Hoe je in 10 stappen een partyverhuur-bedrijf kunt starten

Source: A Party Center en Meadow Valey Party Rentals

4. Verhuur van huwelijksfeesten: Onvergetelijke momenten

Kun je niet kiezen tussen de drie bovenstaande opties? Als je ze combineert, heb je een verhuurbedrijf voor bruiloften!

Van intieme ceremonie tot extravagant feest, als verhuurbedrijf voor huwelijken speel je een cruciale rol op deze speciale dag.

We maakten een top 3 van succesvolle bruiloft verhuurbedrijven die een stempel hebben weten te drukken op de branche:

1. Ship Our Wedding: heeft de verhuur van evenementen op zijn kop gezet met hun toffe DIY-platform. Ze hebben een grote voorraad verhuurartikelen die je gemakkelijk naar elke locatie kunt verzenden.
2. Rustic Wedding Chic: heeft gekozen voor een specifieke niche in de huwelijksverhuurbranche door zich uitsluitend te richten op een rustieke uitstraling. En met succes!
3. Rent my Wedding: zij zijn het allereerste verhuurbedrijf voor bruiloften die zich online richten op het verzenden van verlichting, draperieën en fotohokjes.

Zit jouw niche er niet bij? Dit zijn nog 5 creatieve ideeën voor een feestverhuurbedrijf!

1. Dansvloeren te huur
2. Podia te huur
3. Geluidsapparatuur te huur
4. Cocktailbars te huur
5. Opblaasartikelen te huur

Zeg jij 'ja' tegen een van deze ideeën? Lees dan zeker het volgende gedeelte, waarin je een 10-stappenplan krijgt voor het starten van een party verhuurbedrijf.

Stap 1: Bestudeer je markt

Bij het starten van een partyverhuur-bedrijf, begin je bij het bestuderen van de markt. Dit noemen we ook wel marktonderzoek.

Marktonderzoek is het proces van het verzamelen van informatie over je doelgroep en de markt om precies te weten wat de wensen en behoeften zijn.

Als je de markt bestudeert, krijg je inzicht in welke methodes bij concurrenten werken, hoe zij te werk gaan en welke diensten en prijzen zij aanbieden.

Je kunt deze informatie vervolgens gebruiken om te bepalen hoe jouw producten of diensten gestructureerd moeten worden voor ​​toegevoegde waarde aan je doelmarkt, om zo een concurrentievoordeel te vinden voor jouw partyverhuur-bedrijf.

Hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen bij het uitvoeren van marktonderzoek:

• Wie zijn de huidige klanten?
• Wat is hun koopkracht?
• Naar wat voor soort producten of diensten zijn ze op zoek?
• Op welke plekken zoeken deze klanten naar oplossingen?
• Wat zijn de huidige mogelijkheden?
• Welke toegevoegde waarde kan jij brengen?
• Voor welke uitdagingen staan klanten?
• Wat zijn de uitdagingen voor de huidige markt?
• Hoeveel mensen zouden geïnteresseerd zijn in jouw aanbod?
• Welke alternatieven zijn er momenteel beschikbaar?
• Wat betalen potentiële klanten voor deze alternatieven?
• Wat beïnvloedt het aankoopproces bij je doelgroep?

Stap 2: Schrijf je businessplan

Nadat je de markt hebt bestudeerd en ideeën hebt opgeschreven, is de volgende stap bij het starten van een partyverhuur-bedrijf het structureren van je ideeën in een ondernemingsplan.

Een businessplan of ondernemingsplan is een document dat de doelstellingen en de strategieën van je bedrijf schetst om je te helpen deze te bereiken.

In je ondernemingsplan neem je het volgende op:

• Bevindingen uit je marktonderzoek
• Je doelmarkt
• Je go-to-marktstrategie
• Je startkapitaal
• Financiële weergaven
• Je zakelijke doel en missie

Het opstellen van een ondernemingsplan is een essentieel onderdeel van het starten van een partyverhuur-bedrijf omdat je hierdoor belangrijke aspecten van het bedrijf moet overwegen en onderzoeken die je anders misschien had genegeerd.

