Hay muchos tipos de empresas audiovisuales, en diferentes mercados, con diferentes alcances, etc. Esto significa que también son muy diferentes entre sí. Es posible que una empresa audiovisual solo realice alquiler de equipos sin operario, mientras que otra puede especializarse únicamente en soluciones de audio.
Debido al carácter colaborativo de esta industria, podemos ver que la mayoría de las empresas son más pequeñas, como clientes normalmente solicitan servicios de múltiples compañías AV para ofrecer una producción exitosa. Esto deja poco espacio para crecer, ya que a menudo hay muchos competidores y muchos trabajos pequeños que realizar.
Esto significa que la mayoría de las empresas audiovisuales suelen estar dirigidas por empresarios que la mayor parte del tiempo participan en todos los procesos de su negocio: preparar la furgoneta, clasificar los artículos en el almacén y hacer las finanzas, por ejemplo. Para la mayoría de los empresarios audiovisuales suele ser difícil mirar más allá de las tareas que hay que hacer hoy.
¿El verdadero desafío? Falta de visión financiera
Inevitablemente, estos empresarios en un momento u otro perderán de vista todos sus flujos de caja. Hay demasiados trabajos pequeños, retrasos en los pagos, falta de información sobre trabajos anteriores que deben facturarse y discrepancias significativas entre los costos reales y los costos estimados. Todo esto conduce a pérdidas de utilidad y flujos de caja irregulares.
Los fabricantes de la industria audiovisual también han tenido dificultades últimamente debido al aumento de los pedidos pendientes, ya que los plazos de entrega han sido máximos históricos. Estos pedidos pendientes pueden generar mayores costos inesperados, porque en algún momento estas empresas tendrán que pagar las inversiones que se iniciaron en el pasado.
Los costos inesperados están en todas partes y pueden ocurrir en cualquier momento. Piensa en el evento en el que trabajaste hace dos semanas. Probablemente, contrataste a personal freelance para hacer el trabajo y también tuviste que asegurarte de que tu inventario estuviera seguro en el camino de ida y vuelta. La cosa empeora si no has tenido tiempo de anotar las horas exactas trabajadas por tus autónomos, porque seamos sinceros, es difícil estar al tanto de cada pequeña cosa mientras haces otras dos cosas al mismo tiempo.
Para cuando tengas que sentarte y entender las facturas recibidas, todos estos detalles adicionales se perderán. Te llevará algún tiempo reevaluar cuánto trabajaron realmente las personas contratadas, y con el tiempo verás que trabajaron más de lo que se dijo inicialmente en las estimaciones de trabajo. Esto genera facturas más caras que tienes que pagar. ¿Y si este mes también tienes que pagar la entrega de un nuevo equipo? Esto te hará retrasar la factura del autónomo al mes siguiente, lo que de nuevo se convertirá en un gasto inesperado y desequilibrará tus flujos de caja. Esto puede fácilmente convertirse en un efecto dominó que eventualmente puede alterar el negocio.
¿La solución? Planificar planificar planificar
Generalmente existen tres fases en las que se pueden determinar los costos del proyecto: estimación de costos (cotización), planificación y evaluación de costos. Las cosas pueden ir mal muy rápidamente si se descuida la estimación de costos, ya que ese debería ser el momento en que se determina si un proyecto será rentable o no. Todo se puede evitar si se realiza una planificación correcta y exhaustiva, ¡incluso los pedidos pendientes!
Antes de aceptar cualquier trabajo, es importante sentarse y enumerar todos los aspectos importantes del trabajo. ¿Cuántos autónomos trabajarán en él? ¿Cuánto equipo se necesita para terminar el trabajo? ¿Hay alguna petición especial por parte del cliente?
Por último, asegúrate de pensar en costos inesperados. Son la causa número uno de los problemas financieros. Como regla general, digamos que los costos inesperados serán al rededor del 10% del total estimado en la cotización. Recomendamos agregar todo en la cotización para garantizar que siempre tengas una ganancia y nunca tengas que retrasar ninguna factura.
Los costos inesperados pueden ser cualquier cosa. Desde más horas trabajadas por autónomos hasta equipos perdidos que deben ser reemplazados. También puedes contabilizar entregas tardías o facturas en forma de amortización. Hazlo y verás cómo tus flujos de caja vuelven a la normalidad en poco tiempo.
Al mismo tiempo sigue existiendo la gestión de múltiples proyectos. Desafortunadamente, además de aumentar el tamaño de tu equipo, existen pocas soluciones que puedan ayudarte a administrar mejor tus proyectos. Por supuesto, optar por un software de gestión de recursos resolverá la mayoría de tus problemas.
Implanta un software de administracíon de recursos
Tener descripciones generales manuales de todas tus prácticas comerciales es agotador y propenso a errores. Además, garantizar que los flujos de caja sean óptimos puede ser una tarea casi imposible de perfeccionar, especialmente para los emprendedores audiovisuales que tienen que estar atentos a todo.
Con un software de administración de recursos, como Rentman, no sólo tendrás una mejor visión general de tus proyectos, sino que tus implicaciones financieras también serán más saludables. Con Rentman, puedes estimar los costes de los proyectos basándote en tarifas por hora, tarifas diarias o tarifas fijas para tus autónomos, para asegurarte de que maximizarás tus ganancias. Como ventaja adicional, puedes realizar fácilmente un seguimiento de las horas registradas para evaluar los costos reales al final de la producción.
Consultar las horas registradas supone una gran ventaja con respecto a recibir las facturas un par de semanas después de que finalice el evento, simplemente porque puedes verlas justo después de que termine el trabajo. Esta información te será útil para tus futuros proyectos, ya que conocerás mejor el rendimiento de tu equipo y de los autónomos, lo que facilitará tus estimaciones de costes.
Es hora de pasar a la acción y empezar a mejorar la visión financiera de tu empresa. Prueba Rentman gratis durante 30 días. No se requiere tarjeta de crédito.
