Je bedrijf dat ooit klein begon, groeit. Waardoor logistieke problemen de kop op steken en jij je afvraagt hoe je jouw inventaris het beste beheert.
Neem een verhuurbedrijf voor videoapparatuur als voorbeeld. Waarin camera's, lichtinstallaties en geluidsapparatuur het grootste goed zijn: de tools om filmische meesterwerken tot leven te brengen. Tegelijkertijd heb je ook te maken met een heleboel kleine ongelabelde items, zoals kabels en ander bulkmateriaal.
Hoe zorg je ervoor dat je overzicht houdt over al deze essentiële items in de chaos van je verhuurbedrijf? Laten we dat eens onderzoeken!
In dit artikel kom je erachter hoe je jouw voorraad kunt volgen en altijd weet waar je materiaal zich bevindt.
1. Wat is voorraadtracking?
2. Waarom je je inventaris moet volgen
3. Manieren om je inventaris bij te houden
4. De beste manieren om inventaris bij te houden voor kleine bedrijven
5. Kies voor software voor resourcemanagement
Voordat we op de details ingaan, is het belangrijk om te weten waar we het precies over hebben.
Wat is voorraadtracking?
Voorraadtracking is onderdeel van voorraadbeheer; het is niet hetzelfde.
Het volgen van je apparatuur is het proces waarbij je de voorraad van goederen, materialen of activa van je bedrijf bewaakt.
Je houdt hiermee de hoeveelheid, locatie en status van je items in voorraad nauwkeurig bij. Het proces bestaat uit een aantal activiteiten, van het identificeren van items tot het bijwerken van gegevens wanneer items aan je voorraad toegevoegd worden of juist verlaten.
Het mag duidelijk zijn dat het goed bijhouden van je inventaris een essentieel onderdeel is van efficiënt supply chain management en algeheel zakelijk succes. In het volgende hoofdstuk bekijken we waarom dat precies zo belangrijk is.
Waarom je je inventaris moet volgen
Effectief voorraadbeheer is niet alleen een goede gewoonte voor bedrijven; het is een noodzaak. En dit is waarom:
Inventaris vraagvoorspelling: De vraag van klanten is zelden statisch. Het kan fluctueren door seizoensgebonden projecten, trends in de industrie of onverwachte gebeurtenissen (zoals een pandemie). Door je voorraad bij te houden kun je jouw voorraadniveaus aanpassen aan deze schommelingen, zodat je de juiste items op voorraad hebt om aan de vraag van de klant te voldoen, maar niet te veel of te weinig voorraad aanhoudt.
Kostenbeheersing: Je inventaris vertegenwoordigt een aanzienlijk deel van de activa van een bedrijf. Het aanhouden van overtollige voorraden houdt kapitaal bezet dat gebruikt zou kunnen worden voor andere investeringen. Aan de andere kant kan onderbezetting van items leiden tot frequente spoedbestellingen en hogere kosten. Een nauwkeurig overzicht van je voorraad helpt je een balans te vinden tussen het hebben van voldoende voorraad om aan de vraag te voldoen en het minimaliseren van transportkosten.
Operationele efficiëntie: Onnauwkeurige inventarislijsten verstoren verschillende aspecten je verhuurbedrijf. Denk aan het per ongeluk inplannen van kapotte of niet-beschikbare items. Efficiënte voorraadtracering zorgt voor een soepele operatie, omdat het real-time inzicht biedt in voorraadniveaus en momenten waarop bijbestelt moet worden aangeeft.
Voorkom diefstal en verlies: Met apparatuurtracking ben je altijd op de hoogte waar je materiaal zich bevindt. Wanneer materiaal niet op tijd aankomt of als verloren wordt gemarkeerd, kun je het snel terugvinden. Hierdoor bescherm je jouw inventaris en waarborg je jouw financiën.
Klanttevredenheid: Tijdige en nauwkeurige orderverwerking is cruciaal voor het behoud van het vertrouwen en de loyaliteit van je klanten. Met een nauwkeurig inzicht in je voorraad, zorg je dat de juiste producten beschikbaar zijn op het moment dat je klant het nodig heeft. Dit voorkomt materiaaltekorten en nabestellingen.
We weten nu waarom het belangrijk is om nauwkeurig overzicht en inzicht te hebben in je materiaal. Maar wat is de nu beste manier om je inventaris bij te houden?
6 manieren om je inventaris te overzien
Wat de beste methode om inventaris bij te houden is, is afhankelijk van de grootte en complexiteit van je bedrijf. We geven je de meest algemene manieren om apparatuur te volgen:
1. Barcodes en RFID-technologie: Wijs een unieke barcode of RFID-tag (Radio-Frequency Identification) toe aan elk bulkitem. Medewerkers gebruiken vervolgens handscanners of mobiele apparaten om items snel in en uit te scannen. Dit verlaagt het risico op handmatige fouten en het stroomlijnt het trackingproces.
