Hoe je in 10 stappen een partyverhuur-bedrijf kunt starten
Party rental-blunotteventi

Hoe je in 10 stappen een partyverhuur-bedrijf kunt starten

Ben je op zoek naar tips voor het starten van een feestverhuurbedrijf? Dan ben je bij ons aan het juiste adres!  🎉

Als er één ding is dat we hebben geleerd van pandemieën en lockdowns, is het dat er veel kan veranderen in een jaar. Als softwareleverancier voor partyverhuur-bedrijvenen leveranciers voor live-evenementen hebben we uit eerste hand de impact van Covid-19 op onze branche ervaren.

Hoewel dit een heel donker moment was voor de industrie, gebruikten veel bedrijven deze tijd om aan hun strategieën te werken en hun bedrijfsprocessen te verbeteren.

En, in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kan het starten van een partyverhuur-bedrijf vandaag een van die mijlpalen zijn waar je over jaren op terugkijkt als een van de beste beslissingen die je ooit hebt genomen.

Maar als je wil dat het een succes wordt, zul je de tijd moeten nemen om na te denken en strategieën te bedenken voor je toekomstige bedrijf.

We helpen je met deze 10 stappen hoe je een partyverhuurbedrijf opstart:

 

Soorten verhuurbedrijven voor feesten en partijen
Stap 1: Bestudeer je markt
Stap 2: Schrijf je businessplan
Stap 3: Registreer voor zakelijke licenties, vergunningen en belastingen
Stap 4: Schaf de juiste apparatuur aan
Stap 5: Een prijsstrategie implementeren
Stap 6: Verzeker jezelf
Stap 7: Houd klanten, orders en vervaldata bij
Stap 8: Investeer in marketing
Stap 9: Volg je voortgang
Stap 10: Laat je team groeien
Dingen waar je rekening mee moet houden

 

Soorten verhuurbedrijven voor feesten en partijens

Ben jij er klaar voor om de wereld van feestartikelen binnen te stappen? Voordat je je in een zakelijke succes stort, is het belangrijk om te bepalen op welke niche je je pijlen gaat richten.

We nemen je mee in 4 zakelijke feestverhuur ideeën, variërend van lage tot hoge investeringskosten, maar allemaal met de potentie voor schaalbare groei!

 

 

1. Photo Booth verhuur: Herinneringen vastleggen

“Say cheese!”

Een fotohokje huren zorgt voor een unieke en interactieve ervaring voor allerlei soorten evenementen en voor gasten van alle leeftijden. Dit soort party-verhuurartikelen zijn gemakkelijk aan te passen, waardoor ze een goede investering zijn voor starters. Een photo booth met verschillende accessoires en achtergronden wordt vaak ingezet voor festivals, bruiloften en bedrijfsfeesten.

Er zijn veel verschillende soorten fotohokjes, van selfiestations tot 360° graden photo boots. Als je er voor kiest om je investering zo laag mogelijk te houden, zal je verhuurprijs ook aan de lage kant zijn.

 

Opstart investering: € 1.500 - € 10.000 (fotohokje en accessoires)

ROI:
Inkomsten per evenement: € 700
Nettowinst per evenement: € 600

 

Je kan ervoor kiezen om verschillende pakketten aan te bieden, zoals foto-afdrukken, digitale kopieën en gepersonaliseerde aankleding. In de tabel hieronder vind je een aantal opties.

 

Photo booth toevoegingen Gemiddelde kosten
Gepersonaliseerde accessoires € 40 - € 100
Fotoalbum, scrapboek of gastenboek € 110 - € 250
Gepersonaliseerde fotostrips of sjabloon € 30 - € 50
Delen via sociale media, online fotogalerij € 100 - € 400
GIF of boomerang mogelijkheden, persoonlijke/geanimeerde achtergrond of overlay € 150 - € 600
Videoberichten € 100 - € 250
Green screen, blacklight, gepersonaliseerd startscherm € 225 - € 675
Digitale foto's (CD / DVD / USB) € 25 - € 50
Rode loper, staanders, Booth-branding of vinylfolie € 200 - € 800

Source: Fash.com

 

 

2. Stoelverhuur: Stijl en comfort toevoegen

Een stoelverhuurservice voorziet klanten van stoelen voor specifieke evenementen of gelegenheden. Dit soort feestverhuurbedrijven verhuren stoelen voor een bepaalde periode en bieden bezorg- en ophaalservice aan.

