inventario y una lista de equipos que puedes subalquilar, podrás satisfacer las necesidades de un cliente de una sola vez.

Y si pueden obtener todos los artículos que necesitan de un solo proveedor en lugar de depender de tres o cuatro empresas distintas, esa es la opción que más probablemente tomarán.

A la hora de comprar el equipo, también hay que tener en cuenta invertir en vehículos que pueden utilizarse para transportar y montar el equipo en el lugar de los eventos.

 

 

Paso 5: Implementa una estrategia de precios

Basándose en tu investigación en los pasos 1 y 2, tendrás información sobre:

  • lo que cobra la competencia,
  • lo que tus clientes potenciales están dispuestos a pagar,
  • y cuánto hay que cobrar para llegar a un punto de equilibrio o ser rentable.

Fijar el precio de tus servicios puede ser difícil, pero puedes utilizar los precios que cobran tus competidores como referencia.

Sin embargo, debes tener en cuenta que si fijas tus precios demasiado bajos, a tu empresa le resultará más difícil llegar a un punto de equilibrio, y puede hacer que los clientes potenciales se lo piensen dos veces antes de alquilar equipos de tu empresa porque podrían pensar que hay una trampa o que algo podría ir mal con tus servicios.

Y, por supuesto, si fijas los precios demasiado altos, perderás ventas valiosas.

Hay docenas de modelos y estrategias de precios que pueden ayudarte a entender mejor cómo fijar los precios adecuados para tu audiencia y tus objetivos de ingresos.

 

Estos son algunos ejemplos de estrategias de precios que puedes considerar utilizar:

  • Margen de costo adicional: Método de fijación de precios en el que el precio de venta de un servicio se determina añadiendo un margen de beneficio a los costos del mismo.
  • Precios basados en la demanda: Con este método de fijación de precios, el aumento y la disminución de la demanda de los consumidores determinan el precio.
  • Precios basados en la competencia: En este caso, los precios están determinados por los precios fijados por la competencia.
  • Agrupación de precios: El precio se establece para un grupo de productos y los productos agrupados no se alquilan por separado.

 

 

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Paso 6: Conseguir un seguro

Al igual que las licencias y permisos comerciales, necesitarás un seguro de empresa para operar de forma segura y legal.

Dirigir un negocio de alquiler de fiestas significa comprar y alquilar equipos para el interior y exterior, como luces, altavoces o carpas. Ya que has invertido dinero en estos equipos y tu empresa depende de ellos, deberías asegurarlos en caso de que ocurra algún accidente.

También querrás asegurarte de que estás protegido en caso de que alguien salga herido o se lastime mientras usa tus equipos, esto suele estar cubierto con un seguro contra terceros.

Seguro contra terceros es obligatorio para los negocios de alquiler de fiestas en algunos lugares y, a veces, el negocio Deberías comprobar la legislación local para ver si esto se aplica a tu caso.

Te recomendamos encarecidamente tener un seguro contra terceros por tu propia seguridad, aunque no sea obligatorio en tu zona. Además, muchos clientes potenciales te tendrán más confianza si les presentas una prueba de ese seguro.

Debería considerar la posibilidad de consultar con un corredor de seguros para ayudarte a elegir las mejores pólizas de seguro para tu empresa de alquiler de fiestas, te ayudarán a evaluar los riesgos del sector y te dirán cuáles son los mejores seguros que debes elegir.

 

 

Lleve el control de tus clientes

Paso 7: Lleve el control de tus clientes, pedidos y fechas de vencimiento

La gestión de un negocio de alquiler de fiestas requiere tener unas fuertes aptitudes organizacionales. Estás en una industria con plazos estrictos y muchas piezas en movimiento, por lo que es esencial que lleves un control preciso de tus proyectos y recursos si quieres planificar eventos con éxito.

Ya sea que estés planeando bodas, fiestas o eventos corporativos, puedes utilizar una herramienta de gestión de alquileres como Rentman, para Seguir el rastro de tus clientes, pedidos, y ver la disponibilidad del inventario en una sola plataforma.

Rentman te ayudará a gestionar todos los pasos que conlleva la gestión de un negocio de alquiler de fiestas de forma más eficiente, te ahorrará tiempo en la planificación de eventos y dará a tus documentos financieros un aspecto más profesional.

Con el editor de plantillas incorporado de Rentman, puedes personalizar tus propias plantillas con imágenes, textos personales y tu marca corporativa para que tus citas sean fácilmente reconocibles.

También puedes conectar Rentman con Mollie, Stripe, y WooCommerce para aceptar pagos en línea, y mostrar tus productos en una tienda virtual.

