Es gibt viele Arten von AV-Unternehmen, in verschiedenen Märkten, mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen usw. Das bedeutet, dass sie sich auch stark voneinander unterscheiden. Ein AV-Unternehmen bietet vielleicht nur Dry Hires an, während ein anderes sich nur auf Audiolösungen spezialisiert.
Aufgrund der Zusammenarbeit in dieser Branche sind die meisten Unternehmen eher klein, da die Kunden in der Regel die Dienste mehrerer AV-Unternehmen in Anspruch nehmen, um eine erfolgreiche Produktion durchzuführen. Dies lässt wenig Raum für Wachstum, da es oft viele Konkurrenten und viele kleine Aufträge gibt, die erfüllt werden müssen.
Das bedeutet, dass die meisten AV-Unternehmen von Unternehmern geführt werden, die die meiste Zeit in alle Prozessen ihres Unternehmens eingebunden sind: den Lieferwagen vorbereiten, die Artikel im Lager sortieren, sich um die Finanzen kümmern, und so weiter. Für die meisten AV-Unternehmer ist es oft schwierig, über die heute anstehenden Aufgaben hinauszublicken.
Die eigentliche Herausforderung? Fehlender finanzieller Überblick
Zwangsläufig ist es unvermeidlich, dass diese Unternehmer an der einen oder anderen Stelle den Überblick über ihre gesamten Zahlungsströme verlieren. Zu viele kleine Aufträge, Zahlungsverzögerungen, fehlende Informationen über zurückliegende Aufträge, die in Rechnung gestellt werden müssen, und erhebliche Diskrepanzen zwischen den tatsächlichen Kosten und den geschätzten Kosten. All dies führt zu Gewinnverlusten und unregelmäßigen Geldflüssen.
Darüber hinaus haben die AV-Hersteller in letzter Zeit mit zunehmenden Auftragsrückständen zu kämpfen, da die Lieferzeiten ein Rekordhoch erreicht haben. Diese Rückstände können zu erhöhten unerwarteten Kosten führen, da diese Unternehmen irgendwann für die in der Vergangenheit getätigten Investitionen aufkommen müssen.
Unerwartete Kosten gibt es überall und können jederzeit auftreten. Erinnere dich an die Veranstaltung, an der du vor zwei Wochen gearbeitet hast. Wahrscheinlich hast du mehrere Freelancer engagiert und musstest außerdem dafür sorgen, dass dein Inventar auf dem Hin- und Rückweg geschützt war. Noch gravierender ist es, wenn dir die Zeit gefehlt hat, die genauen Arbeitszeiten deiner Freelancer zu notieren, denn seien wir ehrlich: Es ist schwierig, den Überblick über jede Kleinigkeit zu behalten, während man gleichzeitig zwei andere Dinge erledigt.
Spätestens wenn du dich mit den eingegangenen Rechnungen auseinandersetzen musst, sind all diese zusätzlichen Details verloren gegangen. Es wird einige Zeit dauern, bis du nachprüfen kannst, wie viel die beauftragten Personen tatsächlich gearbeitet haben, und schließlich wirst du feststellen, dass sie mehr gearbeitet haben, als ursprünglich in den Kostenvoranschlägen angegeben war. Das führt zu teureren Rechnungen, die bezahlt werden müssen. Was wäre, wenn du in diesem Monat auch für die Lieferung von neuem Material bezahlen müsstest? Dann verschiebst du die Rechnung des Freelancers auf den nächsten Monat, was wiederum zu einer unerwarteten Ausgabe führt und deinen Cashflow aus dem Gleichgewicht bringt. Dies kann leicht zu einem Dominoeffekt führen, der schließlich das Geschäft zum Erliegen bringen kann.
Die Lösung? Planen planen planen
Im Allgemeinen gibt es drei Phasen, in denen du die Projektkosten bestimmen kannst: Kostenschätzung (Kostenvoranschlag), Planung und Kostenbewertung. Wenn die Kostenschätzung vernachlässigt wird, kann es schnell nach hinten losgehen, denn in dieser Phase sollte festgestellt werden, ob ein Projekt rentabel sein wird oder nicht. Mit einer korrekten und gründlichen Planung lässt sich vieles vermeiden, sogar Auftragsrückstände!
Bevor man einen Auftrag annimmt, sollte man sich hinsetzen und alle wichtigen Aspekte des Auftrags auflisten. Wie viele Freelancer werden an dem Auftrag arbeiten? Wie viel Material wird für die Ausführung der Arbeit benötigt? Gibt es besondere Wünsche des Auftraggebers?
Zu guter Letzt solltest du auch an unerwartete Kosten denken. Diese sind die häufigste Ursache für finanzielle Schwierigkeiten. Als Faustregel gilt, dass die unerwarteten Kosten etwa 10 % der im Kostenvoranschlag veranschlagten Gesamtsumme ausmachen werden. Wir empfehlen, alles in den Kostenvoranschlag aufzunehmen, um sicherzustellen, dass du jederzeit Gewinn machst und somit nie eine Rechnung aufschieben musst.
Unerwartete Kosten können alles Mögliche sein. Von mehr geleisteten Arbeitsstunden der Freelancer bis zu verlorenem Material, das ersetzt werden muss. Auch verspätete Lieferungen oder Rechnungen kannst du in Form von Amortisationen verbuchen. Wenn du dies tust, wirst du sehen, dass sich dein Cashflow in kürzester Zeit wieder normalisiert.
Nach wie vor besteht das Problem, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Leider gibt es neben der Erweiterung deines Teams nur wenige Lösungen, die dir helfen könnten, deine Projekte besser zu verwalten. Mit einer Software für die Ressourcenverwaltung lassen sich jedoch die meisten deiner Probleme lösen.
Implementierung einer Software zur Ressourcenverwaltung
Ein manueller Überblick über alle Geschäftsabläufe ist ermüdend und anfällig für Fehler. Die Gewährleistung eines optimalen Geldflusses kann darüber hinaus eine fast unmögliche Aufgabe sein, vor allem für AV-Unternehmer, die alles im Auge behalten müssen.
Mit einer Software zur Ressourcenverwaltung, wie Rentman, hast du nicht nur einen besseren Überblick über deine Projekte, sondern deine finanziellen Aspekte werden ebenfalls gesünder. Mit Rentman kannst du die Projektkosten auf der Grundlage von Stundensätzen, Tagessätzen oder Festpreisen für deine Freelancer abschätzen, um sicherzustellen, dass du deine Gewinne maximierst. Als Bonus kannst du die eingetragenen Stunden leicht verfolgen, um die tatsächlichen Kosten am Ende der Produktion zu bewerten.
Ein Einblick in die registrierten Stunden bietet einen großen Vorteil im Vergleich zu Rechnungen, die du erst einige Wochen nach der Veranstaltung erhältst, da du sie direkt nach Abschluss des Auftrags einsehen kannst. Diese Informationen sind für deine zukünftigen Projekte von Nutzen, da du die Leistung deines Teams und deiner Freelancer besser kennst, wodurch deine Kostenschätzungen deutlich einfacher werden.
Es ist an der Zeit, zu handeln und den finanziellen Überblick über dein Unternehmen zu optimieren. Teste Rentman 30 Tage kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