Initiële investering (in geld, tijd en moeite): Hoog
Doeltreffendheid: Hoog
2. Regelmatige fysieke controles: Voer regelmatig inventariscontroles uit het fysieke aantal items te vergelijken met de gegevens in je inventarisbeheersysteem. Hiermee spoor je ontbrekende onderdelen en diefstal op, waardoor de gegevens waarmee je werkt nauwkeuriger zijn.
Initiële investering: Laag
Doeltreffendheid: Laag
3. Automatische waarschuwingen: Stel automatische waarschuwingen in voor onderhoud aan materiaal, retourdatums en lage voorraadniveaus. Hiermee zorg je ervoor de onderhoudsstaat van je materiaal goed is en dat het altijd inzetbaar is wanneer nodig.
Initiële investering: Hoog
Doeltreffendheid: Hoog
4. Gebruik QR-codes: QR-codes kunnen op apparatuur worden aangebracht, zodat ze eenvoudig gescand kunnen worden met een mobiel apparaat. Koppel de codes direct aan informatie in je voorraadbeheersysteem, zodat je snel en gemakkelijk toegang hebt tot de details van ieder item.
Initiële investering: Gemiddeld
Doeltreffendheid: Hoog (maar alleen voor producten met serienummer)
5. Categoriseren en labelen: Deel je inventaris in op categorie (bijvoorbeeld type, grootte of locatie) en label de planken, bakken of opslagruimtes in je magazijn hiermee. Dit maakt het makkelijker voor werknemers om materiaal te vinden en te retourneren.
Initiële investering: Gemiddeld
Doeltreffendheid: Gemiddeld
6. Een inventarislijst opzetten: Dit is een toegankelijke manier om je inventaris bij te houden, vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven die geen geavanceerde voorraadbeheersystemen nodig hebben. Een inventarislijst is een handmatig of digitaal registratiesysteem dat de hoeveelheid en verplaatsingen van de items in je inventaris bijhoudt.
Initiële investering: Laag
Doeltreffendheid: Laag
Ben je eigenaar van een klein bedrijf? Het opzetten van een inventarislijst is niet het enige waar je rekening mee moet houden!
De beste manieren om inventaris bij te houden voor kleine bedrijven
Voor kleine bedrijven is het efficiënt bijhouden van de inventaris zowel cruciaal als beheersbaar. De beste aanpak bestaat vaak uit een combinatie van praktische strategieën die zijn afgestemd op de unieke behoeften en beperkingen van het bedrijf.
Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het traceren van voorraad voor kleine bedrijven:
- Begin met het leggen van een basis door een inventarisatiesysteem te implementeren. Dat kan zijn in de vorm van een georganiseerde spreadsheet of inventarislijst, zoals eerder beschreven. Hiermee registreer je gebeurtenissen omtrent jouw inventaris handmatig.
- Werk je gegevens regelmatig bij om de nauwkeurigheid te garanderen en voer periodieke fysieke audits uit om de voorraadniveaus op elkaar af te stemmen.
- Gebruik eenvoudige barcode- en QR-codesystemen om je trackingproces te stroomlijnen. Lees er alles over in ons artikel QR code vs. barcodes.
- Overweeg de overstap naar cloud-gebaseerde voorraadbeheersoftware naarmate je bedrijf groeit. Dit biedt je schaalbaarheid, realtime inzichten en automatiseringsmogelijkheden, waardoor je voorraadniveaus optimaliseert, kosten beheerst en een betere klantenservice kunt bieden.
Door deze strategieën geleidelijk te implementeren, weet je altijd waar je materiaal zich bevindt. Op deze manier kan je kleine bedrijf een balans vinden tussen efficiënt voorraadbeheer en kosteneffectiviteit.
De sleutel tot een succesvol overzicht van je voorraad ligt in aanpassingsvermogen en voortdurende verbetering. Begin dus met eenvoudige, kosteneffectieve methoden.
Kijk naar meer geavanceerde oplossingen voor voorraad tracking naarmate je bedrijf groeit.
Kies voor software voor resourcemanagement
Bespaar geld en vermijd onaangename verrassingen. Met software voor resourcebeheer, inclusief RFID-systemen, houd je in realtime de verplaatsingen van materiaal bij over locaties, mensen of teams.
Rentman biedt een uitgebreide oplossing voor het beheren en volgen van je verhuurmateriaal: traceer, optimaliseer en beheer je complete inventaris.
