Je bedrijf dat ooit aan de startblokken stond, is nu volop in groei, gefeliciteerd! Dit succes wil je natuurlijk vieren, maar tegelijkertijd brengt het ook nieuwe, logistieke uitdagingen met zich mee… Nu is het moment om jezelf af te vragen of je je inventaris wel optimaal beheert en of er ruimte voor verbetering is.
Laten we een cameraverhuurbedrijf als voorbeeld nemen. Hierin zijn camera's en lichtapparatuur de kern - essentieel voor het creëren van stilstaande meesterwerken. Maar dit bedrijf heeft ook te maken met een groot aantal kleine en ongelabelde items, zoals kabels en andere bulkmaterialen. Naarmate het bedrijf groeit, groeit ook het aantal spullen (je inventaris) en daarmee ook de kunst om alles goed op orde te ouden.
Dus, hoe zorg je ervoor dat je het overzicht over je voorraad houdt - groot of klein?
In dit artikel ontdek je hoe je je voorraad effectief beheert en altijd precies weet waar en hoeveel van je inventaris beschikbaar is:
1. Wat is voorraadbeheer?
2. Waarom je je voorraad goed moet bijhouden
3. De beste voorraadbeheer methodes
4. Voorraadbeheer voor kleine bedrijven
5. Voorraadbeheer software
Maar voor we erin duiken is het wel belangrijk om te weten waar we het precies over hebben…
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer, ook wel bekend als inventarisbeheer, is het proces van het organiseren en beheren van alle goederen en materialen die een bedrijf op voorraad heeft. Het doel van voorraadbeheer is om een juiste balans te vinden tussen het minimale en maximale voorraadniveau. Zo bestel en verhuur je apparatuur op het juiste moment voor de juiste prijs en hoef je nooit nee te verkopen!
Voorraadtracking is een belangrijk onderdeel van voorraadbeheer voor verhuurmanagement. Voorraadtracking is het proces van het volgen van je apparatuur.
Je houdt hiermee de hoeveelheid, locatie en status van je items in voorraad nauwkeurig bij. Het proces van voorraadtracking bestaat uit een aantal activiteiten - van het identificeren van items tot het bijwerken van gegevens wanneer items aan je voorraad toegevoegd worden of je magazijn juist verlaten.
Zijn je producten op het juiste moment op de juiste plek aanwezig, en in het juiste aantal? Dan spreek je van effectief voorraadbeheer!
Waarom je je voorraad goed moet bijhouden
Je kunt het nu al wel raden: een goed voorraadbeheer is essentieel voor je bedrijf.
En dit is waarom:
Voorraad voorspellen: De klantvraag is allesbehalve constant. Deze kan schommelen door seizoensgebonden projecten, trends die komen en gaan of denk aan onvoorziene gebeurtenissen, zoals een pandemie. Door nauwkeurig je voorraad te beheren, kun je jouw voorraad afstemmen op deze schommelingen. Zo zorg je ervoor dat je altijd de juiste artikelen in huis hebt om aan de vraag te voldoen, en dat je niet met overtollige voorraad blijft zitten.
Kosten besparen: Je voorraad is een groot onderdeel van wat je bedrijf waard is. Als je te veel spullen hebt zit je geld vast in voorraad die je misschien niet snel verhuurt. Als je te weinig hebt moet je soms snel en duur subhuren. Door goed overzicht te houden, bespaar je geld.
Alles loopt soepeler: Als je niet goed weet wat je hebt, kun je fouten maken. Denk aan het per ongeluk inplannen van kapotte of niet-beschikbare items. Efficiënt voorraadbeheer zorgt voor een soepel proces, omdat het real-time inzicht biedt in voorraadniveaus en precies aangeeft wanneer je items moet bijbestellen.
Voorkom diefstal en verlies: Met voorraadtracking weet je altijd waar je materiaal zich bevindt. Wanneer materiaal niet op tijd aankomt of als verloren wordt gemarkeerd, kun je het snel terugvinden. Hierdoor bescherm je je inventaris en dus ook je bankrekening.
Klanttevredenheid: Tijdige en nauwkeurige bestellingen zijn cruciaal voor het vertrouwen en de loyaliteit van je klanten. Met nauwkeurig voorraadbeheer zorg je ervoor dat de juiste producten beschikbaar zijn op het moment dat je klant het nodig heeft. Zo voorkom je materiaaltekorten en nabestellingen.
Oké, we weten nu waarom het belangrijk is om een nauwkeurig overzicht te hebben van je voorraad. Maar wat is dan de beste manier om dit te doen?
Top 6 voorraadbeheer methodes
De beste manier om je voorraad te beheren hangt af van je niche en hoe groot en complex je bedrijf is. Om je alvast op weg te helpen zijn dit de meestgebruikte methodes om je voorraad bij te houden:
1. Barcodes en RFID-technologie: Geef elk item een eigen barcode of RFID-tag (Radio-Frequency Identification). Met handscanners of smartphones scan je deze snel in en uit. Dit verlaagt het risico op handmatige fouten en stroomlijnt het trackingproces.