Houd er rekening mee dat een goed ondernemingsplan nooit helemaal klaar is. Naarmate je bedrijf groeit, zul je veranderingen aanbrengen en doorvoeren. Het is altijd een goed idee om je ondernemingsplan te herzien en bij te werken als er dingen veranderen, of structureel jaarlijks te doen om na te denken over de doelen voor het komende jaar.

Door je ondernemingsplan bij te werken, kun je jouw strategie bepalen, relevant blijven in de markt en uitstippelen wat er moet gebeuren om de gewenste resultaten te bereiken.

Stap 3: Registreer voor zakelijke licenties, vergunningen en belastingen

Bij het starten van een bedrijf wordt er van je verwacht dat je over de juiste licenties en vergunningen beschikt voor het land waarin je actief bent. Als je dit niet doet, kan dit leiden tot forse boetes of zelfs tot het sluiten van je bedrijf.

Hoewel er in de meeste landen over het algemeen geen specifieke licenties vereist zijn voor partyverhuur-bedrijven, moeten bedrijfseigenaren de lokale vereisten van hun land of staat controleren om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de wet- en regelgeving die daar van toepassing is.

Als jij je in Nederland bevindt, moet je jezelf hier inschrijven in het Handelsregister.

Voordat jouw avontuur in de partyverhuurbranche begint, is het goed om de financiële aspecten in kaart te brengen, waaronder belastingverplichtingen.

Registratie voor belastingen is een cruciale stap voor elk bedrijf, om ervoor te zorgen dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan en om mogelijke boetes te voorkomen. Je maakt hiervoor een afspraak bij de Kamer van Koophandel om jouw bedrijf vast te laten leggen. De KVK geeft jouw bedrijfsgegevens door aan de Belastingdienst. Je ontvangt vervolgens automatisch alle informatie die je nodig hebt over het doen van jouw belastingaangifte.

Stap 4: Schaf de juiste apparatuur aan

Als het gaat om het aanschaffen van apparatuur voor je bedrijf, moet je de tijd nemen om klanten te vragen naar de soort apparatuur waarnaar ze meestal op zoek zijn.

Door dit te doen, zul je trends zien ontstaan ​​die wijzen op populaire items zoals:

• klaptafels
• klapstoelen
• en feesttenten

Maar je zult ook unieke items tegenkomen zoals:

• lichtsystemen
• foto booths
• sprinkussens

Aangezien de aanschaf van apparatuur waarschijnlijk een van je grootste investeringen is, wil je er zeker van zijn dat je een inactieve voorraad vermijdt en dat je in het begin niet te veel uitgeeft. Het is goedkoper en gemakkelijker om later meer apparatuur te kopen dan om overtollige ongewenste apparatuur kwijt te raken.

🔎 Inactieve voorraad houdt in dat artikelen in voorraad staan die niet worden gebruikt en niet nodig zijn om winst te maken.

Daarom moet je niet alle genoemde materialen kopen wanneer je jouw bedrijf start, maar in plaats daarvan kun je beter een prioriteitenlijst maken van materiaal dat je moet kopen en een lijst met materiaal dat je kunt inhuren.

Door een combinatie van je eigen inventaris en een lijst met apparatuur die je kunt inhuren kun je in één keer aan meer behoeften van een klant voldoen.

En als ze alle items die ze nodig hebben van één leverancier kunnen krijgen in plaats van te vertrouwen op drie of vier afzonderlijke bedrijven, is dat de optie die ze waarschijnlijk zullen kiezen.

⚠️ Overweeg bij de aanschaf van apparatuur ook te investeren in transport waarmee het materiaal op de locatie van de evenementen kan worden vervoerd en opgesteld.

Stap 5: Een prijsstrategie implementeren

Door je onderzoek in stap 1 en 2 heb je informatie over:

• wat je concurrenten berekenen,
• wat je potentiële klanten bereid zijn te betalen,
• en hoeveel je moet berekenen om break-even te draaien of winstgevend te zijn.

Het opstellen van prijzen voor je diensten kan moeilijk zijn, maar je kunt de prijzen die je concurrenten vragen als referentie gebruiken voor wat je zou moeten vragen.

