Je inventaris is een cruciaal onderdeel van je bedrijf. Om de kosten laag te houden, verspilling te voorkomen en klanten tevreden te houden, is voorraadoptimalisatie een must.
Maar hoe kun je het beste items traceren die voortdurend komen en gaan?
In deze blog geven we je strategieën om je inventaris te optimaliseren, zodat je geen items meer kwijtraakt en de ROI van je bedrijf hoog blijft. Daarnaast geven we een aantal voorbeelden van hoe je die uitdagingen aanpakt met Rentman.
Deze informatie vind je in dit artikel:
1. Zo organiseer je jouw inventaris
2. Zo weet je wanneer je items moet bijbestellen
3. Zo traceer je items wanneer ze het magazijn verlaten
Organiseer je inventaris om deze vanuit vertrouwen te beheren
Of je nu net bent gestart met je verhuurbedrijf of al een paar jaar actief bent, de eerste stap om je inventaris te optimaliseren is het organiseren ervan. Waarom? Met voorraadbeheer weet je precies wat je hebt, hoeveel je hebt en waar elk item zich bevindt.
Registreer al je materiaal
Je moet weten wat er in je magazijnen ligt. Zonder een duidelijk overzicht zulllen sommige materialen weinig gebruikt worden, andere dubbel geboekt worden en maak je sneller fouten.
Begin dus met het vastleggen van alle items in je inventaris. Dat hoeft niet handmatig. Bespaar tijd en gebruik een oplossing voor materiaal, zoals Rentman. Om nieuw materiaal te uploaden, importeer je simpelweg je bestaande gegevens vanuit Excel of een andere softwareoplossing.
Bulkregistratie van bepaalde items
Het uploaden van individuele items is eenvoudig. Maar wat als je honderden identieke kleine items hebt, zoals feestartikelen of bestek? Je hebt waarschijnlijk weinig zin om elk individueel item in serie te zetten en bij te houden. De oplossing is om items in bulk te registreren.
Bulkartikelen zijn producten die je niet afzonderlijk in te boeken wanneer ze nodig zijn. Zo kun je ze sneller afhandelen. Dit is perfect voor accessoires en relatief goedkope artikelen die je willekeurig uit je schappen pakt.
In Rentman kun je deze items eenvoudig registreren door de naam en de hoeveelheid van het item in te voeren. Zo bespaar je veel tijd bij het registreren en optimaliseren van je inventaris en het stroomlijnen van pick-ups en retouren.
Raak geen items meer kwijt door het toevoegen van de locatie
Als je meerdere magazijnen op verschillende locaties hebt, moet je weten welke items zich waar bevinden. Je hebt dus een voorraadbeheersysteem nodig. Anders wordt het verzamelen van het juiste materiaal voor elk evenement een nachtmerrie.
Rentman maakt dit proces makkelijk. Stel meerdere opslaglocatiesin, geef ze de naam die je wilt en wijs materiaal toe. Of het nu gaat om materiaal in bulk of individuele items met unieke serienummers, met Rentman kun je alles toewijzen en traceren op verschillende locaties. Zo ben je verzekerd van een soepele workflow en ben je altijd voorbereid op elk evenement.
Aangepaste notities toevoegen wanneer nodig
Het beheren van notities over je items in voorraad, maar ook het bijhouden van reparaties, serienummers, inkoopgegevens, magazijnlocaties en meer, kan een lastige klus zijn. Het zou fijn zijn om dit alles op één plek op te slaan en te delen. Daarom kun je met Rentman gedetailleerde notities over een item toevoegen via aangepaste velden. Hierdoor wordt het gemakkelijker om elk detail bij te houden, zoals de garantie van een item, de onderhoudsgeschiedenis of gebruiksinstructies.
Implementeer notificaties voor bestelmomenten
Sommige items, zoals batterijen, moet je altijd bij de hand hebben. Als het op is, breekt er paniek uit. Er zal iemand op pad moeten gaan om tientallen kleine verpakkingen te kopen, wat meer kost dan wanneer je in bulk bestelt.
Om dit te voorkomen, moet je letten op de voorraadniveaus van dergelijke artikelen. Het is een uitdaging om deze niveaus dagelijks te controleren. Met Rentman stel je bestelpunten in voor artikelen, waardoor je automatisch een melding krijgt als de hoeveelheid onder een bepaald niveau komt. Zo kom je nooit zonder belangrijke verbruiksartikelen te zitten.