Of het nu een intieme bijeenkomst of een grootschalig evenement is, met een stoelverhuurbedrijf bied jij de perfecte oplossing zodat gasten in stijl en comfortabel ontvangen worden.

 

Opstart investering: € 3.000 - € 10.000 (voor 100 stoelen) en € 180 per maand voor opslag

ROI:
Inkomsten per evenement: € 200 (excl. levering)
Nettowinst per evenement: € 190

 

Deze bedrijfsformule kan eenvoudig uitgebreid worden met het volgende concept: tentverhuur.

 

 

3. Tentverhuur: Ruimtes transformeren

Van elegante tenten met verfijnde stof en romantische verlichting tot stevige frametenten, als tentenverhuurbedrijf kun je voorzien in uiteenlopende behoeften.

Wanneer je de nadruk legt op kwaliteit & uitstraling en stijlen aanbiedt in verschillende thema's en budgetten, maak je elk evenement uniek en onvergetelijk.

 

Opstart investering: € 2.000 - € 10.000 (afhankelijk van de grootte van de tent) en € 180 per maand voor opslag

ROI:
Inkomsten per evenement: € 750 per dag voor een evenement met 100 personen
Nettowinst per evenement: € 650 per dag (kosten zijn inclusief transport en installatie)

 

De verhuurprijs is afhankelijk van de grootte en het type evenement waar jij je op wil richten. We zetten een aantal mogelijkheden voor je op een rij.

 

Eventtype Tentgrootte Aantal gasten Verhuurprijs tent
Kleine familiebijeenkomst 20 x 20 feesttent Max. 40 personen € 550
Lokaal pop-up festival met een bar 30 x 30 feesttent Max. 100 personen € 1.000
Bruiloft met dansvloer & DJ 30 x 60 feesttent Max. 120 personen € 1.800
Zakelijk evenement (alleen zitplaatsen) 40 x 60 feesttent Max. 240 personen € 2.400

 

Source: A Party Center en Meadow Valey Party Rentals

 

 

4. Verhuur van huwelijksfeesten: Onvergetelijke momenten

Kun je niet kiezen tussen de drie bovenstaande opties? Als je ze combineert, heb je een verhuurbedrijf voor bruiloften!

Van intieme ceremonie tot extravagant feest, als verhuurbedrijf voor huwelijken speel je een cruciale rol op deze speciale dag.

We maakten een top 3 van succesvolle bruiloft verhuurbedrijven die een stempel hebben weten te drukken op de branche:

  1. Ship Our Wedding: heeft de verhuur van evenementen op zijn kop gezet met hun toffe DIY-platform. Ze hebben een grote voorraad verhuurartikelen die je gemakkelijk naar elke locatie kunt verzenden.
  2. Rustic Wedding Chic: heeft gekozen voor een specifieke niche in de huwelijksverhuurbranche door zich uitsluitend te richten op een rustieke uitstraling. En met succes!
  3. Rent my Wedding: zij zijn het allereerste verhuurbedrijf voor bruiloften die zich online richten op het verzenden van verlichting, draperieën en fotohokjes.

 

Zit jouw niche er niet bij? Dit zijn nog 5 creatieve ideeën voor een feestverhuurbedrijf!

  1. Dansvloeren te huur
  2. Podia te huur
  3. Geluidsapparatuur te huur
  4. Cocktailbars te huur
  5. Opblaasartikelen te huur

 

Zeg jij 'ja' tegen een van deze ideeën? Lees dan zeker het volgende gedeelte, waarin je een 10-stappenplan krijgt voor het starten van een party verhuurbedrijf.