Initiële investering (in geld, tijd en moeite): Hoog
Doeltreffendheid: Hoog
2. Regelmatige fysieke controles: Check regelmatig hoeveel items je daadwerkelijk op voorraad hebt en vergelijk dit met wat het systeem aangeeft. Zo spoor je missende items op en voorkom je diefstal.
Initiële investering: Laag
Doeltreffendheid: Laag
3. Automatische waarschuwingen: Stel automatische waarschuwingen in voor onderhoud aan materiaal, retourdatums en lage voorraadniveaus. Zo blijft al je apparatuur in goede staat en klaar voor gebruik.
Initiële investering: Hoog
Doeltreffendheid: Hoog
4. Gebruik QR-codes: Plaats QR-codes op je apparatuur en koppel de codes direct aan informatie in je voorraadbeheersysteem zodat je snel en gemakkelijk toegang hebt tot de details van ieder item. Deze codes kun je eenvoudig met een telefoon scannen.
Initiële investering: Gemiddeld
Doeltreffendheid: Hoog (maar alleen voor producten met serienummer)
5. Categoriseren en labelen: Deel je inventaris in op categorie (bijvoorbeeld type, grootte of locatie) en label de planken, bakken of opslagruimtes in je magazijn hiermee. Dit helpt je team om items snel te vinden en op dezelfde plek terug te leggen.
Initiële investering: Gemiddeld
Doeltreffendheid: Gemiddeld
6. Een inventarislijst maken: Dit is een eenvoudige oplossing voor kleinere bedrijven die geen ingewikkeld systeem nodig hebben. Een inventarislijst is een handmatig of digitaal registratiesysteem (denk aan voorraad bijhouden in Excel) waarmee je de hoeveelheid en verplaatsingen van de items in je inventaris bijhoudt.
Initiële investering: Laag
Doeltreffendheid: Laag
Hoe vaak je voorraad inventariseren hangt deels af van de snelheid waarmee je voorraad wordt verbruikt of verkocht. In principe moet je altijd een goed overzicht hebben van je inventaris, zodat je weet welke items beschikbaar zijn of misschien gerepareerd moeten worden. Voorkom teleurstellingen bij klanten door geen producten aan te bieden die niet op voorraad of defect zijn.
Initiële investering: Laag
Doeltreffendheid: Laag
Ben je eigenaar van een klein bedrijf? Het opzetten van een inventarislijst is niet het enige wat je kunt doen!
De beste voorraadbeheer methodes voor kleine bedrijven
Voor kleine bedrijven is het net zo belangrijk om je voorraad nu al goed te beheren. Een goed begin is het halve werk.
De beste aanpak bestaat uit een combinatie van praktische strategieën die zijn afgestemd op de unieke behoeften en beperkingen van je bedrijf.
Hieronder vind je de meest efficiënte stappen voor voorraadbeheer voor kleine bedrijven:
- Begin met de basis door een inventarisatiesysteem te implementeren. Zet een simpel inventarissysteem op, zoals een goed georganiseerde spreadsheet of inventarislijst, waar je zelf de belangrijke gebeurtenissen van je voorraad in noteert. Probeer bijvoorbeeld je voorraadbeheer in Excel bij te houden.
- Werk je gegevens regelmatig bij om de nauwkeurigheid te garanderen en voer periodieke fysieke audits uit om de voorraadniveaus op elkaar af te stemmen.
- Gebruik eenvoudige barcode- en QR-codesystemen om je trackingproces te stroomlijnen. Lees er alles over in ons artikel QR code vs. barcodes.
- Overweeg de overstap naar cloud-gebaseerde voorraadbeheer software naarmate je bedrijf groeit. Dit biedt schaalbaarheid, realtime inzichten en automatiseringsmogelijkheden.
Door deze strategieën geleidelijk te implementeren weet je altijd waar je materiaal is. Ook vind je als klein bedrijf de juiste balans tussen efficiënt voorraadbeheer, kosteneffectiviteit en klanttevredenheid.
Maar: succesvol voorraadbeheer is ook afhankelijk van het aanpassingsvermogen van je bedrijf. Groeit je klantenkring en daarmee ook je inventaris? Zoek dan op tijd naar meer geavanceerde oplossingen voor voorraadbeheer.
Optimaliseer je voorraadbeheer met de juiste software
Groeit je klantenkring? Dan neemt ook het aantal evenementen dat tegelijkertijd plaatsvindt toe. Voorkom de frustratie van onjuist ingevulde Excel-sheets en onderlinge beschuldigen met de juiste voorraadbeheer software.
Zo kun je jouw voorraadbeheer automatiseren en weet je zeker dat je altijd de benodigde items bij de hand hebt! Rentman biedt een uitgebreide oplossing voor het beheren en volgen van al je verhuurmateriaal. Met Rentman volg je apparatuur in real-time en duik je binnen enkele seconden in je magazijn voorraadbeheer - waar je ook bent.
Lees verder: Zo optimaliseer je jouw inventaris.