Houd er echter rekening mee dat als je jouw prijzen te laag instelt, het voor je bedrijf moeilijker zal zijn om break-even te draaien, en het zou kunnen dat potentiële klanten er juist niet voor kiezen om bij je te huren omdat ze misschien denken dat er een addertje onder het gras zit of dat er kan iets mis zijn met jouw diensten.

En natuurlijk, als je jouw prijzen te hoog stelt, loop je waardevolle verkoop mis.

Eén idee is om pakketdeals aan te bieden die worden aangepast aan specifieke soorten evenementen waarvoor je catering verzorgt. Je kunt bijvoorbeeld één arrangement aanbieden voor bedrijfsevenementen en één voor verjaardagsfeestjes.

Er zijn tientallen prijsmodellen en strategieën die je kunnen helpen beter te begrijpen hoe je de juiste prijzen voor je doelgroep en omzetdoelen kunt bepalen.

Hier zijn enkele voorbeelden van prijsstrategieën die je kunt gebruiken:

• Kosten-plus-marge: en prijsmethode waarbij de verkoopprijs van een dienst wordt bepaald door een winstmarge toe te voegen aan de kosten van de dienst.
• Op vraag gebaseerde prijzen: Bij deze prijsmethode bepaalt de toename en afname van de consumentenvraag de prijsstelling.
• Op concurrentie gebaseerde prijzen: Hier worden prijzen bepaald door de prijzen die door jouw concurrentie zijn vastgesteld.
• Prijsbundeling: De prijsstelling is vastgesteld voor een groep producten en gegroepeerde producten worden niet apart verhuurd.

Stap 6: Verzeker jezelf

Net als licenties en vergunningen, heb je een verzekering nodig om veilig en legaal te werk te gaan.

Het runnen van een partyverhuur-bedrijf betekent het kopen en huren van zowel binnen- als buitenapparatuur, zoals lampen, luidsprekers of tenten. Aangezien je in deze apparatuur hebt geïnvesteerd en je bedrijf hier afhankelijk van is, moet je deze verzekeren voor het geval er ongelukken gebeuren.

Daarnaast wil je er zeker van zijn dat je zelf beschermd bent in het geval dat iemand gewond raakt bij gebruik van de apparatuur, vaak gedekt met een aansprakelijkheidsverzekering.

Een aansprakelijkheidsverzekering is in bepaalde landen verplicht voor partyverhuur-bedrijven. Raadpleeg de wetgeving in de landen waarin je werkzaam bent om te zien of dit van toepassing is.

Het wordt sterk aanbevolen om een ​​aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor je eigen veiligheid, ook als dit in de regio niet verplicht is. Veel potentiële klanten zullen je ook als betrouwbaarder beschouwen als je hen een bewijs van die verzekering voorlegt.

Overweeg om een professional te raadplegen om je te helpen bij het kiezen van de beste verzekering voor je partyverhuur-bedrijf. Zij zullen je helpen de risico's van de branche in te schatten en je vertellen wat de beste verzekeringen zijn om af te sluiten.

Stap 7: Houd klanten, orders en vervaldata bij

Het beheren van een partyverhuur-bedrijf vereist sterke organisatorische skills. Je bevindt je in een branche met strikte deadlines en veel bewegende onderdelen, dus het is essentieel dat je projecten en middelen nauwkeurig worden bijgehouden als je evenementen met succes wilt plannen.

Of je nu bruiloften, feesten of zakelijke evenementen plant, je kunt een speciale tool voor verhuurbeheer zoals Rentman gebruiken om je klanten, orders en voorraadbeschikbaarheid in één enkel platform bij te houden.

Rentman helpt je bij het efficiënter runnen van je ​​partyverhuur-bedrijf, bespaart je tijd bij het plannen van evenementen en geeft je financiële documenten een professionelere uitstraling.

Met de ingebouwde template editor van Rentman pas je je eigen templates aan met afbeeldingen, persoonlijke teksten en je huisstijl om je offertes herkenbaar te maken.

Je kunt Rentman koppelen aan Mollie, Stripe, Exact Online en WooCommerce om online betalingen te accepteren en je producten aan te bieden in een webshop.

Stap 8: Investeer in marketing

Het starten van een partyverhuur-bedrijf kan moeilijk zijn, laat staan ​​leren hoe je deze op de markt brengt. Investeren in marketing zou echter een van de eerste dingen moeten zijn die je overweegt bij het starten van je bedrijf.