 

 

Catering at a party

 

 

Stap 1: Bestudeer je markt

Bij het starten van een partyverhuur-bedrijf, begin je bij het bestuderen van de markt. Dit noemen we ook wel marktonderzoek.

Marktonderzoek is het proces van het verzamelen van informatie over je doelgroep en de markt om precies te weten wat de wensen en behoeften zijn.

Als je de markt bestudeert, krijg je inzicht in welke methodes bij concurrenten werken, hoe zij te werk gaan en welke diensten en prijzen zij aanbieden.

Je kunt deze informatie vervolgens gebruiken om te bepalen hoe jouw producten of diensten gestructureerd moeten worden voor ​​toegevoegde waarde aan je doelmarkt, om zo een concurrentievoordeel te vinden voor jouw partyverhuur-bedrijf.

Hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen bij het uitvoeren van marktonderzoek:

      • Wie zijn de huidige klanten?
      • Wat is hun koopkracht?
      • Naar wat voor soort producten of diensten zijn ze op zoek?
      • Op welke plekken zoeken deze klanten naar oplossingen?
      • Wat zijn de huidige mogelijkheden?
      • Welke toegevoegde waarde kan jij brengen?
      • Voor welke uitdagingen staan klanten?
      • Wat zijn de uitdagingen voor de huidige markt?
      • Hoeveel mensen zouden geïnteresseerd zijn in jouw aanbod?
      • Welke alternatieven zijn er momenteel beschikbaar?
      • Wat betalen potentiële klanten voor deze alternatieven?
      • Wat beïnvloedt het aankoopproces bij je doelgroep?

 

 

Stap 2: Schrijf je businessplan

Nadat je de markt hebt bestudeerd en ideeën hebt opgeschreven, is de volgende stap bij het starten van een partyverhuur-bedrijf het structureren van je ideeën in een ondernemingsplan.

Een businessplan of ondernemingsplan is een document dat de doelstellingen en de strategieën van je bedrijf schetst om je te helpen deze te bereiken.

In je ondernemingsplan neem je het volgende op:

      • Bevindingen uit je marktonderzoek
      • Je doelmarkt
      • Je go-to-marktstrategie
      • Je startkapitaal
      • Financiële weergaven
      • Je zakelijke doel en missie

Het opstellen van een ondernemingsplan is een essentieel onderdeel van het starten van een partyverhuur-bedrijf omdat je hierdoor belangrijke aspecten van het bedrijf moet overwegen en onderzoeken die je anders misschien had genegeerd.

Houd er rekening mee dat een goed ondernemingsplan nooit helemaal klaar is. Naarmate je bedrijf groeit, zul je veranderingen aanbrengen en doorvoeren. Het is altijd een goed idee om je ondernemingsplan te herzien en bij te werken als er dingen veranderen, of structureel jaarlijks te doen om na te denken over de doelen voor het komende jaar.

Door je ondernemingsplan bij te werken, kun je jouw strategie bepalen, relevant blijven in de markt en uitstippelen wat er moet gebeuren om de gewenste resultaten te bereiken.

 

 

Stap 3: Registreer voor zakelijke licenties, vergunningen en belastingen

Bij het starten van een bedrijf wordt er van je verwacht dat je over de juiste licenties en vergunningen beschikt voor het land waarin je actief bent. Als je dit niet doet, kan dit leiden tot forse boetes of zelfs tot het sluiten van je bedrijf.

Hoewel er in de meeste landen over het algemeen geen specifieke licenties vereist zijn voor partyverhuur-bedrijven, moeten bedrijfseigenaren de lokale vereisten van hun land of staat controleren om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de wet- en regelgeving die daar van toepassing is.

Als jij je in Nederland bevindt, moet je jezelf hier inschrijven in het Handelsregister.

 

Voordat jouw avontuur in de partyverhuurbranche begint, is het goed om de financiële aspecten in kaart te brengen, waaronder belastingverplichtingen.

