Voor elk evenement is talent nodig. Talent is een cruciaal aspect van je bedrijf. Maak workforce planning een essentieel onderdeel van de groei van je bedrijf.
Veel bedrijven vinden het lastig hoe ze workforce planning kunnen inzetten om hun huidige en toekomstige behoefte aan personeel te plannen. Dit beperkt het behalen van belangrijke groei- en omzetdoelstellingen.
Laten we eens kijken hoe jij je bedrijfsdoelen en je personeelsbestand op elkaar kan afstemmen om ervoor te zorgen dat je altijd het talent hebt dat je nodig hebt.
Dit is wat we zullen bespreken.
Wat is workforce planning?
Met workforce planning stem je de prioriteiten en behoeften van je bedrijf af op die van je werknemers en anticipeert daarmee op de personeelsbehoeften van jouw organisatie in de komende twee tot vijf jaar. Om je bedrijfs- en omzetdoelen te bereiken, zet je door middel van workforce planning een langetermijnplan op en zorg je ervoor dat je altijd de juiste mensen bij de hand hebt om je bedrijf soepel te laten draaien.
Daarvoor kijk je naar je huidige team en inventariseer je wie er mogelijk vertrekt of welke vaardigheden je in de toekomst nodig zou kunnen hebben. Hiermee bereid je je voor op de toekomst en voorkom je problemen wanneer teamleden plotseling vertrekken of wanneer je bedrijf groeit.
Verwar workforce planning echter niet met workforce management, dat zich richt op de juiste toewijzing van de juiste mensen aan de juiste functies. Het gaat niet alleen over planning, workforce management omvat ook onder andere salarisadministratie en tijdregistratie.
Laten we workforce planning concreter maken.
Wat zijn de belangrijkste aspecten van workforce planning voor de evenementenbranche?
Workforce planning ondersteunt de groei van je bedrijf. Omdat je personeelsbestand een centrale rol speelt in de toekomst van je bedrijf, hebben we de zes stappen voor het maken van een workforce planningsstrategie voor de evenementenbranche op een rijtje gezet:
- Strategische richting: Zorg voor een duidelijke bedrijfsvisie en definieer de richting en langetermijndoelstellingen van jouw evenementenbedrijf. Vraag jezelf af welke medewerkers en freelancers je nodig hebt om die doelen te bereiken.
- Analyse van het personeelsbestand: Analyseer je huidige team. Welke functies en vaardigheden heb je in huis? Hoe groot is je netwerk van freelancers? Maak een lijst met je huidige personeelsbestand.
- Analyse van het aanbod: Wat is de status van de markt? Zijn er externe factoren, opkomende trends en marktverschuivingen die van invloed kunnen zijn op jouw bedrijf of je wervingsplannen?
- Analyse van de vraag: Noteer de behoefte aan personeel en vaardigheden die nodig zijn om jouw bedrijf te laten groeien en om je doelstellingen te behalen. Houd daarbij rekening met het aantal mensen dat je intern wilt aannemen en hoeveel je op freelancebasis wilt inhuren.
- Kloofanalyse: Bekijk je aantekeningen en identificeer of er verschil zitten tussen de vaardigheden en mensen die je nu tot je beschikking hebt versus de vaardigheden en mensen die je in de nabije en verre toekomst nodig hebt.
- Oplossing implementeren: Brainstorm hoe je zo'n verschil gaat overbruggen. Van het aanbieden van extra voordelen om toptalent te behouden tot het samenwerken met wervingsbureaus om de gaten op te vullen; plan een langetermijnstrategie om het talent aan te trekken dat jij nodig hebt om succesvol te zijn.
Wie is er verantwoordelijk voor workforce planning?
In grotere organisaties is de hr-afdeling meestal verantwoordelijk voor workforce planning.
Kleinere bedrijven in de evenementenbranche hebben vaak niet veel interne werknemers of een hr-afdeling. Dus zal het senior management, zoals de CEO, Project Manager of Personeelsplanner, meestal zo'n plan opstellen.
Wat is een voorbeeld van workforce planning?
Stel, je hebt een evenementenbedrijf dat in Nederland is gevestigd en je bent van plan uit te breiden naar de VS. Alle huidige personeelsleden spreken Nederlands en zijn ze lokaal gevestigd. Door middel van workforce planning kom je erachter:
- Het aantal benodigde interne personeelsleden en freelancers in de VS.
- De verschillende vaardigheden en kennis die je teamleden nodig hebben om lokale evenementen met succes te plannen en uit te voeren.
- Eventuele taalvereisten (moeten ze bijvoorbeeld ook Nederlands spreken om de communicatie te vergemakkelijken).
- De gewenste locatie van je personeelsleden.
- Het budget en de middelen die je momenteel hebt om aan deze wensen te voldoen.
Een personeelsplan bevat een korte analyse van je huidige situatie, met aandacht voor je langetermijndoelen, je toekomstige personeelsbehoeften (aantal mensen, vaardigheden, contracttype, salaris), externe uitdagingen en een actieplan dat aangeeft hoe je dit gaat aanpakken.
Als je bijvoorbeeld gespecialiseerde fulltimers wilt, welke voordelen biedt je hen dan om toptalent te behouden? Ga je samenwerken met een wervingsbureau in het buitenland om lokaal talent te vinden? Of gebruik je Rentman's jobboard, zodat je niet handmatig teamleden hoeft te selecteren en uit te nodigen voor elke klus?
Met ons jobboard en personeelsplanningsoftware wordt het plannen van en communiceren met je freelancers een fluitje van een cent. Waar ze zich ook bevinden. Altijd verzekerd van de juiste mensen voor de juiste taak. Wij maken jouw personeelsplanning makkelijk.