Waarom?

Marketing helpt je bij het opbouwen van naamsbekendheid en geloofwaardigheid, wat erg belangrijk is in de vroege stadia van je bedrijf, omdat je potentiële klanten kennis wilt laten maken met je merk en hen wilt overtuigen waarom ze voor jou moeten kiezen boven concurrenten.

Als gevolg hiervan zal je inspanning effect hebben op je omzet, prijsstelling, promoties en advertentiestrategieën.

Hier zijn enkele voorbeelden van marketingtechnieken die je kunt gebruiken om naamsbekendheid op te bouwen:

• Netwerken met lokale ondernemingen (event planners, evenementenlocaties, etc.)
• Reclame maken voor je bedrijf bij relevante tijdschriften, tv- en radio
• Adverteren op social media (Facebook ads, Youtube ads, etc)
• Search engine advertising, door advertenties te plaatsen op zoekresultaten van Google en Bing of andere websites met behulp van CPC (kosten per klik)
• Een "Google Mijn Bedrijf"-vermelding maken en beheren

Stap 9: Volg je voortgang

Wanneer je de voortgang bijhoudt, werk je vanzelf doelgerichter.

Je krijgt hierdoor ook meer inzicht in de waarde die jij voor je bedrijf creëert, zodat je de resultaten van jouw inspanningen aan je team kunt laten zien.

Met Rentman kun je een persoonlijk dashboard maken om je voortgang bij te houden en data te gebruiken om betere beslissingen te nemen:

• Identificeren van de meest winstgevende materialen,
• Beslissen wat je volgende aankoop zou moeten zijn,
• Traceren waar je inkomsten misloopt,
• En veel meer…

Stap 10: Laat je team groeien

De laatste stap is om je team te laten groeien.

Het aannemen van je eerste medewerkers is een enorme stap bij het starten van een partyverhuur-bedrijf. Met de extra mankracht kun je taken toewijzen aan je team en jouw tijd besteden aan taken met een hogere prioriteit.

Maar voordat je zomaar iedereen aan boord kunt krijgen, moet je begrijpen dat extra mankracht een hele reeks nieuwe wettelijke verplichtingen, aansprakelijkheden, onkosten en natuurlijk papierwerk met zich meebrengt.

Het aantal werknemers dat je in de eerste fasen van je bedrijf in dienst neemt, hangt af van de behoeften. Naarmate het bedrijf groeit, heb je enkele medewerkers nodig om orders af te handelen, materialen te leveren en op te halen en de klantenservice af te handelen.

Hier zijn enkele voorbeelden van werknemers die je kunt aannemen bij het starten van een partyverhuur-bedrijf:

• Bezorgers
• Magazijnmedewerkers
• Boekhouder
• Technici
• Sales/marketing specialisten

De medewerkers die je aanneemt, moeten een aantal skills bevatten, waaronder: flexibiliteit, passie en betrouwbaarheid. Het is belangrijk om mensen aan te nemen die flexibel genoeg zijn om diverse verantwoordelijkheden op zich te nemen totdat je verder kunt groeien. En aangezien elke medewerker een sleutelrol speelt in je bedrijf, is het belangrijk om mensen aan te nemen die je vertrouwt.

💡 Een andere optie is om sommige van deze taken uit te besteden aan freelancers.

“No one can whistle a symphony. It takes a whole orchestra to play it.”

H.E. Luccock

Dingen waar je rekening mee moet houden

De partyverhuursector kan erg seizoensgebonden zijn, er zijn meestal meer evenementen tijdens vakanties of bij mooi weer.

Het is ook een competitieve industrie. Als ondernemer moet je creatief zijn en op de hoogte blijven van de huidige trends.

Tot slot is netwerken een belangrijke factor in het succes van een partyverhuur-bedrijf. Je moet een goede relatie opbouwen en onderhouden met lokale evenementenplanners en evenementenlocaties om nieuwe klanten binnen te halen en nieuwe kansen te verkennen.

Begin je 30 dagen gratis demo vandaag en begin met het efficiënt runnen van een partyverhuur-bedrijf!

Cover foto door Blunotte Eventi