Registratie voor belastingen is een cruciale stap voor elk bedrijf, om ervoor te zorgen dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan en om mogelijke boetes te voorkomen. Je maakt hiervoor een afspraak bij de Kamer van Koophandel om jouw bedrijf vast te laten leggen. De KVK geeft jouw bedrijfsgegevens door aan de Belastingdienst. Je ontvangt vervolgens automatisch alle informatie die je nodig hebt over het doen van jouw belastingaangifte.

 

 

Purchase the right equipment

 

 

Stap 4: Schaf de juiste apparatuur aan

Als het gaat om het aanschaffen van apparatuur voor je bedrijf, moet je de tijd nemen om klanten te vragen naar de soort apparatuur waarnaar ze meestal op zoek zijn.

Door dit te doen, zul je trends zien ontstaan ​​die wijzen op populaire items zoals:

  • klaptafels
  • klapstoelen
  • en feesttenten

Maar je zult ook unieke items tegenkomen zoals:

  • lichtsystemen
  • foto booths
  • sprinkussens

Aangezien de aanschaf van apparatuur waarschijnlijk een van je grootste investeringen is, wil je er zeker van zijn dat je een inactieve voorraad vermijdt en dat je in het begin niet te veel uitgeeft. Het is goedkoper en gemakkelijker om later meer apparatuur te kopen dan om overtollige ongewenste apparatuur kwijt te raken.

🔎 Inactieve voorraad houdt in dat artikelen in voorraad staan die niet worden gebruikt en niet nodig zijn om winst te maken.

 

Daarom moet je niet alle genoemde materialen kopen wanneer je jouw bedrijf start, maar in plaats daarvan kun je beter een prioriteitenlijst maken van materiaal dat je moet kopen en een lijst met materiaal dat je kunt inhuren.

Door een combinatie van je eigen inventaris en een lijst met apparatuur die je kunt inhuren kun je in één keer aan meer behoeften van een klant voldoen.

En als ze alle items die ze nodig hebben van één leverancier kunnen krijgen in plaats van te vertrouwen op drie of vier afzonderlijke bedrijven, is dat de optie die ze waarschijnlijk zullen kiezen.

⚠️ Overweeg bij de aanschaf van apparatuur ook te investeren in transport waarmee het materiaal op de locatie van de evenementen kan worden vervoerd en opgesteld.

 

 

Stap 5: Een prijsstrategie implementeren

Door je onderzoek in stap 1 en 2 heb je informatie over:

  • wat je concurrenten berekenen,
  • wat je potentiële klanten bereid zijn te betalen,
  • en hoeveel je moet berekenen om break-even te draaien of winstgevend te zijn.

Het opstellen van prijzen voor je diensten kan moeilijk zijn, maar je kunt de prijzen die je concurrenten vragen als referentie gebruiken voor wat je zou moeten vragen.

Houd er echter rekening mee dat als je jouw prijzen te laag instelt, het voor je bedrijf moeilijker zal zijn om break-even te draaien, en het zou kunnen dat potentiële klanten er juist niet voor kiezen om bij je te huren omdat ze misschien denken dat er een addertje onder het gras zit of dat er kan iets mis zijn met jouw diensten.

En natuurlijk, als je jouw prijzen te hoog stelt, loop je waardevolle verkoop mis.

Eén idee is om pakketdeals aan te bieden die worden aangepast aan specifieke soorten evenementen waarvoor je catering verzorgt. Je kunt bijvoorbeeld één arrangement aanbieden voor bedrijfsevenementen en één voor verjaardagsfeestjes.

Er zijn tientallen prijsmodellen en strategieën die je kunnen helpen beter te begrijpen hoe je de juiste prijzen voor je doelgroep en omzetdoelen kunt bepalen.

