Er zijn veel soorten AV-bedrijven, in verschillende markten, met verschillende gebieden van expertise, enzovoort. Dit betekent dan ook dat ze erg van elkaar kunnen verschillen. Het ene AV-bedrijf richt zich bijvoorbeeld alleen op dry hires, terwijl het andere gespecialiseerd is in audio-oplossingen.
Door het collaboratieve karakter van de industrie zien we dat de meeste bedrijven vrij klein zijn en klanten meestal diensten van meerdere AV-bedrijven inhuren om een succesvolle productie af te leveren. Dit laat weinig ruimte over voor groei, omdat de concurrentie groot is en er veel kleine klussen moeten worden uitgevoerd.
Met als gevolg dat de meeste AV-bedrijven vaak worden gerund door ondernemers die het grootste deel van de tijd betrokken zijn bij alle processen van hun bedrijf: het klaarzetten van het transport, het sorteren van materiaal in het magazijn, het beheer van de financiën, noem maar op. Daardoor is het voor de meeste AV-ondernemers vaak moeilijk om verder te kijken dan de taken die vandaag gedaan moeten worden.
De echte uitdaging? Gebrek aan financieel overzicht
Het is onvermijdelijk dat deze ondernemers op een gegeven moment hun volledige cashflow uit het oog verliezen. Er zijn te veel kleine klussen, vertragingen in betalingen, gebrek aan informatie over eerdere klussen die gefactureerd moeten worden en grote verschillen tussen de werkelijke kosten en de geschatte kosten. Dit alles leidt tot winstderving en onregelmatige kasstromen.
Fabrikanten in de AV-industrie hebben het de laatste tijd ook niet makkelijk vanwege de toename in nabestellingen, omdat levertijden een recordhoogte hebben bereikt. Deze nabestellingen kunnen leiden tot hogere onverwachte kosten, omdat bedrijven op een gegeven moment moeten betalen voor de investeringen die in het verleden zijn gedaan.
Iedereen krijgt te maken met onverwachte kosten en ze kunnen op elk moment ontstaan. Denk maar eens terug aan het evenement waar je twee weken geleden aan hebt gewerkt. Je hebt waarschijnlijk meerdere freelancers ingehuurd voor de klus en je hebt ervoor gezorgd dat je inventaris veilig was op de heen- en terugweg. Het wordt nog onoverzichtelijker als je geen tijd hebt gehad om de exact gewerkte uren van je freelancers bij te houden. Want laten we eerlijk zijn; het is een uitdaging om elk detail bij te houden, terwijl je al met twee andere dingen tegelijk bezig bent.
Tegen de tijd dat je toe bent aan het verwerken van de ontvangen facturen, herinner je je al deze details niet meer. Het zal je spaarzame tijd kosten om te evalueren hoeveel de ingehuurde freelancers daadwerkelijk gewerkt hebben. Uiteindelijk zul je vaak zien dat er meer uren gewerkt zijn dan wat aanvankelijk ingeschat is. Dit leidt tot hogere facturen voor jou om te betalen. Maar wat als er deze maand ook nieuw materiaal geleverd wordt wat betaald moet worden? Waarschijnlijk schuif je de factuur van de freelancer door naar de volgende maand, waardoor het opnieuw een onverwachte uitgave wordt en je geldstromen uit balans brengt. Dit kan een domino-effect veroorzaken, waardoor de cashflow van je bedrijf uiteindelijk verstoord wordt.
De oplossing? Plannen, plannen, plannen
Er zijn over het algemeen drie fasen waarin je de projectkosten kunt bepalen: kostenraming (offerte), planning en kostenevaluatie. Als de fase van kostenraming wordt verwaarloosd, kan het al snel fout gaan. Dat is namelijk het moment waarop je bepaalt of een project winstgevend zal zijn of niet. Alles kan vermeden worden als de planning correct en grondig wordt uitgevoerd, zelfs nabestellingen!
Voordat je een opdracht accepteert, is het essentieel om alle belangrijke aspecten van de opdracht op een rijtje te zetten. Hoeveel freelancers zullen eraan meewerken? Hoeveel materiaal is er nodig? Zijn er speciale verzoeken van de klant?
Denk tot slot ook aan onverwachte kosten. Ze zijn de belangrijkste oorzaak van financiële ontwrichting. Laten we als vuistregel nemen dat onverwachte kosten ongeveer 10% van je totale schattingen in de offerte zullen zijn. We raden je aan om alles in de offerte op te nemen, zodat je altijd winst boekt en nooit een factuur hoeft door te schuiven.
Onverwachte kosten kunnen van alles zijn. Van meer gewerkte uren door freelancers tot kwijtgeraakt materiaal dat vervangen moet worden. Je kunt ook te late leveringen of facturen meetellen in de vorm van afschrijvingen. Doe dit en je zult zien dat je geldstromen in een mum van tijd weer normaal worden.
Daarnaast is er nog steeds sprake van het tegelijkertijd beheren van meerdere projecten. Helaas zijn er, naast het uitbreiden van je team, weinig oplossingen die je kunnen helpen om je projecten beter te beheren. Kies je voor software voor resource management dan los je al de meeste problemen op.
Implementeer resource management software
Het maken van handmatige overzichten van al je bedrijfsactiviteiten kost veel tijd en is foutgevoelig. Zorgen voor een perfecte en optimale kasstroom kan een bijna onmogelijke taak lijken, vooral voor AV-ondernemers die alles in de gaten moeten houden.
Met een resource management software tool, zoals Rentman, heb je niet alleen een beter overzicht over je projecten, maar wordt ook je financiële positie gezonder. Met Rentman schat je projectkosten in op basis van de uurtarieven, dagtarieven of vaste tarieven voor je freelancers, zodat je zeker weet dat je winst maximaliseert. Als bonus kun je eenvoudig geregistreerde uren bijhouden om de werkelijke kosten aan het einde van de productie te evalueren.
Het grote voordeel van het registreren van uren is dat je ze direct na afloop van de klus kunt inzien. Zo kom je niet voor verrassingen te staan als je na een paar weken de factuur ontvangt. Deze informatie komt van pas bij je toekomstige projecten. Omdat je een betere kennis hebt van de prestaties van je teamleden en freelancers, kun je makkelijker een kostenraming maken.
Nu is de tijd om in actie te komen en te starten met het verbeteren van je financiële bedrijfsoverzicht. Probeer Rentman 30 dagen gratis uit. Geen creditcard nodig.