Traceer items buiten je magazijn
Met een duidelijk overzicht van je materiaal is de volgende stap om ervoor te zorgen dat je geen materiaal meer kwijtraakt tijdens evenementen. Dit zorgt ervoor dat de ROI van je bedrijf hoog blijft.
De beste manier om dit te doen is door een oplossing voor materiaaltracking te implementeren waarmee je meer controle krijgt en een overzicht geeft van de verplaatsingen van je materiaal.
Maar er is nog meer dat je kan doen voor een effectieve optimalisatie van je inventaris en het traceren van materiaal.
Implementeer RFID-technologie om je materiaal in de gaten te houden
Items zouden niet mogen verdwijnen zodra ze je magazijn verlaten. Je moet op de hoogte blijven van de bewegingen en het gebruik.
Hiervoor gebruik je RFID-tags om materiaal in realtime te volgen en onbevoegde toegang te voorkomen. Deze tags zijn er in verschillende vormen en maten en kunnen gemakkelijk aan objecten worden bevestigd zodat je ze kunt volgen.
Het beste gedeelte is dat een item zich niet direct in het zicht hoeft te bevinden om gescand te worden. Gebruik een draagbare RFID-lezer om items op een afstand van 20 cm tot meer dan 10 meter te scannen.
Met een oplossing voor inventarisbeheer zoals RFID weet je altijd waar je spullen zijn en kun je ze probleemloos retourneren. Wanneer een item zoekraakt, controleer dan waar het voor het laatst is gescand om precies te weten waar het voor het laatst is gezien. Dit vergroot je kansen om verloren voorwerpen terug te vinden.
Bundel items die vaak samen verhuurt worden
Bepaalde items worden bijna altijd samen verhuurd. Bijvoorbeeld: een camerakit bevat een camerabehuizing, verschillende lenzen en accessoires. Het handmatig in elkaar zetten van dergelijke kits is echter tijdrovend en vergroot de kans op fouten. Van het inpakken tot het openen van de case en het scannen van elk afzonderlijk onderdeel, het laatste wat je wil is een essentieel onderdeel vergeten in te pakken.
Daarom geeft Rentman je de mogelijkheid om containers te maken en items die vaak samen worden gebruikt in je inventaris samen te voegen. Wanneer een klant vraagt om de camerakit, kun je snel de gecombineerde items selecteren en direct de complete set boeken. Dit vereenvoudigt het boekingsproces en zorgt ervoor dat alle essentiële onderdelen zijn inbegrepen.
Zodra je containers hebt toegevoegd in Rentman, kun je simpel de QR-code of RFID-tag van de transportcase scannen om te zien wat erin zit. Het is niet nodig om verzegelde cases te openen en de inhoud handmatig te controleren. Zo bespaar je tijd als een container veel adapters, kleine onderdelen en accessoires bevat.
Bekijk retournerende en uitgaande items binnen de komende 12-48 uur
Populaire items kunnen een snelle doorlooptijd hebben. Implementeer een overzicht van items met een doorlooptijd van minder dan 48 uur om je magazijnactiviteiten soepel te laten verlopen en je voorraad in beweging te houden.
Gebruik binnen Rentman de cross-docking weergave om te visualiseren welke items de komende 12, 24 of 48 uur het magazijn binnenkomen en verlaten. Zo'n proactieve aanpak zorgt voor een efficiënte stroom van materiaalverplaatsingen en -opslag en het minimaliseert verstoringen in je inventaris.
Inventarisoptimalisatie houdt je zaken georganiseerd
Het optimaliseren van je inventaris is meer dan een tactische zet: het is een strategische investering in de groei en het succes van je bedrijf. Waarom? Omdat een gestroomlijnde inventaris de operationele efficiëntie en klanttevredenheid bevordert.
En er zijn verschillende manieren waarop je je inventaris kunt optimaliseren. Van het creëren van een beter overzicht van wat er in de schappen van je magazijn ligt tot het traceren van materiaal buiten het magazijn; kies de strategieën die jouw huidige uitdagingen aanpakken.
Als je zelf wil ervaren hoe software voor materiaalverhuur je kan helpen je bedrijf slimmer te laten groeien, probeer Rentman dan 30 dagen gratis. Geen creditcard nodig.