 

Hier zijn enkele voorbeelden van prijsstrategieën die je kunt gebruiken:

  • Kosten-plus-marge: en prijsmethode waarbij de verkoopprijs van een dienst wordt bepaald door een winstmarge toe te voegen aan de kosten van de dienst.
  • Op vraag gebaseerde prijzen: Bij deze prijsmethode bepaalt de toename en afname van de consumentenvraag de prijsstelling.
  • Op concurrentie gebaseerde prijzen: Hier worden prijzen bepaald door de prijzen die door jouw concurrentie zijn vastgesteld.
  • Prijsbundeling: De prijsstelling is vastgesteld voor een groep producten en gegroepeerde producten worden niet apart verhuurd.

 

 

get-insurance

 

 

Stap 6: Verzeker jezelf

Net als licenties en vergunningen, heb je een verzekering nodig om veilig en legaal te werk te gaan.

Het runnen van een partyverhuur-bedrijf betekent het kopen en huren van zowel binnen- als buitenapparatuur, zoals lampen, luidsprekers of tenten. Aangezien je in deze apparatuur hebt geïnvesteerd en je bedrijf hier afhankelijk van is, moet je deze verzekeren voor het geval er ongelukken gebeuren.

Daarnaast wil je er zeker van zijn dat je zelf beschermd bent in het geval dat iemand gewond raakt bij gebruik van de apparatuur, vaak gedekt met een aansprakelijkheidsverzekering.

Een aansprakelijkheidsverzekering is in bepaalde landen verplicht voor partyverhuur-bedrijven. Raadpleeg de wetgeving in de landen waarin je werkzaam bent om te zien of dit van toepassing is.

Het wordt sterk aanbevolen om een ​​aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor je eigen veiligheid, ook als dit in de regio niet verplicht is. Veel potentiële klanten zullen je ook als betrouwbaarder beschouwen als je hen een bewijs van die verzekering voorlegt.

Overweeg om een professional te raadplegen om je te helpen bij het kiezen van de beste verzekering voor je partyverhuur-bedrijf. Zij zullen je helpen de risico's van de branche in te schatten en je vertellen wat de beste verzekeringen zijn om af te sluiten.

 

 

Keep-track-of-orders

 

 

Stap 7: Houd klanten, orders en vervaldata bij

Het beheren van een partyverhuur-bedrijf vereist sterke organisatorische skills. Je bevindt je in een branche met strikte deadlines en veel bewegende onderdelen, dus het is essentieel dat je projecten en middelen nauwkeurig worden bijgehouden als je evenementen met succes wilt plannen.

Of je nu bruiloften, feesten of zakelijke evenementen plant, je kunt een speciale tool voor verhuurbeheer zoals Rentman gebruiken om je klanten, orders en voorraadbeschikbaarheid in één enkel platform bij te houden.

Rentman helpt je bij het efficiënter runnen van je ​​partyverhuur-bedrijf, bespaart je tijd bij het plannen van evenementen en geeft je financiële documenten een professionelere uitstraling.

Met de ingebouwde template editor van Rentman pas je je eigen templates aan met afbeeldingen, persoonlijke teksten en je huisstijl om je offertes herkenbaar te maken.

Je kunt Rentman koppelen aan Mollie, Stripe, Exact Online en WooCommerce om online betalingen te accepteren en je producten aan te bieden in een webshop.

 

 

Invest-in-marketing

 

 

Stap 8: Investeer in marketing

Het starten van een partyverhuur-bedrijf kan moeilijk zijn, laat staan ​​leren hoe je deze op de markt brengt. Investeren in marketing zou echter een van de eerste dingen moeten zijn die je overweegt bij het starten van je bedrijf.

Waarom?

Marketing helpt je bij het opbouwen van naamsbekendheid en geloofwaardigheid, wat erg belangrijk is in de vroege stadia van je bedrijf, omdat je potentiële klanten kennis wilt laten maken met je merk en hen wilt overtuigen waarom ze voor jou moeten kiezen boven concurrenten.

Als gevolg hiervan zal je inspanning effect hebben op je omzet, prijsstelling, promoties en advertentiestrategieën.