¿Todavía no estás seguro de que seamos la empresa ideal para ti? Aquí está cómo ayudamos a Boozed Event Design a trabajar de forma más eficiente.

 

 

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Paso 8: Invierte en marketing

Empezar un negocio de alquiler de fiestas puede ser difícil, por no hablar de aprender a comercializarlo. Sin embargo, invertir en marketing debería ser una de las primeras cosas que deberías considerar hacer al iniciar tu negocio.

¿Por qué?

El marketing te ayuda a construir reconocimiento de marca y credibilidad, que es muy importante en las primeras etapas de tu negocio, ya que quieres que los clientes potenciales se familiaricen con tu marca y convencerlos de por qué deberían elegirte a ti en lugar de a tus competidores.

Como resultado, los esfuerzos de marketing tendrán un efecto en tu volumen de negocio, en los precios, en las promociones y en tus estrategias publicitarias.

Estos son algunos ejemplos de técnicas de marketing que puedes utilizar para crear reconocimiento de marca:

  • Networking con empresas locales (organizadores de eventos, lugares de celebración…)
  • Hacer publicidad a tu empresa en las revistas de negocios más importantes y en las emisoras de radio y televisión
  • Publicidad en redes sociales (Facebook ads, Youtube ads…)
  • Publicidad en buscadores publicando anuncios en las páginas de resultados de Google y Bing o en otros sitios web mediante CPC (costo por clic)
  • Crear y gestionar listados en “Google My Business”

 

 

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Paso 9: Haz seguimiento a tu progreso

Cuando haces un seguimiento de tu progreso, te vuelves naturalmente más determinado en el trabajo que haces.

También tienes más información sobre el valor que estás creando para tu negocio para poder mostrar a tu equipo los resultados de tus esfuerzos.

Con Rentman, puedes crear un tablero personal para hacer seguimiento a tu progreso y utilizar tus datos para tomar mejores decisiones:

  • Identificar qué equipos son los más rentables,
  • Cuál debería ser tu próxima compra,
  • Donde se pierden ingresos,
  • y mucho más…

 

 

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Paso 10: Haz crecer tu equipo

El último paso es hacer crecer a tu equipo de trabajo.

La contratación de los primeros empleados es un paso muy importante a la hora de iniciar un negocio de alquiler de fiestas. Disponer de mano de obra adicional significa que puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo y dedicar tu tiempo a otras tareas con mayor prioridad.

Pero antes de contratar a cualquiera, hay que entender que la mano de obra adicional conlleva toda una serie de obligaciones legales, responsabilidades, gastos y, por supuesto, papeleo.

El número de empleados que decidas contratar en las primeras etapas de tu empresa dependerá de tus necesidades. Pero, a medida que tu negocio crezca, necesitará al menos unos cuantos empleados para tomar y preparar los pedidos, entregar y recoger los equipos y manejar servicio al cliente.

Estos son algunos ejemplos del tipo de empleados que puedes reclutar al iniciar un negocio de alquiler de fiestas:

  • conductores de reparto
  • Empleados
  • contadores
  • técnicos
  • especialistas en ventas y marketing

Los empleados que contrates deben tener unas cuantas cualidades clave, entre ellas: flexibilidad, pasión, y confianza. Es importante contratar a personas que sean lo suficientemente flexibles como para asumir diversas responsabilidades hasta que puedas expandirte más. Y, dado que cada empleado desempeña un papel clave en tu empresa, es importante contratar a personas de confianza.

Otra opción que tienes es subcontratar algunas de estas tareas a autónomos o contratistas independientes.

 

"Nadie puede tocar solo una sinfonía. Se necesita toda una orquesta para tocarla.

H.E. Luccock

 

 

Cosas que debes tener en cuenta

El sector del alquiler de fiestas puede ser muy estacional, suele haber más eventos durante las vacaciones o cuando hace buen tiempo.

También es una industria competitiva. Como propietario de un negocio, tendrás que ser creativo y estar al día de las tendencias actuales.

Por último, el networking es un factor importante para el éxito de un negocio de alquiler de fiestas. Tendrás que crear y mantener una buena relación con los organizadores de eventos locales y los lugares alquiler de eventos de los mismos para atraer nuevos negocios y explorar nuevas oportunidades.

Comienza un periodo de prueba gratuita de 30 días de Rentman hoy mismo y empieza a gestionar tu negocio de alquiler de fiestas de forma más eficiente.

 

Foto de portada proporcionada por Blunotte Eventi

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