Hier zijn enkele voorbeelden van marketingtechnieken die je kunt gebruiken om naamsbekendheid op te bouwen:

  • Netwerken met lokale ondernemingen (event planners, evenementenlocaties, etc.)
  • Reclame maken voor je bedrijf bij relevante tijdschriften, tv- en radio
  • Adverteren op social media (Facebook ads, Youtube ads, etc)
  • Search engine advertising, door advertenties te plaatsen op zoekresultaten van Google en Bing of andere websites met behulp van CPC (kosten per klik)
  • Een "Google Mijn Bedrijf"-vermelding maken en beheren

 

 

Monitor your progress

 

 

Stap 9: Volg je voortgang

Wanneer je de voortgang bijhoudt, werk je vanzelf doelgerichter.

Je krijgt hierdoor ook meer inzicht in de waarde die jij voor je bedrijf creëert, zodat je de resultaten van jouw inspanningen aan je team kunt laten zien.

Met Rentman kun je een persoonlijk dashboard maken om je voortgang bij te houden en data te gebruiken om betere beslissingen te nemen:

  • Identificeren van de meest winstgevende materialen,
  • Beslissen wat je volgende aankoop zou moeten zijn,
  • Traceren waar je inkomsten misloopt,
  • En veel meer…

 

 

Grow-your-team

 

 

Stap 10: Laat je team groeien

De laatste stap is om je team te laten groeien.

Het aannemen van je eerste medewerkers is een enorme stap bij het starten van een partyverhuur-bedrijf. Met de extra mankracht kun je taken toewijzen aan je team en jouw tijd besteden aan taken met een hogere prioriteit.

Maar voordat je zomaar iedereen aan boord kunt krijgen, moet je begrijpen dat extra mankracht een hele reeks nieuwe wettelijke verplichtingen, aansprakelijkheden, onkosten en natuurlijk papierwerk met zich meebrengt.

Het aantal werknemers dat je in de eerste fasen van je bedrijf in dienst neemt, hangt af van de behoeften. Naarmate het bedrijf groeit, heb je enkele medewerkers nodig om orders af te handelen, materialen te leveren en op te halen en de klantenservice af te handelen.

Hier zijn enkele voorbeelden van werknemers die je kunt aannemen bij het starten van een partyverhuur-bedrijf:

  • Bezorgers
  • Magazijnmedewerkers
  • Boekhouder
  • Technici
  • Sales/marketing specialisten

De medewerkers die je aanneemt, moeten een aantal skills bevatten, waaronder: flexibiliteit, passie en betrouwbaarheid. Het is belangrijk om mensen aan te nemen die flexibel genoeg zijn om diverse verantwoordelijkheden op zich te nemen totdat je verder kunt groeien. En aangezien elke medewerker een sleutelrol speelt in je bedrijf, is het belangrijk om mensen aan te nemen die je vertrouwt.

💡 Een andere optie is om sommige van deze taken uit te besteden aan freelancers.

 

“No one can whistle a symphony. It takes a whole orchestra to play it.”

H.E. Luccock

 

 

Dingen waar je rekening mee moet houden

De partyverhuursector kan erg seizoensgebonden zijn, er zijn meestal meer evenementen tijdens vakanties of bij mooi weer.

Het is ook een competitieve industrie. Als ondernemer moet je creatief zijn en op de hoogte blijven van de huidige trends.

Tot slot is netwerken een belangrijke factor in het succes van een partyverhuur-bedrijf. Je moet een goede relatie opbouwen en onderhouden met lokale evenementenplanners en evenementenlocaties om nieuwe klanten binnen te halen en nieuwe kansen te verkennen.

Begin je 30 dagen gratis demo vandaag en begin met het efficiënt runnen van een partyverhuur-bedrijf!

 

 

Cover foto door Blunotte Eventi

 

 

  • Terug naar blog

  • Delen

Start gratis

Start gratis en ervaar hoeveel tijd je kunt besparen